Presupuesto Maestro: Conceptos Clave y Aplicaciones en la Gestión Empresarial

1. ¿Qué es el Presupuesto Maestro?

El presupuesto maestro resume las proyecciones financieras de todos los presupuestos de la compañía. Expresa los planes financieros y operativos de la gerencia; es un esbozo formalizado de los objetivos financieros de la compañía y de la manera en que se lograrán dichas metas. Los presupuestos son herramientas que, por sí mismas, no son ni buenas ni malas.

Los presupuestos son de utilidad cuando se administran de una forma talentosa.

2. ¿Cuándo debería una compañía preparar presupuestos? ¿Cuáles son las ventajas de la elaboración de los presupuestos?

Los presupuestos se deberían preparar cuando sus beneficios esperados excedan los costos esperados. Las ventajas de los presupuestos incluyen lo siguiente:

  • a) Obligan a la realización de una planificación y de un análisis estratégico.
  • b) Fomentan la coordinación y la comunicación entre las subunidades de una compañía.
  • c) Brindan un marco de referencia para evaluar el desempeño y para facilitar el aprendizaje.
  • d) Motivan a los gerentes y a otros empleados.

3. ¿Qué es el Presupuesto Operativo y cuáles son sus componentes?

El presupuesto operativo es el estado de resultados presupuestado y sus reportes presupuestales de apoyo. El punto de partida del presupuesto operativo es, por lo general, el presupuesto de ingresos. Los siguientes reportes de apoyo se derivan del presupuesto de ingresos y de las actividades necesarias para darle apoyo:

  • El presupuesto de producción.
  • El presupuesto de consumo de materiales directos.
  • El presupuesto de compras de materiales directos.
  • El presupuesto del costo de la mano de obra directa.
  • El presupuesto de los costos indirectos de manufactura.
  • El presupuesto de inventarios finales.
  • El presupuesto del costo de los bienes vendidos.
  • El presupuesto de los costos del diseño del producto y de investigación y desarrollo.
  • El presupuesto del costo de marketing.
  • El presupuesto del costo de distribución.
  • El presupuesto del costo de los servicios al cliente.

4. ¿Cómo pueden los gerentes prever los cambios en los supuestos en que se basa el presupuesto?

Los gerentes pueden usar los modelos de planificación financiera —expresiones matemáticas de las relaciones entre las actividades operativas, las actividades de financiamiento y otros factores que influyen en el presupuesto—. Estos modelos hacen posible que la administración realice análisis de sensibilidad del tipo “¿qué sucedería si?”, en relación con los efectos que tendrían los cambios en los datos originales previstos o los cambios en los supuestos de apoyo sobre el presupuesto maestro, y que desarrolle planes para responder ante las nuevas condiciones.

5. ¿Cómo usan las compañías los centros de responsabilidad? ¿Deberían los reportes de los gerentes de los centros de responsabilidad incluir únicamente los costos que logra controlar el gerente?

Un centro de responsabilidad es una parte, un segmento o una subunidad de una organización, cuyo gerente es responsable de un conjunto de actividades específico. Los cuatro tipos de centros de responsabilidad son:

  • Los centros de costos.
  • Los centros de ingresos.
  • Los centros de utilidades.
  • Los centros de inversión.

Los sistemas de contabilidad por áreas de responsabilidad son de utilidad porque miden los planes, los presupuestos, las acciones y los resultados reales de cada centro de responsabilidad. Los costos controlables son aquellos que están fundamentalmente sujetos a la influencia de un gerente de un centro de responsabilidad dado durante un periodo de tiempo determinado. Los reportes de desempeño de los gerentes de un centro de responsabilidad incluyen con frecuencia los costos, los ingresos y las inversiones que los gerentes no pueden controlar. La contabilidad por áreas de responsabilidad asocia las partidas financieras con los gerentes basándose en cuál gerente tenga la mayor información y conocimientos acerca de las partidas específicas, indistintamente de la capacidad del gerente para ejercer un control total.

6. ¿Por qué los factores humanos son de gran importancia en la preparación de presupuestos?

La administración de los presupuestos requiere de educación, participación, persuasión e interpretación inteligente. Cuando se administran de una manera juiciosa, los presupuestos crean un compromiso, una responsabilidad y una comunicación honesta, y se pueden usar como una base para los esfuerzos continuos de mejoramiento. Cuando se administran de una manera incorrecta, los presupuestos suelen conducir a juegos y a la holgura presupuestal —la práctica de hacer más fáciles de lograr las metas del presupuesto.

7. ¿Cuáles son los desafíos especiales que intervienen al hacer presupuestos en las compañías multinacionales?

La preparación de presupuestos es una herramienta valiosa para las compañías multinacionales, aunque se vuelve difícil como resultado de las enormes incertidumbres que implica el hecho de tener operaciones en varios países. Además de la preparación de presupuestos en diferentes monedas, los contadores administrativos de las compañías multinacionales también necesitan prever los tipos cambiarios. Además de los problemas relacionados con las monedas, las compañías multinacionales necesitan entender los contextos político, legal y económico de los diferentes países donde operan.