Implementación Exitosa de un Sistema de Gestión de Calidad: Etapas Clave y Certificación
La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) es un proceso estructurado que requiere una planificación meticulosa y una ejecución rigurosa. A continuación, se detallan las etapas clave para lograr una implementación exitosa y la posterior certificación.
Paso I: Diagnóstico y Planificación
Análisis de la Situación Actual
En esta etapa inicial, se formulan preguntas estratégicas para evaluar el estado actual de la empresa, lo que es fundamental para planificar la implementación del SGC. Es imperativo comprender la posición actual de la organización para establecer un punto de partida claro y definir los objetivos de calidad y las metas que se desean alcanzar con el Sistema de Gestión de Calidad.
Paso II: Diseño del Sistema de Gestión de Calidad
Mapeo de Procesos
En esta fase, se identifican y documentan los procesos actuales de la empresa. Esto proporciona una visión integral de su funcionamiento, permitiendo comprender sus interacciones con otros departamentos y áreas, así como el flujo de información entre ellos.
Estos procesos son analizados críticamente para ser modificados y adaptados a las mejores prácticas del sector, buscando siempre el beneficio común de la organización. Un mapeo claro facilita el establecimiento de sistemas, controles e indicadores de calidad esenciales para el óptimo desempeño de cada componente del Sistema de Gestión de Calidad.
Documentación de la Política y el Plan de Calidad
La implementación de un SGC es inviable sin una Política de Calidad y un Plan de Calidad debidamente documentados.
- El Plan de Calidad es un documento que detalla los procedimientos y recursos necesarios, los responsables de su aplicación y los plazos para su ejecución en un proyecto, proceso, producto o contrato específico.
- La Política de Calidad debe articular el objetivo principal de calidad, el compromiso inquebrantable con el cliente y la estrategia para lograrlo a través de la mejora continua.
Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo
Esta etapa se centra en la documentación detallada de los procesos y procedimientos. Aquí se define qué se hace, cómo se hace, los alcances de cada actividad y quiénes son los responsables de su ejecución.
Paso III: Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
Puesta en Marcha
Una vez que el SGC ha sido diseñado, desarrollado y estructurado, y el personal ha recibido la capacitación necesaria, se procede a la etapa de implementación. En este punto, el sistema se pone en marcha y el personal comienza a utilizar las nuevas herramientas y procesos.
Esta fase marca un cambio significativo: las prácticas anteriores son reemplazadas por la nueva estructura y metodología definidas, asegurando la adopción efectiva del SGC.
Paso IV: Auditorías
Auditoría Interna
Las auditorías internas son revisiones sistemáticas dentro del SGC cuyo objetivo es evaluar la operatividad, identificar no conformidades y detectar oportunidades de mejora. Se recomienda realizarlas periódicamente.
Primera Auditoría Interna
El propósito de la primera auditoría interna es verificar la correcta implementación del sistema y detectar posibles fallas para su corrección. Es una revisión previa esencial que, una vez subsanadas las desviaciones, prepara a la organización para someterse a la auditoría externa y, finalmente, a la certificación.
- Revisión General: Es fundamental realizar una revisión exhaustiva de la implementación y el funcionamiento del nuevo sistema. Se deben analizar las fallas detectadas y aplicar las acciones correctivas y preventivas pertinentes.
- Acciones Correctivas y Preventivas: Tras los resultados de la primera auditoría interna y la revisión general, es crucial implementar acciones correctivas y preventivas para abordar las observaciones y/o No Conformidades encontradas en el SGC.
Segunda Auditoría Interna (Opcional)
Para asegurar que todos los procesos funcionen óptimamente antes de la pre-auditoría externa, y que las acciones correctivas y preventivas de la primera auditoría interna se estén resolviendo desde su causa raíz y en el tiempo estipulado, se puede realizar una segunda auditoría interna.
Auditoría Externa
Pre-Auditoría Externa
Esta pre-auditoría tiene como objetivo principal evaluar el grado de preparación de la empresa antes de la auditoría de certificación oficial, realizada por un organismo certificador.
Auditoría de Certificación
Al finalizar esta auditoría, al igual que en la pre-auditoría, se emiten solicitudes de acciones correctivas y preventivas según las No Conformidades Mayores y/o No Conformidades Menores identificadas por los auditores externos.
Paso V: Certificación
Si durante la auditoría de certificación se detectan No Conformidades, el organismo auditor concede un plazo de 30 días para que la empresa las resuelva, abordando su causa raíz. Se pueden presentar dos escenarios:
- Rechazo de la Certificación: Si la empresa no logra cerrar las No Conformidades en el tiempo estipulado, la certificación es rechazada por el organismo certificador, y la empresa deberá reiniciar el proceso.
- Aprobación de la Certificación: Si la empresa resuelve satisfactoriamente las No Conformidades a tiempo, el organismo certificador aprueba la certificación y emite el certificado a la empresa en un plazo no mayor de 60 días.