Reingeniería de Procesos: Fundamentos Clave y Pasos para la Transformación Organizacional
Principios Fundamentales de la Reingeniería de Procesos
La reingeniería de procesos es una estrategia clave para la transformación y optimización empresarial. A continuación, se detallan sus principios esenciales:
Organizarse alrededor de los resultados, no de las tareas
En un solo cargo se deben combinar varias tareas especializadas ejecutadas previamente por diferentes personas. Este cargo podría ser desempeñado por un solo trabajador o por un equipo. El nuevo rol debe involucrar todos los pasos de un proceso que produce resultados bien definidos.
Hacer que quienes utilizan el producto del proceso, lo ejecuten
El trabajo debe llevarse a cabo donde tenga más sentido hacerlo. Esto resulta en que las personas más cercanas al proceso sean quienes realmente lo ejecuten. Reubicar el trabajo de esta manera elimina la necesidad de coordinar a los ejecutores y usuarios de un proceso.
Fusionar el trabajo de procesamiento de la información con el trabajo real que produce la información
Esto significa que la persona que recopila la información debe también responsabilizarse de su procesamiento.
Tratar los recursos geográficamente dispersos como si estuvieran centralizados
Las bases de datos centralizadas y las redes de comunicación permiten ahora que las empresas se conecten con unidades separadas o con personal de campo individual, manteniendo su flexibilidad y su alineación con los clientes.
Unir las actividades paralelas en lugar de integrar sus resultados
Las actividades paralelas deben unirse de manera continua y coordinarse durante el proceso para evitar altos costos, demoras y reprocesos.
Colocar el punto de decisión donde se ejecuta el trabajo y crear un control para el proceso
La toma de decisiones debe ser parte del trabajo ejecutado. Esto es posible con una fuerza laboral más educada y mejor informada, y con la tecnología que facilita la toma de decisiones. Los controles son ahora parte integral del proceso.
Capturar la información una vez en la fuente
La información debe recopilarse y capturarse solamente una vez, en la fuente donde haya sido creada. Este enfoque evita errores de entrada de datos y costosos reprocesos.
El Proceso de Implementación de la Reingeniería
La reingeniería de procesos es un camino estructurado hacia la mejora radical. A continuación, se describen los pasos clave para su implementación efectiva:
Exponer un caso para tomar medidas
La necesidad de cambio debe ser comunicada de manera efectiva a los empleados de la empresa a través de campañas educativas y de comunicación. Deben articularse dos mensajes clave:
- La necesidad de tomar medidas: «Aquí es donde nos encontramos como empresa y esta es la razón por la cual no podemos permanecer aquí.»
- Declaración de la Visión: «Esto es en lo que necesitamos convertirnos como empresa.»
Los objetivos de la reingeniería deben tener la forma de una declaración de la visión. Estos objetivos pueden incluir metas para la reducción de costos, tiempos de proceso, mejora de niveles de calidad y de satisfacción del cliente, e indicadores financieros. Los objetivos pueden utilizarse para medir el progreso y para estimular constantemente una acción continua.
Identificar el proceso
Los principales procesos de una organización deben ser identificados desde el principio. Sin embargo, no todos deben pasar por la reingeniería al mismo tiempo. Algunas preguntas definen criterios para seleccionar los procesos que deben ser rediseñados. Por ejemplo:
- ¿Cuáles son los procesos más problemáticos actualmente?
- ¿Qué procesos tienen la mayor posibilidad de ser rediseñados con éxito?
- ¿Cuál es el alcance del proyecto y cuáles son los costos involucrados?
Evaluar a los facilitadores
La tecnología de la información y los factores humanos/organizacionales actúan como facilitadores del proceso de reingeniería. Las empresas deben desarrollar la habilidad de evaluar la tecnología de la información actual y emergente, y de identificar aplicaciones creativas para rediseñar sus procesos existentes. La cultura organizacional actual también debe evaluarse a la luz del cambio que traerá la reingeniería.
Comprensión del proceso actual
El proceso actual debe diagnosticarse como un medio para comprenderlo y sus interrelaciones con los demás procesos. Debe estudiarse a fin de comprender las actividades esenciales para su terminación y facilitar el análisis.
Creación de un nuevo diseño de proceso
El primer énfasis al aplicar reingeniería es eliminar todo el trabajo de desperdicio (aquel que no añade valor).
Implementación del proceso de reingeniería
El liderazgo es un factor crítico; el alcance del cambio requiere un compromiso directo y permanente por parte del comité directivo. El apoyo de los gerentes de línea es crucial para el éxito. También es esencial la capacitación de los trabajadores y, por último, evaluar la implementación en relación con los objetivos definidos al comienzo del proyecto de reingeniería.
Autoría: Sol Castellano. Administración de Empresas II.