Partes de los sistemas organizacionales
Unidad 1: Las Organizaciones
Organización:
es una institución social, un subsistema del sistema social, con miembros que tienen un objetivo en común, desarrollando tareas en forma consciente coordinada, relaciónándose con él un modelo de funcionamiento circunstancial y sus comportamientos, carácterísticas y objetivos se relacionan con el entorno que los rodea teniendo una influencia recíproca.
Organizaciones como sistemas sociales:
son responsables de las consecuencias de sus decisiones y acciones por lo cual deben equilibrar la influencia del entorno con sus responsabilidades, satisfaciendo necesidades sociales al fabricar un producto o brindar un servicio.
Carácterísticas de las Organizaciones:
Son Sistemas Sociales
Dentro de cada organización las personas asumen distintos roles según la actividad que deban desempeñar.
Para que esas actividades sean desempeñadas correctamente, deben existir;
– personas que determinen previamente cuáles van a ser las tareas;
– los que ejecutan las directivas que reciben;
– quienes controlan los trabajos efectuados.
Las organizaciones deben ser sistemas sociales reglados por principios de convivencia humana. Las relaciones personales entonces, se efectuarán en un clima armónico y agradable.
Son universales
Ya no se concibe que las actividades colectivas se realicen sin de esbozo organizativo, las ventajas indudables del orden hacen que ante toda realización que necesite la colaboración de varias personas, estas busquen coordinar esfuerzos para efectuarla en la mejor forma o con la mayor eficiencia.
Ejercen influencia sobre sus componentes
Existe un modelo funcional donde se establecen los cargos y roles que cada persona debe desempeñar en ella.
Ese modelo funcional se pone en práctica a través de las órdenes que emanan de las jerarquías superiores, las tareas de quienes las ejecutan y el control de los responsables que verifican la corrección de los trabajos realizados.
Trascendentes en el tiempo
Las organizaciones tienen posibilidades de ser más longevas que sus creadores.
Se personifican
Las organizaciones son consideradas legalmente como personas jurídicas capaces de adquirir derechos y contraer obligaciones.
De estructura dinámica
Las organizaciones evolucionan constantemente para adaptarse a los requerimientos del medio (cambios tecnológicos, sociales, culturales, etc.) y a la demanda de aquellos a quienes está destinada su producción.
Por otra parte los adelantos tecnológicos proveen permanentemente de la materia prima necesaria a fin de renovar estructuras y modernizar procesos
Aplican la división del trabajo
Cuando el hombre se dio cuenta de que especializándose podía efectuar una mayor y mejor producción, aparecíó la división del trabajo; parcelamiento de la producción en procesos que efectúan distintas personas, especialistas en sus tareas, con lo que se intenta lograr una mayor eficiencia y un mejor producto terminado.
Son complejas
En toda organización existen distintas funciones o departamentos que serán más o menos numerosos según sus objetivos.
Sinergéticas
Vimos que la complejidad es una carácterísticas de las organizaciones, tengan estás mayor o menor cantidad de departamentos. Esos departamentos deben actuar en forma coordinada para lograr una mejor eficiencia, no sólo en el aspecto económico (menores costos) sino también en la prestación de servicios a sus componentes o a los destinatarios en general. Esta coordinación hace que el resultado no sea un caos, sino un producto eficiente, consecuencia de la eficaz colaboración de todos y cada uno de los que efectúan la labor
Aplican el efecto multiplicador
Al dividirse la tarea entre varios, el resultado no será igual a la suma de esfuerzos individuales, sino mucho mayor, lo que se conoce con el nombre de efecto multiplicador.
Eficientes
Las organizaciones deben buscar la mayor eficiencia en sus operaciones.
Finalidad
La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.
Clasificación de lasorganizaciones:
Con fines de lucro:
busca una rentabilidad social y una rentabilidad económica.
Sin fines de lucro:
su objetivo principal no es la búsqueda de un beneficio económico.
Responsabilidad social:
tiene que ver con los comportamientos y los valores de integrantes de las organizaciones, distinguiendo lo correcto de lo incorrecto, lo moral y lo inmoral, lo bueno y lo malo, la verdad y la mentira.
La sociedad exige 3 tipos de responsabilidades:
Hacia adentro:
el suministro de bienes y servicios de adecuada calidad, que genere puestos de trabajo, un adecuado manejo de las variables económicas deberá orientar el crecimiento económico de la empresa, conservación ambiental, relaciones con el personal, información al consumidor, protección contra daños.
Hacia la sociedad:
ayudar a resolver desempeño, discriminación, pobreza, inflación.
Empresa:
es un conjunto organizado de factores de la producción dedicado a la producción de bienes y servicios a cambio de un beneficio económico. Debe tener responsabilidad social.
Las funciones de la empresa son:
Función de compras:
Corresponde al aprovisionamiento de materias primas, materiales, productos semielaborados, o productos terminados.
Función de producción:
transforma las materias primas, o los productos semielaborados, en terminados y listos para su comercialización y posterior distribución.
Función de comercialización:
Distribuye los bienes y servicios a los mercados correspondientes, proporcionando los ingresos necesarios para la empresa.
Función financiera:
Constituyen los fondos que requiere la organización para desarrollar su actividad. La función financiera, se ocupa de conseguir los mismos.
Función de investigación y desarrollo:
Es un proceso que constituye en prever contingencias futuras. Parte de la formulación de objetivos, establece los cursos de acción necesarios, y secuencia y determina las operaciones que deben realizarse para alcanzarlos.
Clasificación de las empresas:
Según su capital:
Privada:
Es aquella que corresponde a particulares.
Publica:
El estado, u otros entes públicos son los propietarios.
Mixta:
La propiedad es compartida entre los particulares y el estado o entes públicos.
Según el número de propietarios:
Unipersonal:
La propiedad corresponde a una sola persona.
Societaria:
Los propietarios son dos o mas personas que se asocian para desarrollar una actividad en común.
Según su actividad:
Sector primario:
Su actividad se relaciona con los recursos naturales.
Sector secundario:
Su actividad se relaciona con las industrias, o la transformación de bienes.
Sector terciario:
Su actividad se relaciona con la prestación de servicios.
Según su personalidad jurídica:
Personalidad física:
La empresa individual y su propietario tienen la misma personalidad.
Personalidad jurídica:
Es cuando la personalidad de los propietarios no es la misma que la de la organización o sociedad.
Los objetivos de las organizaciones:
los objetivos constituyen los resultados concretos que deben ser obtenidos (eficacia) por cada uno de los elementos de la organización, los cuales deben hacerlo con economía de recursos (eficiencia).
Según Harold Koontz, los objetivos de la organización son aquellos aspectos materiales, económicos, comerciales y sociales, en dirección a los cuales las organizaciones dirigen sus energías y sus recursos, esos aspectos son utilidades, rentabilidad, buena imagen, responsabilidad social, productividad, productos o servicios de calidad, buena percepción del cliente, etc. Son los objetivos que desea lograr, con el fin de operar satisfactoriamente dentro del entorno socioeconómico.
De acuerdo a muchos autores, los objetivos internos y genéricos para todas las organizaciones serian lograr:
Eficiencia:
Es la utilización óptima de los recursos materiales, económicos, tiempo, hombre y esfuerzo de la organización, para alcanzar con eficacia, en el tiempo programado y con el mismo coste, los objetivos organizacionales.
Eficacia:
Es la capacidad de la organización para responder apropiada y rápidamente a las situaciones dadas en determinado momento y cumplir con sus objetivos y satisfacer a los consumidores, clientes o usuarios del producto o servicio.
Las organizaciones industriales, comerciales y de servicios por su naturaleza particular son diferentes a las organizaciones estatales y sin fines de lucro, estas desean obtener beneficios o utilidades, por este motivo los especialistas consideran que tienen los siguientes objetivos específicos:
Obtener rentabilidad: Que es obtener utilidades, ganancias o beneficios de sus actividades de producción o de prestación de servicios.
Lograr productividad: Alcanzar eficiencia y eficacia, es lograr economía de recursos en la obtención d sus fines y objetivos.
Alcanzar calidad: Viene a ser la satisfacción de las necesidades de los consumidores, con bienes o servicios de calidad.
Actuar con responsabilidad social: Es servir a la sociedad en su conjunto, porque es parte de ella y cuidar el medio ambiente.
Lograr crecimiento en el mercado: Es ganar clientes, ampliar y penetrar más mercados y tener una percepción favorable de los mismos.
Tener buen clima laboral: Lograr un agradable ambiente laboral para sus integrantes, el cual repercutirá en su productividad y también en su rentabilidad.
Desarrollar una buena cultura organizacional: Poseer una filosofía de trabajo y valores compartidos para extenderlos a sus consumidores y a la sociedad.
Misión:
motivo o una razón de ser por parte de una organización, una empresa o una institución. Este motivo se enfoca en el presente, es decir, es la actividad que justifica lo que el grupo o el individuo está haciendo en un momento dado. Por ejemplo: “Su misión como funcionario es administrar correctamente los recursos estatales”. La misión de una empresa depende de la actividad que la organización realice, así como del entorno en el que se encuentra y de los recursos de los que dispone. Si se trata de una empresa, la misión dependerá del tipo de negocio del que se trate, de las necesidades de la población en ese momento dado y la situación del mercado.
Visión:
se refiere a una imagen que la organización plantea a largo plazo sobre cómo espera que sea su futuro, una expectativa ideal de lo que espera que ocurra. La visión debe ser realista pero puede ser ambiciosa, su función es guiar y motivar al grupo para continuar con el trabajo. Por ejemplo: “La visión de la compañía es convertirse en la productora de automóviles de mejor calidad del mercado local”.
Organigrama:
«La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación,Según el concepto de organigrama, este muestra:
Un elemento (figuras)
La estructura de la organización
Los aspectos más importantes de la organización
Las funciones
Las relaciones entre las unidades estructurales
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
Las comunicaciones y sus vías
Las vías de supervisión
Los niveles y los estratos jerárquicos
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
Las unidades de categoría especial.
Finalidad Del Organigrama:
Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
Los cargos existentes en la compañía.
Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
Como la autoridad se le asigna a los mismos.
Funciones Del Organigrama:
Para la ciencia de la administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus carácterísticas gráficas y actualizaciones.
Para el área de organización y sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.
Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.
Y en forma general sirve para:
Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.