Organización y Sistemas en la Empresa: Rol Clave para la Eficiencia
Organización y Sistemas: Concepto y Función
La Oficina de Organización y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia General, que tiene como objetivo fundamental adecuar la estructura organizativa, funcional y procedimental a fin de cumplir con la misión institucional. Igualmente, tiene a su cargo evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organización y Sistemas, Normas y Procedimientos, así como Formularios e Instructivos implantados, con miras a la simplificación, agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos que así lo requieran.
Esta oficina tiene como función principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos. Asimismo, tiene la responsabilidad de la selección de paquetes preprogramados o de su desarrollo (junto al área de informática), prueba e instalación, contemplando el desarrollo de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios.
Finalmente, se puede afirmar que una oficina de Organización y Sistemas es vital para cualquier empresa, ya que, independientemente de su ubicación o departamento, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como base las funciones en las cuales se fundamenta la organización.
Esta unidad ha evolucionado para modernizar la estructura organizativa de las empresas y las ideas de los proyectos, buscando trabajar de una manera más rápida, eficaz y consolidada; trabajando directamente, pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.
Origen y Evolución de Organización y Sistemas
La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente, circunstancias que se remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y del inicio de la era moderna; y, por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.
La evolución que ha seguido se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación.
Fases de la Evolución
Primera Fase (1917-1964)
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, fecha en la cual se da inicio a la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por una confusión manifiesta, ya que se confundió la función de Organización y Sistemas con las funciones de contabilidad, auditoría y con funciones de mejoramiento administrativo, dado que estas últimas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
Segunda Fase (Desde 1965)
La segunda fase comienza a partir de 1965, período en el que se dedican a modernizar la administración, introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.
Las unidades de Organización y Sistemas se legalizan en 1971 a través de varios acuerdos.
Paralelamente a la evolución de la Administración como ciencia, hemos podido observar una serie de denominaciones para referirse al área de Organización y Sistemas, por ejemplo, Organización y Métodos o Sistemas y Procedimientos, entre otras. El comienzo de esta situación, según señala Luis Salazar Larrain, se originó en países como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Bélgica, entre otros, donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas, métodos y organización del trabajo.
En realidad, todas las denominaciones asociadas a Organización y Sistemas persiguen el mismo objetivo: lograr obtener mayor productividad. Para lograrlo, emplean métodos reglamentados y fundamentados en las enseñanzas cartesianas de Descartes, cuyo principio fundamental se basó en no considerar nada como verdadero (“la duda sistemática”) a menos que no fuera reconocido como tal con toda evidencia.