Resolución de Problemas y Conceptos Fundamentales de Contabilidad
Resolución de Problemas
El Análisis de Problemas proporciona las habilidades necesarias para explicar cualquier situación en la que no se está logrando el nivel esperado de desempeño y en la que se desconoce la causa del desempeño inaceptable.
Causa y Efecto
Un problema es el efecto visible de una causa que reside en algún momento del pasado. Debemos relacionar el efecto que observamos con su causa exacta. Solo así podremos estar seguros de tomar la acción correctiva apropiada, esa que puede corregir el problema y evitar que vuelva a presentarse. El Análisis de Problemas es un proceso sistemático de solución de problemas.
La Estructura de un Problema
Entre más grave sea el efecto del deterioro, más presión habrá para averiguar la causa y tomar medidas al respecto.
Si en algún momento el desempeño satisfizo el DEBIERA y ya no es así, es que ha ocurrido un cambio. Al iniciarse la solución de problemas, no sabemos exactamente en qué consistió el cambio ni cuándo ocurrió.
Las Técnicas del Análisis de Problemas
Ambos tipos de problemas, la desviación actual de un desempeño que antes era aceptable y un desempeño que nunca ha satisfecho las expectativas, pueden abordarse mediante las técnicas del Análisis de Problemas.
Las técnicas se dividen en estas principales categorías:
- Definición del problema.
- Descripción del problema en cuatro dimensiones: identidad, ubicación, tiempo y magnitud.
- Extracción de la información clave en las cuatro dimensiones para descubrir las posibles causas.
- Pruebas para deducir la causa más probable.
- Verificación de la causa real.
El Proceso de Análisis de Problemas
1. Definición del problema, o enunciado de la desviación
Antes de poder describir, analizar y explicar un problema es imprescindible que lo definamos con precisión y esto lo logramos por medio de un enunciado de la desviación, o nombre del problema.
2. Descripción del problema en cuatro dimensiones: identidad, ubicación, tiempo y magnitud
Consiste en describir el problema en detalle, o desmenuzarlo según sus cuatro dimensiones:
- IDENTIDAD – qué es lo que estamos tratando de explicar
- UBICACIÓN – dónde lo observamos
- TIEMPO – cuándo ocurre
- MAGNITUD – qué tan grave, o extenso es.
En el Análisis de Problemas debemos buscar bases de comparación en cada una de las cuatro dimensiones de la especificación. Ahora repetiremos nuestro enunciado de la desviación y las preguntas y respuestas de especificación, y añadiremos una tercera columna llamada Comparación Lógica más Parecida. En esta columna estableceremos el problema como verificar PUDIERA SER pero NO ES.
3. Obtención de información clave sobre las cuatro dimensiones del problema para generar las causas posibles
Distingos
Identificamos los distingos que caracterizan al problema en términos de su identidad, ubicación, tiempo y magnitud comparándolos con la identidad, ubicación, tiempo o magnitud que podrían caracterizarlo pero que no son los que lo caracterizan.
Cambios
¿Qué cambios tienen más probabilidades de sugerirnos la causa del problema? Los que son más pertinentes a sus características peculiares de identidad, ubicación, tiempo y magnitud.
Generación de posibles causas
La manera de generar las posibles causas es preguntar sobre cada renglón de las categorías de distingos y cambios.
4. Prueba de la causa más probable
La verdadera causa debe explicar cada uno y todos los aspectos de la desviación, ya que la verdadera causa creó el efecto exacto que hemos especificado. Los efectos son específicos, no generales.
5. Verificación de la verdadera causa
Verificar una causa probable es comprobar que esta produjo el efecto observado. La verificación es un paso independiente que se da para comprobar una relación de causa-efecto.
Conceptos Fundamentales de Contabilidad
El Plan de Cuentas
El Plan de Cuentas es el elemento básico para cualquier sistema contable, en cuanto constituye la estructura mediante la cual se reúnen primariamente y se registran todos los datos financieros, así como para la preparación tanto de los informes internos como externos. Es el ordenamiento sistemático de todas las cuentas y grupos de cuentas que emplea el sistema contable de una entidad.
Un Plan de Cuentas debería describir como mínimo:
- Las denominaciones de los grupos de cuentas y de las cuentas.
- Los códigos asignados a dichos elementos.
- La integración de cada grupo de cuentas.
La Cuenta
La cuenta es un elemento del sistema contable que se refiere a un objeto que la contabilidad reconoce y mide. Se emplea en la preparación de asientos de diario.
Los Grupos de Cuentas
Los Grupos de Cuentas indican cómo deben combinarse los saldos de cuentas para obtener partidas de información a ser incluidas en los estados contables. No se utilizan en los asientos de diario. Se refieren a un objeto dado o a un conjunto de elementos de naturaleza similar. Deben tener una denominación que identifique claramente a dicho objeto o conjunto.
Atributos de las Cuentas
Algunos objetos de registro poseen atributos, cualidades o propiedades específicas, que son importantes al momento de preparar estados contables. Pueden identificar: segmentos de una entidad, centros de responsabilidad, tipos de moneda, líneas de productos, etc. Cuanto mayor sea el número de atributos referidos a un objeto de registro, menor será el número de cuentas que deba formar parte de un Plan de Cuentas.
Tipos de Planes de Cuentas
Un Plan de Cuentas Básico formado por cuentas y grupos de cuentas y un Plan de Cuentas Ampliado, cuando al Plan básico le agregamos el listado de cuentas utilizadas en registros auxiliares.
Clasificación de las Cuentas
- Cuentas Patrimoniales: Cuentas patrimoniales relacionadas con el Estado de Situación Patrimonial:
- Cuentas de activo.
- Cuentas de pasivo.
- Cuentas de patrimonio.
- Cuentas de Resultados:
- De ingresos.
- De gastos.
- De ganancias o pérdidas.
- Impuesto sobre las ganancias.
- Cuentas de Movimiento: para registrar débitos o créditos que, dentro del mismo período, deben ser compensados con créditos o débitos de igual valor.
- Cuentas de Enlace: cuando un ente mantiene juegos separados de registros contables en distintas unidades de operación. Sus saldos deben ser iguales pero de distinto signo.
Precios de Transferencia
Es uno de los mecanismos más utilizados en organizaciones que utilizan sistemas de control financiero relativamente sofisticados, específicamente en las que existe una evaluación e incentivos ligados al resultado obtenido por cada unidad.
La necesidad y los aspectos formales de un sistema de control, así como la utilidad de disponer de precios de transferencia, se manifiesta especialmente cuando hay unidades independientes y descentralizadas a las que se les evalúa (o incentiva) individualmente, pero que tienen transferencias internas de productos, recursos o servicios con otras unidades de la propia organización que afectan a su cuenta de resultados respectiva.
Tipos de Precios de Transferencia
- El precio de coste más un margen que es el resultado de la distribución proporcional del margen total que permite la operación entre las unidades que realizan la transferencia (por ejemplo, en el caso de que una sea industrial y otra comercial).
- El precio de coste estándar al que se le puede incorporar un determinado margen (este precio de coste puede ser variable o completo según los objetivos que se intenten perseguir y las características de cada centro).
- El precio de mercado, cuando existe una base de comparación exterior que sea representativa y no hay diferencias importantes entre el producto o servicio que se fabrica internamente.