Fundamentos y Conceptos Clave de la Dirección de Proyectos (PM)

Definiciones Fundamentales en la Gestión de Proyectos

¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado único. Sus características principales son:

Alcance definido: Se busca un resultado específico.
Resultado único: Cada proyecto tiene objetivos y entregables únicos.
Temporalidad: Tiene inicio y fin claros.

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

La PMO (Project Management Office) es una oficina que centraliza la gestión de los proyectos dentro de una organización.

Sistema para la Entrega de Valor

Se refiere al marco global que integra personas, procesos y recursos para generar beneficios y resultados concretos en un proyecto.

Project Charter (Acta de Constitución del Proyecto)

Documento que reconoce formalmente la existencia del proyecto, designa al Project Manager y autoriza el uso de recursos.

Comunicación y Gestión de Interesados

Tipos de Comunicación con Interesados

Push: Comunicación unidireccional enviada a los interesados (ej. correos masivos). Limita la retroalimentación inmediata.
Pull: Información que el interesado busca activamente (ej. intranet, repositorios).
Interactiva: Intercambio bidireccional que permite confirmar comprensión y obtener percepciones (ej. reuniones, talleres, llamadas).

Liderazgo, Dirección y Desarrollo de Equipos

Dirección vs. Liderazgo

Dirección: Orientada a procesos y resultados (planificar, coordinar, medir, controlar).
Liderazgo: Orientado a personas (motivar, escuchar, influir, desarrollar al equipo).

Modelos de Liderazgo

Centralizado: La rendición de cuentas recae en una sola persona (el Project Manager).
Distribuido: Responsabilidad compartida, con facilitadores que promueven comunicación y colaboración.
Liderazgo Servicial: El líder se enfoca en las necesidades del equipo.

Teorías de Motivación

Teoría de Herzberg (Factores Higiénicos y Motivacionales)

Diferencia entre:

Factores Higiénicos: Condiciones básicas; su ausencia desmotiva.
Factores Motivacionales: Reconocimiento, desarrollo y logros, que realmente motivan.

Teoría X y Teoría Y de McGregor

Teoría X: Las personas evitan el trabajo, buscan solo dinero y necesitan control. Requiere un liderazgo autoritario.
Teoría Y: Las personas encuentran satisfacción en el trabajo, buscan responsabilidad y desarrollo. Requiere un liderazgo participativo.

Modelo de Tuckman (Desarrollo de Equipos)

Forming: Inicio, conocimiento mutuo.
Storming: Conflictos y diferencias.
Norming: Acuerdos, confianza, reglas.
Performing: Alto rendimiento, sinergia.
Adjourning: Disolución del equipo (opcional).

Planificación, Estructura y Enfoques de Proyecto

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT o WBS)

Herramienta clave de planificación que consiste en la descomposición jerárquica del trabajo total en partes más manejables. Representa en forma gráfica y jerárquica lo que debe hacerse. No muestra temporalidad, solo entregables y niveles de detalle.

Herramientas de Decisión de Enfoque

Cynefin Framework: Ayuda a elegir el enfoque según el grado de complejidad y certeza.
Matriz de Stacey: Analiza la incertidumbre en los requisitos y en la tecnología para definir el enfoque adecuado.

Tipos de Enfoques de Proyecto

Predictivo (Cascada): Requisitos estables, planificación inicial completa (ejemplo: construcción de universidad).
Adaptativo (Ágil): Requisitos inciertos, iteraciones y entregas incrementales (ejemplo: desarrollo de IA).
Híbrido: Combina elementos predictivos y adaptativos (ejemplo: entregas modulares con iteraciones).

Gestión de Tiempo y Presupuesto

Camino Crítico

Representa el camino más largo de actividades necesarias para completar el proyecto. Una demora en una tarea crítica retrasa el proyecto. Puede haber más de un camino crítico (lo que implica más riesgo). Para reducir la duración, se deben ajustar las tareas críticas o reasignar recursos.

Presupuesto del Proyecto y Reservas

Tipos de Reservas

Reservas de Contingencia: Para riesgos conocidos pero inciertos (riesgos “conocidos-desconocidos”).
Reservas Gerenciales: Para eventos imprevistos (riesgos “desconocidos-desconocidos”).

Tipos de Gastos

CAPEX (Capital Expenditure): Inversiones en infraestructura o bienes de capital que aumentan la capacidad productiva (ej. compra de servidores, notebooks).
OPEX (Operational Expenditure): Costos operativos recurrentes (ej. licencias mensuales, mantenimiento).

Gestión de Alcance y Calidad

Alcance del Proyecto

Es la suma de todos los productos, servicios y resultados que entrega un proyecto. Se detalla en el Enunciado del Alcance (Project Scope Statement). Incluye:

Objetivos y entregables.
Supuestos y restricciones.
Criterios de aceptación y límites del proyecto.

Costos de Calidad

Se clasifican en cuatro categorías:

Prevención: Evitar defectos desde el diseño (ej.: capacitación, estándares).
Evaluación: Medir la conformidad con los requisitos (ej.: auditorías, pruebas).
Falla Interna: Defectos detectados antes de la entrega al cliente (ej.: retrabajo).
Falla Externa: Defectos detectados después de la entrega (ej.: garantías, devoluciones).

Aseguramiento de Calidad (QA) vs. Control de Calidad (QC)

Aseguramiento de Calidad (QA)

Audita requerimientos de calidad.
Garantiza la aplicación de políticas y estándares.
Busca la mejora continua de procesos.

Control de Calidad (QC)

Monitoreo y registro de resultados.
Se realiza durante todo el proyecto.
Verifica que procesos y productos cumplan los objetivos de calidad.

Roles y Responsabilidades

Matriz RACI

La Matriz RACI define los roles en cada actividad:

R (Responsible): Ejecuta la tarea.
A (Accountable): Responsable final de la correcta ejecución.
C (Consulted): Debe ser consultado antes de la decisión o acción.
I (Informed): Debe ser informado después de la decisión o acción.

Métricas y Evaluación de Desempeño (KPIs)

Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)

Son indicadores clave de desempeño que permiten evaluar el éxito del proyecto. Existen dos tipos:

Adelantados (Leading Indicators): Predicen tendencias futuras.
Rezagos o Resultados (Lagging Indicators): Miden hechos pasados.

Características de Métricas Efectivas

Para que una métrica sea efectiva, debe ser:

Específica: Define claramente qué se mide.
Medible/Significativa: Vinculada al caso de negocio y a los requisitos.
Alcanzable: Viable con los recursos y el contexto disponibles.
Relevante: Aporta valor para la toma de decisiones.
Oportuna: Debe estar disponible en el momento adecuado.