Metodología Integral para la Gestión y Elaboración Exitosa de Proyectos

Introducción

Para que la gestión y ejecución de un proyecto tengan garantías de éxito, es importante tener claro qué es un proyecto y cuáles son sus peculiaridades, tanto en su planteamiento como en su gestión.

¿Qué es un Proyecto?

Aunque son muchas las definiciones de proyecto que podrían darse, aquí se seleccionan tres, complementarias una con otra, para poder analizarlas:

• Proceso único que conlleva un conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y evaluadas que, con recursos humanos, técnicos y financieros finitos, trata de obtener unos objetivos en un plazo determinado.

• Conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de detectar necesidades o resolver problemas.

• Secuencia única y tecnológicamente determinada de actividades, generalmente no repetitiva, que supone la coordinación de múltiples recursos (personas, materiales y financieros) para alcanzar unos objetivos claramente definidos en un tiempo y con unos costes determinados.

En las definiciones aportadas se observa que aparecen elementos que pueden resaltarse como elementos básicos de todo proyecto:

• Logro de unos objetivos o resultados.
• Recursos o elementos necesarios.
• Coste y recursos financieros.
• Intención de modificar algo: resolución de un problema, cobertura de necesidades.

Objetivos del Proyecto

Una vez que está clara la definición de proyecto, es necesario plantear para qué sirve un proyecto o por qué llevarlo a cabo; es decir, qué objetivos persigue su realización.

Para dar respuesta a estas preguntas, se puede decir que un proyecto responde básicamente a cuatro objetivos, reflejados algunos de ellos en las definiciones de proyecto aportadas:

1. Conseguir un resultado final.

   El primer objetivo es el resultado final del proyecto, es decir, la obra que se quiere realizar, el objeto que se quiere producir o el servicio que se quiere prestar; y supone el origen y justificación del mismo, por lo que se puede considerar el objetivo más importante y significativo. Pero conseguir el objetivo técnico no es suficiente por sí solo, sino que además se deberán tener en cuenta los objetivos que se reflejan a continuación de este, el plazo de realización y el coste del proyecto, buscando siempre un equilibrio entre ellos.

2. Lograr un coste económico equilibrado.

   A la hora de planificar y ejecutar un proyecto, siempre se deberán tener en cuenta los recursos económicos. Se trataría de lograr los objetivos establecidos, equilibrando esa consecución de objetivos con una rentabilidad económica y, en su caso, social. En el caso de proyectos externos, el objetivo de coste suele estar definido y tiene una gran importancia. Normalmente existe un contrato o convenio, y el proveedor deberá respetarlo o tendrá dificultades para revisar al alza el presupuesto. En proyectos internos es frecuente que el objetivo de coste sea más flexible.

3. Cumplir el plazo establecido.

   Como se apuntaba en alguna de las definiciones aportadas, para la realización de un proyecto se dispone de un tiempo limitado. Por ello es importante realizar un cronograma o planificación del tiempo adecuado, además de realizar un seguimiento del tiempo durante el desarrollo del proyecto, buscando cumplir el plazo previamente establecido. El cumplimiento de plazos es un aspecto al que conviene prestar atención durante el desarrollo de proyectos, ya que es habitual que se produzcan desviaciones sobre el tiempo previsto.

4. Satisfacer las necesidades del usuario o cliente.

   Este cuarto aspecto es también importante, además de los tres anteriores, ya que todo proyecto responde a una necesidad o problema. Además, este elemento tiene una importancia creciente hoy en día debido a la introducción de la gestión con criterios de calidad en un cada vez mayor número de sectores.

Características de los Proyectos

ENTIDAD, TAMAÑO Y ALCANCE:

Un proyecto es algo importante para la entidad, bien porque requiere inversiones cuantiosas y/o bien porque está encaminado a producir un resultado de gran entidad y consecuencias trascendentes para la empresa o para el conjunto de la sociedad.

MEDIOS IMPORTANTES, VARIADOS Y CAMBIANTES:

Los proyectos precisan a lo largo de su ejecución de personas y recursos materiales muy variados y que además participan en el mismo con distinto grado de implicación. Es importante la gestión de estos medios para optimizar su uso. En la gestión de los proyectos, este es uno de los puntos de mayor complejidad.

DISCONTINUIDAD:

Un proyecto tiene un comienzo y un final determinado y se trata de un conjunto de actividades secuenciadas que se ejecuta una vez de forma excepcional y no de manera repetitiva; es decir, estas actividades que se han realizado en este proyecto van relacionadas con un objetivo concreto. Si ese servicio o prototipo se transforma en un producto concreto, ya no estaremos hablando de proyecto sino de producción o servicio estable. Por ello, el proyecto es discontinuo porque una vez ejecutado no se repite de forma rutinaria.

INNOVACIÓN E INESTABILIDAD:

A diferencia de los procesos estables o rutinarios, el proyecto está en constante movimiento y crecimiento y ello requiere un gran dinamismo. En el proyecto se suceden hechos imprevistos, se incorporan nuevos elementos y se producen cambios. En definitiva, se vive una situación de inestabilidad permanente, con frecuentes cambios y con momentos en que la incertidumbre es alta.

IRREVERSIBILIDAD:

A lo largo de la vida del proyecto es necesario tomar muchas decisiones para avanzar. Estas decisiones son generalmente irreversibles o con un grado de irreversibilidad alto. En algunos casos es necesario dar marcha atrás a la decisión y esto supone un coste.

INFLUENCIAS EXTERNAS:

Es frecuente, sobre todo en proyectos de gran envergadura, que estén sometidos a presiones externas (políticas, sociales, económicas). Estas presiones pueden condicionar el desarrollo del proyecto.

RIESGO:

Casi todo proyecto implica riesgos importantes que es necesario analizar para prevenirlos y estar preparados para tomar medidas que permitan minimizar el impacto. A veces se piensa solo en los riesgos derivados de las dificultades técnicas, pero hay que tener en cuenta otros factores de riesgo: pérdidas económicas producidas por retrasos, averías, daño a la imagen de la empresa, consecuencias sociales, pérdida de clientes, etc.

Puntos Clave de un Proyecto

En la gestión del proyecto, las claves relacionadas son:

• Tiene un conjunto único de objetivos y al lograrlo se consuma el proyecto.
• Cuenta con medios asignados y limitados, es decir, tiene asignado un presupuesto para su desarrollo.

Ciclo de Vida de un Proyecto

Un proyecto, al igual que la fabricación de cualquier producto o la prestación de un servicio, pasa por un ciclo de vida. El ciclo de proyecto sigue las siguientes fases:

DISEÑO:

En esta fase se definen los objetivos del proyecto, las especificaciones técnicas del mismo, el alcance y los resultados esperados. Por otro lado, se analiza la información asociada a las posibles actividades y tareas a realizar, es decir, se analiza la experiencia previa que exista sobre proyectos similares.

PLANIFICACIÓN:

Consiste en analizar los riesgos o problemas potenciales que puedan surgir, definir las actividades y tareas a realizar en el proyecto para alcanzar los objetivos, determinar los recursos necesarios y establecer el cronograma. Es una fase importante ya que si ajustamos al máximo esta planificación, el proyecto tendrá más posibilidades de éxito. Esta fase combina la gestión y el trabajo técnico que hay que realizar para alcanzar los objetivos del proyecto.

SEGUIMIENTO Y CONTROL:

Es la aplicación del plan de seguimiento establecido en la fase de planificación. Es difícil, por no decir imposible, que una planificación se ejecute tal cual se ha establecido, por ello es necesario hacer un seguimiento del grado de realización de las actividades, de los recursos utilizados, de la evolución del presupuesto, etc. Cuanto antes se detecten las desviaciones, antes se podrá actuar. En ese caso, se deberá replanificar e introducir las modificaciones que permitan reconducir el proyecto.

EVALUACIÓN Y CIERRE:

Es el momento de hacer balance de los resultados alcanzados, de valorar si se han conseguido los objetivos planteados en el proyecto, y cerrar el proyecto elaborando el informe final y archivando la documentación.

A continuación se presenta un diagrama del ciclo de vida del proyecto:

DISEÑO
  |
  V
PLANIFICACIÓN
  |
  V
EJECUCIÓN
  |
  V
SEGUIMIENTO Y CONTROL
  |
  +---> ¿Desviación? --> SI --> REPLANIFICACIÓN
  |
  +---> ¿Desviación? --> NO --> EVALUACIÓN
                                  |
                                  V
                                CIERRE
                                  |
                                  V
                            FIN DE PROYECTO

MONITORIZACIÓN PERMANENTE

Gestión del Proyecto

Una buena planificación del proyecto y la definición acertada de los objetivos son fundamentales para garantizar el éxito.

Áreas de Conocimiento de la Gestión

Son varias las áreas que el líder o gestor de proyecto deberá gestionar ya que intervienen distintos elementos y abarca varias dimensiones, como son:

DIMENSIÓN TÉCNICA:

Es importante y necesario tener los conocimientos técnicos adecuados o suficientes para entender y resolver el problema (o proponer soluciones, buscar vías de resolución, etc.), así como para llevar a cabo el trabajo especificado en el proyecto. De todas maneras, esta faceta no debe ser la imperante en la ejecución del proyecto (por parte del gestor) ya que hay otras áreas que son trascendentes y de una mayor complejidad.

DIMENSIÓN HUMANA:

Según su perfil, las personas que participan en los proyectos, por lo general, tienen distintas motivaciones e intereses. Esta casuística genera un entramado de relaciones personales que debe ser gestionado. Puede darse el caso de que estas personas participen a su vez en otros proyectos, con la complejidad que supone compartir los recursos. También hay que gestionar la relación con el cliente o usuario.

DIMENSIÓN ECONÓMICA:

Es importante hacer seguimiento de esta variable para que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto asignado. Para ello deberemos controlar los gastos asociados a cada actividad, así como los ingresos.

DIMENSIÓN GESTORA:

Engloba las acciones derivadas de las dimensiones anteriores, pero no por ello es menos importante. De una buena gestión depende el éxito del proyecto, la resolución de los problemas, la coordinación de los equipos, etc.

Gestor del Proyecto: Competencias y Funciones

La selección del líder o gestor del proyecto es un punto fundamental del cual el éxito del proyecto dependerá en gran medida. Por ello es importante saber cuáles van a ser las funciones que este líder debe ejercer, así como las competencias que debe desarrollar.

Son varias las funciones que el gestor o líder del proyecto debe cumplir. Entre ellas destacan:

• A su nivel, tomar decisiones para la consecución de los objetivos del proyecto.
• Informar sobre el estado del proyecto, sus progresos, logros, problemas y soluciones.

Para ello debe desarrollar una serie de competencias que le permitirán alcanzar el éxito deseado:

GESTIÓN ORGANIZATIVA Y DE PLANIFICACIÓN:

Durante el proyecto no solo deberá realizar la planificación y su seguimiento, sino que tendrá que organizar reuniones, coordinar el trabajo en equipo, gestionar los recursos, etc.

COMUNICACIÓN:

Tanto dentro del proyecto (con los miembros de su equipo y sus superiores) como fuera (con clientes, proveedores, etc.). Una correcta comunicación es fundamental para que no se generen malentendidos ni desviaciones. El líder o gestor del proyecto debe trabajar con clientes, miembros de su equipo, etc. con el fin de llegar a acuerdos, sobre el objetivo del proyecto, el contrato, la asignación de tareas, etc.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS:

Son múltiples los problemas que surgen durante los proyectos y de su resolución depende el avance. El gestor deberá identificar el problema, sus causas y establecer las alternativas de solución posibles para la toma de decisiones.

EQUIPO:

Dinamizar el equipo y obtener los mejores resultados del mismo es labor del gestor, y deberá desplegar sus habilidades en esta área para conseguir que el proyecto se realice en plazo, coste y con la calidad esperada. Hay que crear un equipo fuerte y unido con un único objetivo: desarrollar el proyecto con éxito. Es importante que el gestor tenga una visión global del proyecto para que lo específico esté supeditado a la globalidad del proyecto.

TOMA DE DECISIONES:

El proyecto exige tomar decisiones constantemente y de manera rápida. El gestor debe ser capaz de tomar decisiones informadas.

TÉCNICAMENTE PREPARADO:

Aunque no se sea un experto en el tema (para ello tenemos el equipo de proyecto), sí es importante tener conocimiento de la parte técnica, ya que así la planificación se realizará de forma más realista.

ORIENTACIÓN HACIA LA CALIDAD Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE:

No solo hay que dar al cliente lo que pide, sino lo que necesita. Para que la satisfacción perdure, el proyecto debe cumplir con los estándares de calidad.

ORIENTACIÓN HACIA LA ACCIÓN:

Algunos jefes de proyecto dilatan el proceso de toma de decisiones. El gestor debe centrarse en un número relativamente reducido de indicadores de rendimiento; con ellos puede dirigir el proyecto, detectar problemas potenciales a tiempo, seleccionar los miembros del equipo más adecuados y darles la autoridad y los recursos para que adopten por sí mismos las medidas correctoras.

Diagrama de Flujo del Proyecto (Lista de Control)

Previamente a desarrollar la lista de control del proyecto, es conveniente aclarar que esta lista es una herramienta que pretende facilitar su elaboración y servir de guía para comprobar si se van desarrollando los diferentes pasos.

Sin embargo, hay que entender la lista de control como una herramienta flexible y orientativa, lo cual supone que no en todos los casos será necesario desarrollar cada uno de los pasos que propone, ya que la especificidad de cada proyecto (y del ciclo formativo en el que se encuadra) será la que determine qué apartados y pasos se deben seguir. Por otro lado, algunos equipos llegarán a las fases de diseño con parte del trabajo ya realizado. La utilización de toda o una parte de la lista dependerá de la situación inicial.

FASE DE DISEÑO DEL PROYECTO

¿Identificación de la necesidad del/los problemas realizada?

NO: Identificar la necesidad o problema a resolver con los agentes implicados.

SI: Continuar.

¿Es necesario priorizar entre varios problemas y/o necesidades?

SI: Establecer prioridad de problemas/necesidades a abordar.

NO: Continuar.

¿Se ha delimitado o descrito el problema o necesidad?

NO: Delimitar/describir el problema.

SI: Continuar.

¿Se ha analizado la información?

NO: Revisión de fuentes de información (Requisitos técnicos/legales, Subvenciones/ayudas económicas).

SI: Continuar.

¿Se ha valorado la viabilidad técnica y económica?

NO: Valorar la viabilidad económica y técnica del proyecto, según la información analizada.

SI: Continuar.

¿Se ha descrito y justificado el proyecto?

NO: Descripción del proyecto (Justificación/fundamentación, Personas beneficiadas, Localización).

SI: Continuar.

FASE DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

¿Se han establecido los objetivos del proyecto?

NO: Definir objetivos generales y específicos del proyecto.

SI: Continuar.

¿Se ha realizado el análisis de riesgos?

NO: Analizar los riesgos del proyecto y establecer acciones preventivas y correctivas.

SI: Continuar.

¿Se han definido las actividades y su duración?

NO: Establecer las actividades del proyecto y su duración.

SI: Continuar.

¿Se han definido los recursos necesarios?

NO: Definir los recursos humanos y materiales necesarios para la ejecución del proyecto.

SI: Continuar.

¿Se ha calculado el coste?

NO: Definir el presupuesto del proyecto.

SI: Continuar.

¿Se ha planificado el seguimiento y la evaluación?

NO: Definir instrumentos para el seguimiento y la evaluación del proyecto (Reuniones, Indicadores).

SI: Continuar.

¿Se ha definido el modelo de gestión?

NO: Definir el modelo de gestión (Código de conducta del proyecto, Proceso de toma de decisiones).

SI: Continuar.

FASE DE EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO

¿Se está ejecutando el plan de seguimiento?

NO: Ejecutar el plan de seguimiento según lo planificado, realizando reuniones y utilizando los indicadores previstos.

SI: Continuar.

¿Se están cumpliendo los objetivos?

NO: Identificar causas de desviación de objetivos y aplicar medidas correctoras.

SI: Continuar.

¿Se están utilizando adecuadamente los recursos disponibles?

NO: Reasignación de recursos disponibles.

SI: Continuar.

FASE DE EVALUACIÓN FINAL Y CIERRE

¿Se ha realizado la valoración final?

NO: Llevar a cabo la evaluación del proyecto: objetivos, gestión, etc.

SI: Continuar.

¿Se ha realizado la justificación económica?

NO: Realizar la justificación económica de ingresos y gastos durante el desarrollo del proyecto.

SI: Continuar.

¿Se ha organizado y archivado la documentación?

NO: Realizar la organización final de la documentación del proyecto.

SI: Continuar.

¿Se ha realizado el informe final?

NO: Realizar el informe final.

SI: PROYECTO FINALIZADO.

Diseño del Proyecto

Análisis Inicial

1. Generación de Ideas de Proyectos

Identificación de Necesidades y/o Problemas

Como se ha reflejado anteriormente, el punto de partida de un proyecto es la existencia de un problema o necesidad real que se quiere resolver o cubrir. Por ello, el primer paso para la elaboración del proyecto es la identificación de dicha necesidad o problema.

Previamente a describir cómo se identifican problemas o necesidades, se definen ambos conceptos, para tener más claro qué se debe identificar.

Puede definirse una necesidad como la discrepancia entre lo que es y lo que debería ser, es decir, la diferencia entre la situación actual y la situación deseada. También podemos considerar una necesidad aquello que es conveniente, práctico, imprescindible, como una instalación, un producto o un servicio.

Existen, dentro de las necesidades, diferentes tipologías, siendo la tipología de Bradshaw la que distingue necesidades normativas (establecidas por los técnicos o expertos), necesidades sentidas o percibidas (percibidas por las personas de una comunidad), necesidades expresadas (sentidas y demandadas) y necesidades comparativas (derivadas de la diferencia entre servicios en lugares distintos).

Por su parte, para Abraham Maslow los seres humanos tenemos siempre necesidades que satisfacer, las cuales se encuentran jerarquizadas de forma tal que, en la medida en que se satisfacen las necesidades de los niveles inferiores, se comienzan a sentir las necesidades del siguiente nivel:

• AUTORREALIZACIÓN
• AUTOESTIMA
• ACEPTACIÓN SOCIAL
• SEGURIDAD
• FISIOLÓGICAS

Las necesidades de los seres humanos se materializan en deseos, los cuales pueden ser diferentes para una misma necesidad. Si a este deseo se le agrega capacidad adquisitiva de compra, se convierte en demanda. Los alimentos en general cubren la necesidad fisiológica de alimentación. Empresas de este sector han investigado la forma de lograr innovadores productos que satisfagan los nuevos deseos de los consumidores.

Un problema sería una situación inesperada que ocurre en un momento dado y que produce cambios en los objetivos previstos o distorsiona la realidad.

Al igual que las necesidades, los problemas pueden ser de diferentes tipos, pudiéndose identificar problemas técnicos, sociales, económicos, sanitarios, educativos, etc.

Los problemas ocurren generalmente por errores humanos, errores técnicos, errores de planificación, errores gerenciales, globalización, nuevas tecnologías, etc. Para la identificación de problemas se pueden utilizar diversas técnicas.

Además, cabe señalar que la situación problemática no tiene que ser necesariamente una situación nueva, sino que puede tratarse de una situación ya existente que se convierte en problemática cuando empieza a crear conflictos o malestar en las personas y será entonces cuando se haga necesario intervenir para resolver el problema a través de una intervención externa a la que se denomina proyecto.

Sin embargo, no debe considerarse que los proyectos tienen siempre como objetivo resolver un problema o dar respuesta a una nueva necesidad, sino que pueden estar orientados simplemente a mejorar un proceso o servicio ya existente.

Para poder identificar necesidades, pueden utilizarse las siguientes fuentes de detección:

• Identificar la ausencia de algo (productos, servicios…) que se considere necesario.
• Contrastar distancias, discrepancias con niveles habituales o normales de bienestar, de servicios, etc.
• Establecer previsiones sobre situaciones futuras: fenómenos sociales nuevos, reformas en la legislación, cambios económicos, cambios tecnológicos, etc.

Finalmente, cabe señalar que, en función de las diferentes tipologías de necesidades y/o problemas, se desarrollarán proyectos desde las diferentes familias profesionales (fabricación mecánica, servicios socioculturales y a la comunidad, sanitaria, etc.) para poder cubrir dichas necesidades o resolver los problemas existentes.

Técnicas para la Detección de Necesidades

Para poder identificar problemas y/o detectar necesidades, existen diversas técnicas que pueden agruparse en 3 categorías:

1. Indicadores:

   Los indicadores pueden proporcionar información que puede ser analizada y utilizada posteriormente para identificar problemas y detectar necesidades.

   Dentro de los indicadores de los cuales puede obtenerse información para la detección de necesidades están los siguientes:

   • Sociodemográficos: Aportan información sobre la población (edad, sexo, nivel de estudios, etc.).
   • De problemáticas sociales: Aportan información sobre el estado y evolución de diversas problemáticas sociales como el maltrato, la pobreza, la carencia de vivienda, etc.
   • De utilización de servicios: Relacionados con la utilización de diversos servicios públicos y/o privados.
   • De recursos: Aportan información sobre diferentes recursos existentes para la prestación de servicios.
   • De mercado: Cambios en los requerimientos del mercado, migración de mercados, cambios en la demanda, etc.
   • De producto: Productos que ya no son demandados, tecnología obsoleta, mejora de diseño, etc.
   • Otros indicadores: Cualquier empresa u organización puede establecer sus propios indicadores internos que sirvan posteriormente para identificar necesidades de la propia organización y/o de sus clientes.

2. Técnicas Cuantitativas:

   Cuando se habla de técnicas cuantitativas se hace referencia a la utilización de cuestionarios o encuestas que sirvan para conocer la opinión de la sociedad respecto a productos, servicios, etc.

3. Técnicas Cualitativas o de Búsqueda de Consenso:

   • INFORMADORES CLAVE: Esta técnica consiste en recoger información sobre el sector de actividad o tema concreto, entrevistando a personas que se sabe que tienen un alto grado de conocimiento sobre dicho sector o tema.
   • TÉCNICA DELPHI: Se lleva a cabo con un grupo de informantes clave a los que se les pide que lleguen a una opinión consensuada respecto a los sectores o temas que interesen para realizar la identificación de problemas y necesidades. La clave de esta técnica es que no hay contacto entre los informantes clave (ni saben quiénes están en el grupo de consulta), sino que llegan a un consenso compartiendo información y debatiendo a través de un moderador.
   • GRUPO NOMINAL: Es una técnica similar a la Delphi, pero en el grupo nominal sí hay contacto entre los miembros del grupo, que debaten y votan las ideas.
   • TORMENTA DE IDEAS (BRAINSTORMING): La tormenta de ideas o lluvia de ideas es también una técnica grupal en la que las personas que participan generan ideas de forma espontánea. La principal regla de esta técnica es la generación de ideas sin juzgarlas ni valorarlas inicialmente; la valoración se realiza posteriormente. En un brainstorming se busca la cantidad de ideas. Cualquier persona del grupo puede aportar cualquier idea de cualquier índole, la cual crea conveniente para el caso que se esté tratando.
   • FÓRUM COMUNITARIO: Consiste en una reunión abierta en la que participan todas las personas de la comunidad u organización que deseen hacerlo. Con esta técnica se busca llegar a un consenso sobre el tema a tratar; en este caso, identificar problemas y necesidades.

Por último, aunque no son en sí mismas técnicas para detectar necesidades, sí resulta útil para este fin realizar revisiones bibliográficas y buscar y analizar proyectos o experiencias anteriores en las que poder basarnos para identificar necesidades concretas.

La Innovación como Herramienta para la Generación de Ideas de Proyectos

Todas las personas pueden ser en mayor o menor medida creativas. Para generar proyectos o ideas innovadoras es conveniente pensar en términos lo más generales posibles y huir de las ideas preconcebidas. Es tan importante la cantidad de ideas como su calidad, ya que la mejor manera de tener buenas ideas es tener muchas.

La innovación se define como: «Nuevas ideas cuyo desarrollo y aplicación se hace con el propósito de conseguir resultados deseados por parte de personas que realizan transacciones con otra parte».

La innovación se encuentra ligada directamente a las necesidades y por ende a los deseos, ya que estos se ven satisfechos de diferentes maneras para cada individuo, lo que genera la demanda.

La innovación es una invención que tiene mercado, por lo tanto, la innovación se convierte en la base de la competitividad, que a través de la creatividad permite generar y concretar ideas de proyectos.

Entonces… Innovar no es algo sencillo. La generación de ideas puede provenir de la interacción entre distintas fuentes:

• Reconocer una necesidad: Muchos pequeños negocios comenzaron porque el empresario detectó una necesidad no cubierta.
• Investigar las tendencias: Verificar cuál es el estilo de vida de una comunidad, región o país; averiguar cómo se destinan los ingresos y qué servicios o productos se demandan.
• Mejorar los productos actuales: Hay muchos productos que están en el mercado desde hace tiempo y que pueden ser mejorados. Se puede tratar de desarrollar innovaciones o mejoras sobre productos ya existentes.
• Tratar de estar informado: Las ocupaciones de la vida normal bloquean nuestra capacidad de inventiva y tampoco nos da tiempo para estar informado. Muchas veces la observación de determinados fenómenos de la naturaleza nos abre el camino para encontrar una idea de proyecto.
• Identificar las cualidades propias: ¿Qué me gusta hacer? ¿Cuáles son mis habilidades?
• Intercambiar ideas: En reuniones familiares, de amigos o conocidos, se pueden encontrar elementos que permitan desarrollar un proyecto empresario.

2. Priorización de Problemas o Necesidades

Una vez identificadas las diversas necesidades o problemas, hay que priorizar qué necesidades o problemas se considera más urgente o importante resolver, ya que como se ha comentado anteriormente los recursos son limitados.

Para poder establecer las prioridades se siguen tres etapas:

1. Determinación de los criterios a seguir para la valoración de prioridades.

Para ello puede establecerse una relación de criterios a utilizar:

• a) Importancia del problema o necesidad.
• b) Diferencia entre los objetivos a alcanzar y la situación actual.
• c) Tiempo requerido para su resolución.

Cuando las necesidades sean demasiado numerosas como para aplicar técnicas de asignación de prioridades, es necesario realizar una preselección según criterios básicos.

2. Estudio y clasificación de los problemas o necesidades. Una vez realizada la preselección, podremos utilizar una serie de técnicas de clasificación de problemas y/o necesidades que nos permitan determinar las prioridades.

3. Definición del Problema o Necesidad a la que da Respuesta el Producto/Servicio

Se trata de definir el problema que da origen al proyecto o la necesidad a la que va a dar respuesta de forma clara y precisa.

Para definir los problemas o las necesidades se debe:

1. Describir el problema o necesidad.
2. Justificar por qué es necesaria la puesta en marcha de un proyecto que aborde dicho problema o necesidad.
3. Precisar el objetivo general que se persigue con el proyecto.

A la hora de definir un proyecto, existe el riesgo de una formulación demasiado ambiciosa, lo cual demuestra falta de realismo. Una vez identificada una necesidad o problema, se deben formular preguntas muy concretas:

• ¿Cómo se puede responder a esta necesidad?
• ¿Qué puede hacerse para cambiar este estado de cosas?
• ¿Qué personas serían precisas para realizar el proyecto con éxito?

La elaboración del diseño y planificación del proyecto dará respuesta a las preguntas anteriores y supondrá la definición de todos los elementos y recursos que se pondrán en juego en el proyecto para dar respuesta a la necesidad o problema.

4. Identificación de la Legislación y Requisitos Técnicos/Legales

Otro aspecto a tener en cuenta en el diseño del proyecto son los requisitos técnicos y/o legales que pueden suponer determinadas regulaciones normativas del sector o ámbito de actividad en el que se va a desarrollar.

Se trataría de identificar cuáles son las normas legales que pueden condicionar el proyecto, de tal modo que al realizar el diseño y planificación del mismo se tengan en cuenta, especialmente, aquellas que son de obligado cumplimiento, como las normativas técnicas o las relacionadas con la seguridad y prevención de riesgos laborales, protocolos sanitarios y/o de Servicios Sociales, autorizaciones de actividades concretas, etc.

5. Identificación de Fuentes de Financiación Existentes para el Desarrollo del Proyecto

En esta misma fase de diseño, también es importante recopilar información e identificar posibles fuentes de financiación (subvenciones, ayudas, etc.) para el desarrollo del proyecto. Realizar esta actividad es importante incluso en aquellos casos en los que vayan a llevarse a cabo proyectos internos, financiados principalmente por la propia empresa u organización, ya que puede aportar recursos económicos adicionales a los propios de la entidad.

Esta necesidad de la identificación de fuentes de financiación del proyecto es mucho mayor en el caso de proyectos sociales, ya que en muchas ocasiones están desarrollados por organizaciones no lucrativas que generalmente carecen de medios propios para su puesta en marcha y deben buscar financiación externa. En estos casos, el proyecto no es solamente una planificación de la actividad a desarrollar sino que se convierte también en una herramienta para conseguir la financiación de la actividad de la propia organización.

6. Viabilidad Técnica y Económica del Proyecto

Al tiempo que se ha definido el problema, se habrán planteado ya algunas posibles soluciones y formas de abordarlo. Además, como se ha reflejado en apartados anteriores, se habrá recabado información sobre los requisitos técnicos y legales.

El paso siguiente será tener en cuenta los objetivos que se pretenden al desarrollar un proyecto (conseguir un resultado final, buscar un coste económico equilibrado, cumplir un plazo establecido y satisfacer las necesidades del usuario o cliente). Es aquí donde se introduce el concepto de viabilidad del proyecto, ya que se deberán elegir alternativas de solución al problema teniendo en cuenta la viabilidad técnica de la puesta en marcha de estas soluciones, los recursos con que contamos, el tiempo de que disponemos para la ejecución del proyecto y las limitaciones legales existentes.

La viabilidad técnica y económica del proyecto es, por lo tanto, uno de los aspectos clave a la hora de tomar la decisión de llevarlo a cabo. Es tal la importancia de valorar ambos aspectos que, si en algún momento de la fase de diseño y/o planificación del proyecto se valorase la existencia o probabilidad de que surgieran problemas técnicos o de financiación insalvables para su ejecución, deberá desestimarse dicha ejecución. También existiría la posibilidad de modificar el proyecto para que sea viable o incluso sustituirlo por otro.

Comenzando por la viabilidad técnica, es importante valorar si técnicamente se podrá llegar a producir el producto o servicio que se pretende. Para ello habrá que tener en cuenta si será posible disponer de los recursos humanos y medios de producción necesarios (materias primas, maquinaria, instalaciones…) y si no existe ningún impedimento técnico que dificulte el proceso de producción.

Con respecto a la viabilidad económica, esta está relacionada principalmente con dos aspectos:

• La valoración de la rentabilidad económica del proyecto, para lo cual se realiza un análisis de costes y beneficios. El proyecto será viable si los beneficios superan a los costes o, en caso contrario, si existe la posibilidad de financiación que cubra las pérdidas generadas en la ejecución del proyecto (por ejemplo, financiación de la administración pública en el caso de subcontrataciones de algunas obras y servicios: Servicios Sociales, servicios de limpieza municipal, etc.).
• Realizar una estimación de los recursos económicos necesarios para llevarlo a cabo y determinar las fuentes de financiación.

Teniendo en cuenta ambas vertientes de la viabilidad de un proyecto, será conveniente justificar si este es viable.

7. Revisión de Fuentes de Información y Experiencias Previas

Finalmente, dentro de la fase de diseño, también es conveniente la revisión de fuentes de información sobre proyectos similares. Además, en la mayoría de los ámbitos de actividad se pueden encontrar proyectos similares al que se pretende desarrollar, de modo que no se partirá de cero en el objetivo de resolución del problema o necesidad a abordar, sino que se aprenderá de las experiencias anteriores, basándose en las buenas prácticas de estas experiencias e introduciendo mejoras en aquellos puntos débiles que se identifiquen en ellas.

Definición del Proyecto

1. Naturaleza del Proyecto

1.1. Descripción del Proyecto

En la descripción del proyecto se refleja la información general sobre el mismo, a modo de resumen, que permita a quien lea el documento hacerse una idea lo más aproximada posible del problema o necesidad que pretende resolver dicho proyecto y los principales objetivos que persigue.

1.2. Justificación del Proyecto

En todo proyecto conviene especificar los antecedentes, la motivación, la justificación y el origen del mismo. Para poder llevarse a la práctica debe ser operativo, pero también debe apoyarse en un marco de referencia teórico, en unos presupuestos o principios que lo sustenten. Para realizar la justificación del proyecto es conveniente utilizar la información generada en la fase de análisis inicial.

1.3. Beneficiarios del Proyecto

Como ya se ha reflejado al abordar los conceptos de problema y necesidad, estos afectan a personas, por lo cual los proyectos siempre tienen como destinatario final a personas o clientes. En este apartado del proyecto se concretará precisamente quién o quiénes serán las personas, clientes u otras empresas identificadas como beneficiarios de los resultados, del producto o servicio que se va a generar.

1.4. Localización del Proyecto: Dónde se Llevará a Cabo

En función de la especialidad o disciplina desde la cual se vaya a poner en marcha el proyecto, la localización será diferente. En algunos casos, el proyecto será un proyecto interno y se desarrollará en las instalaciones de la propia empresa; en otros, como por ejemplo en los proyectos sociales o en los proyectos relacionados con instalaciones eléctricas, generalmente se actúa en un lugar fuera de las instalaciones de la propia entidad. En cualquier caso, es importante especificar dónde se llevará a cabo el proyecto y, sobre todo, qué cobertura tendrá en cuanto a territorio y población afectada, ya que los recursos necesarios dependerán de ello.

2. Definición de los Objetivos

2.1. Características de los Objetivos

Los objetivos de un proyecto son los logros que se quieren conseguir con la ejecución de una serie de acciones. Constituyen la referencia principal y dan coherencia al plan de trabajo. Después de identificar las necesidades a las que se desea responder, es necesario establecer los objetivos de la acción. Este proceso consiste en preguntarse qué es lo que se quiere lograr para modificar la situación actual.

Es muy importante que los objetivos sean:

Claros:

Deben estar enunciados en un lenguaje comprensible y preciso, de modo que sean fácilmente identificables.

Concretos:

Es decir, que expresen con claridad y precisión lo que se pretende alcanzar con el proyecto.

Realistas:

Deben ser factibles de alcanzar con los recursos disponibles, con la metodología propuesta y en el tiempo previsto.

Pertinentes:

Los objetivos deben tener una relación lógica con la naturaleza de los problemas o necesidades que se pretenden abordar.

Evaluables:

Lo que equivale a decir que, cuando terminen las actividades que los desarrollan, se pueda comprobar si se han alcanzado o no.

Al definir los objetivos de un proyecto, se intenta responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué se quiere hacer?
• ¿Qué cambios se desean lograr frente a la situación-problema sobre la que se va a actuar?

Asimismo, es necesario establecer de forma concreta y precisa el grado de cumplimiento que se quiere alcanzar de los objetivos propuestos. Sería, por lo tanto, una concreción cuantitativa de los objetivos.

A continuación, se reflejan algunas normas prácticas que serán de utilidad a la hora de formular objetivos:

1. Proponer objetivos y metas realistas (viables, pertinentes y aceptables).
2. Establecer prioridades para el logro de los objetivos.
3. Definir objetivos que sean compatibles y complementarios entre sí.
4. Asignar y usar los recursos, en cantidad y tiempo oportunos, para cada fase o actividad.
5. A la hora de formular los objetivos, es conveniente utilizar verbos activos que permitan medir la acción. Por ejemplo, incrementar, reducir, listar, identificar, diseñar, reparar, instalar, etc., evitando otros del tipo comprender, sentir, creer, ser capaz, intentar, etc., que son difíciles de evaluar.
6. Por otro lado, los objetivos deben formularse de forma unitaria, es decir, no deben unirse o agregarse, ya que cada uno de ellos puede requerir estrategias diferentes y criterios de evaluación distintos.
7. Los objetivos deben incluir el criterio de éxito, es decir, cuándo consideramos que el objetivo ha sido plenamente cumplido.

Por ejemplo:

Ejemplos de objetivos que incluyen el criterio de éxito:

• a) Aplicar planes de seguridad en la ejecución y mantenimiento de las instalaciones electrotécnicas, cumpliendo el 100% de la normativa vigente.
• b) Cumplir las normas vigentes para la manipulación de alimentos, siempre que se elabore un plato.
• c) Utilizar técnicas de movilización de pacientes adecuadas al estado de cada paciente, en el 90% de los casos.
• d) Disminuir en un 10% el número de abandonos de la enseñanza obligatoria de los jóvenes del barrio, en el plazo de dos años.

2.2. Tipos de Objetivos

Los objetivos pueden clasificarse principalmente en dos tipos: los objetivos generales y los objetivos específicos.

Objetivos generales:

Están directamente relacionados con los factores que originan el problema o necesidad.

Ejemplos:

• a) En un programa centrado en el problema del desempleo, donde el análisis del mismo ha mostrado que el desempleo se da más frecuentemente en personas que no poseen el Graduado Escolar. El objetivo general del programa pudiera ser: Disminuir en un 50% el número de vecinos del municipio que no poseen el Graduado Escolar.
• b) En un proyecto relacionado con la prevención de incendios en viviendas, partiendo de la hipótesis de que una instalación eléctrica en mal estado puede provocar un cortocircuito, el objetivo general pudiera ser: Reducir en un 25% la posibilidad de declararse un incendio en viviendas con instalaciones eléctricas antiguas.

Los objetivos generales nunca pueden estar centrados en las actividades del proyecto.

Ejemplos de objetivos mal formulados (centrados en actividades):

• a) Realizar la compra de productos frescos para la elaboración de platos.
• b) Utilizar las máquinas-herramientas para la elaboración de piezas.
• c) Incrementar el número de casos atendidos; aumentar el número de Trabajadores Sociales dedicados al programa; realizar visitas a domicilio; desarrollar talleres.

Objetivos específicos:

Son objetivos más concretos que permiten conseguir el objetivo general. Dan paso a los grupos de actividades. Son logros más concretos que los objetivos generales. Identifican de forma más precisa aquello que se quiere alcanzar.

Cada objetivo específico deberá estar necesariamente relacionado con un objetivo general. Es decir, los objetivos específicos concretan y matizan los objetivos generales.

Es necesario utilizar verbos de acción y averiguar si la puesta en práctica de cada objetivo es factible. Para describir los objetivos hace falta apoyarse sobre una base mínima de realismo y definirlos teniendo en cuenta los medios disponibles.