Presupuesto de Ventas: Fundamentos y Elaboración para la Gestión Financiera Empresarial
Presupuesto de Ventas: Pilar de la Planificación Financiera Empresarial
El presupuesto de ventas es el primer paso fundamental en la implementación de un programa presupuestal para cualquier empresa. La determinación precisa de los ingresos, que se obtienen principalmente a través de las ventas, es crucial, ya que estas proporcionan los medios necesarios para llevar a cabo todas las operaciones de la organización.
Para elaborar un presupuesto de ventas efectivo, es indispensable realizar un estudio exhaustivo sobre los principales factores que influirán en estas. Dichos factores se clasifican en:
1. Factores Específicos de Ventas
Estos factores son internos o directamente relacionados con la dinámica de las ventas de la empresa:
a) Factores de Ajuste
Se refieren a situaciones inesperadas o de fuerza mayor que impactan la predeterminación de las ventas, como desastres naturales, interrupciones en la cadena de suministro o eventos extraordinarios del mercado.
b) Factores de Cambio
Comprenden modificaciones planificadas o esperadas que influirán en el volumen de ventas. Estos pueden incluir:
- Cambio de materiales o de presentación de los productos.
- Cambio en la producción, ya sea en los programas o en las instalaciones de la empresa.
- Cambio de mercados, lo que implica realizar estudios para conocer el gusto de los clientes, las tendencias de moda o la actividad económica de nuevas regiones.
c) Corrientes de Crecimiento
Estos factores se relacionan con la expectativa de superación en las ventas, tomando en cuenta el crecimiento general del mercado y su demanda potencial.
2. Fuerzas Económicas Generales
Son factores externos que ejercen una influencia significativa en las ventas de la empresa. Para su determinación, es necesario recopilar datos proporcionados por instituciones de crédito, dependencias gubernamentales y organismos particulares que preparan índices de las fuerzas económicas generales. Con base en estos datos, se puede conocer la tendencia del ciclo económico que podría afectar a la empresa.
3. Influencias Administrativas
Este factor es de carácter interno y se refiere a las decisiones estratégicas que deben tomar los directivos de la empresa. Estas decisiones se toman después de considerar los factores específicos de ventas y las fuerzas económicas generales que repercuten directamente sobre las ventas. Ejemplos incluyen cambiar la política de ventas, aplicar una nueva estrategia de publicidad, la creación de un nuevo producto o la decisión de dejar de producir un producto que está ocasionando una disminución en las utilidades.
Cálculo del Presupuesto de Ventas (PV)
Para obtener el presupuesto de ventas, es decir, determinar el volumen de ventas esperado para el año siguiente, se utiliza la siguiente fórmula:
PV = ((V + F) x E) x A
Donde:
- V = Ventas del año anterior
- F = Factores específicos de ventas (suma algebraica de ajuste, cambio y crecimiento)
- E = Fuerzas económicas generales (expresado como un multiplicador, por ejemplo, 0.95 para una disminución del 5%)
- A = Influencia administrativa (expresado como un multiplicador, por ejemplo, 1.10 para un aumento del 10%)
Ejemplo Práctico de Cálculo del Presupuesto de Ventas
A continuación, se presentan los datos para un ejemplo ilustrativo:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Ventas del año anterior | $15,000,000 |
| Factores específicos de ventas de ajuste | ($1,500,000) |
| Factores específicos de ventas de cambio | $900,000 |
| Factores específicos de ventas de crecimiento | $500,000 |
| Fuerzas económicas generales | (5%) |
| Influencia administrativa | 10% |
Sustituyendo los datos anteriores en la fórmula, se considera que las ventas más los factores específicos se multiplicaron por 0.95 porque las fuerzas económicas afectaron en un 5% a la empresa (100% – 5% = 95% o 0.95). La influencia administrativa contribuyó a mejorar las ventas, por lo que se les aumenta un 10% (100% + 10% = 110% o 1.10).
PV = ((15,000,000 + (-1,500,000 + 900,000 + 500,000)) x 0.95) x 1.10
PV = ((15,000,000 - 100,000) x 0.95) x 1.10
PV = (14,900,000 x 0.95) x 1.10
PV = 14,155,000 x 1.10
PV = $15,570,500
El importe de ventas proyectado para el nuevo ejercicio es de $15,570,500.
Otros Presupuestos Clave en la Gestión Financiera
Presupuesto de Inventarios
Una vez predeterminadas las ventas, es conveniente presupuestar la producción de artículos en cantidad suficiente para cubrir el volumen requerido. Sin embargo, se debe buscar estabilizar una producción balanceada y controlarla con el fin de mantener el inventario a su nivel más económico y eficiente.
Presupuesto de Producción
Cuando las ventas han sido aprobadas de forma preliminar, el siguiente paso del plan financiero es determinar la cantidad de productos terminados que deben proporcionarse al departamento de ventas para que este cumpla con sus objetivos. Para ello, se toma en consideración la cantidad de productos que se tienen al principio del periodo y los que se desean tener en existencia al terminar el periodo presupuestal.
Presupuesto de Compras
El presupuesto de producción nos indica las cantidades de productos terminados que necesitamos durante el periodo presupuestal. El siguiente paso es determinar las cantidades de materias primas que se necesitarán para dicha producción, lo cual se detalla en el presupuesto de compras.
Presupuesto de Mano de Obra Directa
El presupuesto de mano de obra directa indica el costo esperado del trabajo que se requiere para la elaboración del producto. Este presupuesto se obtiene multiplicando el número de productos por el costo promedio de mano de obra; o bien, el número de horas empleadas en la fabricación del producto por el costo promedio por hora de trabajo.
Presupuesto de Gastos de Administración
Los gastos de administración incluyen aquellas erogaciones que derivan fundamentalmente de las funciones de dirección y control de las variadas actividades de una empresa. Su contenido es tan amplio que la determinación de su origen depende de la organización interna y del medio en que se desarrolla cada negocio en particular, comprendiendo, por ejemplo, honorarios a consejeros, abogados, gastos de representación para los ejecutivos y sueldos del departamento de contabilidad.