Fundamentos y Metodologías de la Dirección de Proyectos (PMBOK y Eventos)

Fundamentos de la Dirección de Proyectos

Definición de Proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Proyectos como Impulsores del Cambio

Los proyectos son impulsores del cambio si implican una transformación en la organización. Para lograrlo, deben:

  • Identificar y tener en cuenta los elementos del cambio.
  • Crear estrategias claras y potentes.
  • Ejecutar estas estrategias de forma fiable y eficaz.

PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

El PMBOK es un marco de estándares, convenciones, procesos, buenas prácticas, terminologías y directrices que se aceptan como estándares de la industria de gestión de proyectos. Hace referencia a los cinco pasos del proceso de gestión de proyectos:

Iniciar → Planificar → Ejecutar → Controlar → Cerrar.

Componentes Clave de la Metodología PMBOK

  1. Ciclo de vida de los proyectos: Fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su conclusión. Dentro del ciclo de vida de un proyecto, generalmente hay una o más fases asociadas al desarrollo del producto, servicio o resultado, a las que se les llama ciclo de vida de desarrollo.
  2. Fase del proyecto: Conjunto de actividades relacionadas de forma lógica.
  3. Punto de revisión de la fase: Se realiza al final de una fase y se compara con el Acta de Constitución del Proyecto (ACP).
  4. Proceso de la dirección de proyecto: Produce una o más salidas a partir de una o más entradas.
  5. Grupo de procesos de la dirección de proyecto: Agrupación lógica de procesos para alcanzar un objetivo específico.
  6. Área de conocimiento de la dirección de proyectos: Está definida por sus requisitos de conocimiento.

Valor y Organización de Eventos

Valor de los Eventos

Los eventos siempre han estado orientados a la creación de diferentes valores:

1. Valor Económico

Se guía por la economía anfitriona, que puede ser:

  • Social y cultural.
  • Turística.
  • Económica.
  • Desarrollo urbano.
  • Medioambiental.

2. Valor de Marca

El evento deportivo se utiliza como herramienta de marketing. Los eventos influencian positivamente la imagen de la marca y promueven la participación activa de los grupos objetivos. Están vinculados a:

  • Flow experience: Hace referencia a una sensación holística que las personas sienten cuando están totalmente involucradas en una actividad.
  • Theory of Fan Identification: Grado en el que un fan siente una conexión psicológica.
  • Fan engagement: Procesos que realiza un club deportivo para crear vínculos emocionales y duraderos con sus seguidores.

3. Valor Social

El uso de los eventos responsables de manera social, medioambiental y económica está siendo utilizado por motivos y finalidades diferentes:

  • Motivos altruistas y de conciencia social.
  • Medio estratégico de posicionamiento de la marca.

Organización de Eventos: Fases

  1. Fase preliminar.
  2. Fase de presentación de la candidatura.
  3. Fase de concesión y formación del comité organizador.
  4. Fase de planificación.
  5. Fase de ejecución de programas.
  6. Fase de realización del evento.
  7. Fase de cierre.

Documentación Inicial y Objetivos

Acta de Constitución del Proyecto (ACP)

El ACP es el proceso de desarrollo de un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto.

Funciones del ACP

  1. Establece una relación de colaboración entre la organización ejecutora y la solicitante.
  2. En caso de proyectos externos, generalmente se establece un acuerdo.
  3. El proyecto se inicia formalmente con la aprobación del ACP.
  4. Se asigna un director de proyecto.
  5. Asegura la alineación del proyecto con la estrategia y el trabajo en curso de la organización.
  6. Se inician como consecuencia de necesidades internas.

Información Implicada en el ACP (Alto Nivel)

  • Propósito del proyecto.
  • Objetivos SMART.
  • Requisitos de alto nivel.
  • La descripción de alto nivel.
  • Resumen del cronograma.
  • Recursos financieros.
  • Interesados clave.
  • Director del proyecto.
  • Nombre y nivel de autoridad del patrocinador.

Objetivos SMART

Los objetivos deben ser:

  • S (Specific/Específicos): Se han de definir de forma clara.
  • M (Measurable/Medibles): Tienen que ser cuantificables.
  • A (Achievable/Alcanzables): Tener los recursos y capacidades para conseguirlos.
  • R (Realistic/Realistas): Tienen que ser posibles y motivadores.
  • T (Timely/Temporales): Definir un marco temporal.

Plan de Gestión de los Beneficios (PGB)

Documento que describe la forma y el momento en que se entregarán los beneficios del proyecto. Incluye:

  • Beneficios.
  • Alineación estratégica.
  • Plazo para obtener los beneficios.
  • Responsable de los beneficios.
  • Métricas.
  • Supuestos.
  • Riesgos.

Plan de Gestión de Proyectos (PGP)

El PGP es el proceso de definir, preparar y coordinar todos los componentes del proyecto y consolidarlos en un plan integral para la dirección del proyecto.

Componentes del PGP (Áreas de Conocimiento)

  1. Integración: Incluye todos los procesos para identificar, definir y coordinar los diferentes procesos y actividades de la gestión de proyectos.
  2. Alcance: Planificar la gestión del alcance → Recopilar requisitos → Definir el alcance → Crear la EDT/WBS (Estructura de Desglose del Trabajo) → Validar el alcance → Controlar el alcance.
  3. Cronograma: Planificar la gestión del cronograma → Definir las actividades → Secuenciar las actividades → Calcular la duración de las actividades → Desarrollar el cronograma → Controlar el cronograma.
  4. Costos: Planificar la gestión de costos → Definir los costos → Determinar el presupuesto → Controlar los costos.
  5. Calidad: Planificar la gestión de la calidad → Gestionar la calidad → Controlar la calidad.
  6. Recursos: Planificar la gestión de recursos → Calcular recursos de las actividades.
  7. Comunicación: Tipos de comunicación → Descripción → Finalidad de la comunicación → Plazo de distribución de información → Emisor → Receptor.
  8. Riesgos: Planificar la gestión de riesgos → Identificar los riesgos → Realizar análisis cualitativo de los riesgos → Planificar respuesta a los riesgos.
  9. Adquisiciones: Bienes y servicios necesarios → Quién, cuándo y cómo → Determinar los requisitos → Identificar proveedores.

Agentes Implicados (Stakeholders)

Esta sección introduce el concepto de Agentes Implicados o Stakeholders, que son las personas u organizaciones activamente involucradas en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución o conclusión del proyecto.