Prerrogativas de compras
Podemos definir la gestión de compras como la operación comercial que incluye un proceso cuya magnitud y alcance depende del tamaño de la empresa, ubicación o sector de la empresa. El principal objetivo de la función de compras es la reducción de costos y la obtención de utilidades y eficiencia en el servicio.
En términos generales es obtener mediante controles los recursos necesarios que ayudan en el cumplimiento de la misión de la organización.
Objetivos específicos de la función de compras:
1. formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el período teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la empresa.
2. Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo sus condiciones precios, servicios, información general y demás informaciones necesarias.
3. Coordinación del funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y recurso humano necesario
4. Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas.
5. Estar muy atentos a que los artículos o mercancía solicitada por las áreas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, así como su calidad y presentación.
6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercancía o servicio
7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra
8. Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto.
9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción, ventas, tesorería, bodegas, almacén, etc
10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las áreas o secciones de la empresa hacen, así como el proceso de devolución.
11. Para aquella mercancía especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo total en almacén, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento de control de calidad.
12. Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios pedidos
Definición del control interno en las compras
Podemos definir el control interno como el proceso, ejecutado por la junta directiva, o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa la efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiente confiabilidad de la información financiera y por último el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
En el caso del departamento de compras sería la aplicación del concepto anterior de control en la gestión y administración de las compras, ejecutada en forma efectiva y con responsabilidad profesional.
La palabra Control debemos considerarla como una de las más importantes dentro del léxico administrativo del nuevo Siglo XXI. Hemos definido en este artículo la palabra Control así como la evaluación de este ya que ambas conforman de manera prioritaria el proceso necesario para que las organizaciones o departamentos marchen en forma coordinada y dinámica.
El presente Manual esta estructurado considerando algunas de las etapas que deberá desarrollar el Departamento de Compras para Implementar[1]un sistema de gestión bajo los requisitos normativos ISO y su posterior certificación. La estructura del Manual de referencia se muestra a continuación:
Controles aplicados a la gestión de compras y su departamento
1. Existencia de un organigrama funcional del departamento. Es necesario este control del organigrama funcional del departamento de compras para saber con claridad las secciones y jerarquía del personal y orden en el mando.
2. Fijar claramente los objetivos del departamento, sus procedimientos, funciones políticas, organización, ubicación, recurso humano, documentos, flujo de documentos y otras.
Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos así como los documentos y manuales de procesos y procedimientos requeridos para un efectivo funcionamiento del departamento.
3. Solicite las sugerencias y recomendaciones que el departamento de auditoría o revisoría fiscal ha hecho para el mejoramiento del proceso y la gestión de las compras.
Para este punto de control es necesario que se apliquen las recomendaciones y sugerencias como un sistema de seguimiento de sus aplicaciones ordenadas por estos entes de Control.
4. Elaborar las estadísticas e información sobre compras, así como la comparación de cifras y precios anteriores con las estadísticas.
Con estas estadísticas se puede llevar a cabo un mejor control para la toma de decisiones, la evaluación y la comparación de los datos producidos en Compras.
5. Mantener actualizado el kardex o registro de proveedores para una oportuna información sobre estos, sus productos y servicios.
Es necesaria la actualización del kardex de Proveedores para esta forma tener la información necesaria para consultar precios, costos y servicios e información general de proveedores.
6. Verificar los precios, datos, calidad de la verificación y servicios.
En este control es importante conocer y hacer seguimiento a los precios, datos y la calidad de los productos y servicios que nos ofrecen.
7. Existencia de procesos y procedimientos de compras.
Es necesario contar con este manual de procesos y procedimientos para tener un mejor cumplimiento de estos procesos.
8. Existencia de manual de funciones del departamento.
Este manual es necesario, cumpliendo el control de conocer las funciones de cada trabajador en la organización.
9. Investigación sobre rotación de inventarios.
La rotación de inventarios debe controlar e inventariar continuamente para que no se convierta en Inventarios obsoletos, afectados o de poco movimiento.
10. Evaluar continuamente los procedimientos, procesos y políticas referentes al área de compras.
El área de compras debe evaluar continuamente para así implementar los procesos, procedimientos y gestión corrigiendo los controles que están operando mal o no están operando.
11. Elaboración del presupuesto anual de compras, analizado por meses y su verificación de cumplimiento.
Es importante mantener el día el presupuesto y estar informando a la sección su gasto real y variaciones si las hay.
12. Elaboración de informes mensuales sobre estadísticas en compras.
Es necesario mantener estadísticas actualizadas de compras para tomar decisiones sobre adquisiciones y aspectos relacionados con las compras.
13. Autoridad y definición en el proceso de la compra.
Con este control se trata de los Directivos en el proceso de Compras, tengamos la autoridad suficiente para solicitar descuentos así como evaluar la calidad del producto ó servicio.
14. Conocimiento suficiente de los proveedores por parte del personal de compras.
Con este control se trata el personal de compras conocido como los proveedores con los cuales nosotros negociamos, dando mayor garantía en su responsabilidad y calidad del servicio o negocio.
15. Centralización de todas las compras en este departamento, excepto las de menor valor que pueden tener en las secciones o departamentos por medio de un fondo de caja menor.
Buscamos que se aplica este control para el mar solamente el departamento de compras el responsable en la empresa ya que son los únicos que conocen los términos de negociación con los proveedores.
16. Existencia de un comité de compras, especialmente para todas las adquisiciones específicas afectadas actas de sus reuniones.
Este control es indispensable para tener un Comité que defina con criterios y responsabilidad las compras necesarias en la empresa.
17. Existencia de políticas precisas para la contratación de transporte de políticas, así como de personal y empleados de la empresa.
Con este control se garantiza la contratación de transportes y los responsables que otorgan garantías a su cumplimiento.
18. Existencia de un seguimiento continuo por parte de directivos, al cumplimiento de las normas éticas del personal que conforman el departamento de compras.
Así garantizamos que se cumplan las normas éticas específicas en la empresa.
19. Exigencia de por lo menos tres (3) cotizaciones, especialmente en las compras importantes de la compañía.
Estas tres (3) cotizaciones son necesarias para el efecto de elegir la más aceptable a nuestros requisitos.
20. Exigir la autorización según el caso, la asamblea, la junta directiva o gerencial para la compra de propiedad planta o equipo.
Con este control se busca que los activos fijos de gran valor sean activos su compra por los máximos organismos o directivos de la empresa.
21. Exigir la consecución de políticas de seguros para la protección de activos y el cumplimiento de contratistas.
Es necesario este control de pólizas, para asegurar así la protección de los activos de la compañía así como el cumplimiento de contratos por proveedores o contratistas.
22. Programa de capacitación especializada del personal del departamento.
Para un control de efectivo en las compras debe capacitarse suficientemente a los miembros del departamento en aquellas áreas que solicitan artículos o servicios especializados.
23. Información oportuna a directivos interesados, de las diferentes variaciones entre el presupuesto y el precio real del artículo o servicio solicitado.
Con esta información, el control al presupuesto será más oportuno y efectivo.
24. Existencia de políticas precisas para la venta de activos fijos o inventarios obsoletos, malos, o de poco movimiento, que por motivo de sus relaciones con el medio, le asignan esta función al departamento de compras.
Con este control buscamos un seguimiento continuo a los artículos o respuestas de la compañía.
25. El departamento de auditoría debe realizar rutinariamente visitas a proveedores para constatar precios, políticas, descuentos, procesos, documentos, etc.
Este control es fundamental para evitar sobreprecios en los pedidos.
26. Llevar un control de efectivo a la inversión e importaciones pendientes y en tránsito, como también un control del tiempo de estas entre el pedido y su llegada.
Tengamos en cuenta este control para verificar la mayor seguridad en el cumplimiento de las condiciones pactadas con los proveedores, respecto a precios y fechas de entrega y llegada de la verificación.
27. Debe existir políticas escritas de descuentos, tarifas o garantías dadas por los proveedores.
Este control a las políticas nos garantiza su cumplimiento y seguimientos a los mismos.
28. Debe exigirse por parte del departamento de compras la información oportuna de máximos y mínimos de existencias de materia prima y otros elementos necesarios al proceso productivo y administrativo de la compañía.
El control es indispensable para conocer oportunamente los máximos o mínimos de limitaciones que deben existir en la compañía para el cumplimiento del presupuesto de Producción e Inventarios.
En lo que respeta a la manera de lograr este objetivo, se ha diseñado un método que puede proporcionarle al personal encargado de controlar elinventario un instrumento eficaz para determinar las cantidades correctas sobre una base científica. Este se conoce con el nombre de «Cantidad económica de un pedido» (sigla en ingles EOQ) [2] y puede calcular según lo exijan las distintas condiciones.
29. El departamento de compras debe conocer la distribución del área en el almacén o bodega de inventarios, así como el sistema de almacenamiento y protección de los productos y materiales.
El departamento de compras debe realizar automáticamente como control, una inspección a las bodegas para conocer sus procesos y formas de protección de los inventarios.
30. El departamento de compras debe exigir que los documentos enviados por los proveedores, llenen los requisitos de orden interno y legal.
Es importante este control para los requisitos de la buena elaboración de los documentos de los proveedores cumpliendo con los requisitos de la empresa y los de carácter legal.
31. Los productos o activos fijos que se reciben en la demostración deben tener un control adecuado.
Este control es necesario para diferenciar los activos fijos de la compañía, de los que nos envían para la demostración de los proveedores proveedores.
32. El jefe de departamentos de compras debe participar en actividades de asociaciones y gremios de gerentes de compras.
Este control es indispensable ya que en esta forma el Jefe de Compras con sus relaciones personales, puede obtener beneficios de los proveedores que conozca en estas reuniones o asociaciones.
33. El departamento de compras debe informar continuamente sobre las últimas políticas emitidas por el gremio, estado y entidades del sector referentes a compras y comercio exterior.
En esta forma estará el Jefe de Compras más actualizado y ejercerá un control más efectivo.
34. El departamento de compras debe asesorarse de experto personal, para la adquisición de productos y equipos técnicos especializados y en el caso de estos últimos de profesionales expertos en su montaje y mantenimiento.
Es fundamental este control para los especialistas en equipos y montaje de estos, hagan su trabajo en forma efectiva y profesional.
35. Necesidad de unas políticas claras de segregación y delegación de funciones del departamento.
Este aspecto debe cumplir desde el punto de control de funciones y las responsabilidades de cada carga.
36. El departamento de compras debe prestar un servicio eficiente, adecuado, de calidad, cumplimiento, presentación e imagen.
Como un control de efectivo es importante que los Directivos y Jefes de Compras, estén muy atentos al cumplimiento eficiente de este departamento para especificar el servicio a las demás áreas y secciones de la empresa.
37. Las instalaciones donde trabaja el personal del departamento de compras deben ser las más cómodas, higiénicas, aceptables y necesarias.
Para una corrección laboral debe establecer y controlar, con un seguimiento continuo a la imagen y presentación de las instalaciones del Departamento de Compras.
38. En los casos de activos comprados por el sistema de arrendamiento, el departamento de compras debe conocer suficientemente la información de este sistema en lo relativo al aspecto financiero, administrativo, de proceso, etc.
Es fundamental este proceso de control para actualización y conocimiento de este sistema por el personal del departamento.
39. Debe llevar un registro de control de pedidos, llegada de controles, pedidos pendientes y servicios cumplidos.
Este registro desde el punto de vista del control es necesario para detectar fallas que pueden presentar en el proceso de compras.
40. Debe tener información actualizada del sector y de artículos relacionados con la empresa, por medio de suscripciones a revistas, periódicos, boletines, avisos e información obtenida por Internet.
Por medio de estas informaciones, controlaremos los posibles avances tecnológicos o nuevos precios, proveedores y productos de nuestro interés
41. Debe hacerse evaluación y auto evaluación de la gestión de compras. Con este control se busca obtener los índices de gestión de índices.
42. Debe existir buenas relaciones entre el personal del departamento de compras y otros departamentos de la empresa. Así se garantiza una buena atención y servicio del departamento.