Mecanismos de Control y Fiscalización en la Administración Pública: Estructura y Reporte de Gestión

I. Control Externo

Idea fuerza: Es la fiscalización que realiza un órgano ajeno a la institución evaluada para verificar la juridicidad, la probidad, la eficiencia y la eficacia del uso de recursos y de los actos administrativos.

1. Órganos y funciones principales

Contraloría General de la República (CGR)

  • Toma de Razón: Control previo y obligatorio de juridicidad sobre actos sujetos a este trámite. Sin toma de razón, el acto no nace a la vida del derecho. Hay actos exentos (según régimen de exención), pero siempre bajo legalidad y probidad.
  • Auditoría: Examina el cumplimiento normativo, el resguardo patrimonial, la ejecución financiera, la efectividad del control interno y la evidencia de respaldo.
  • Contabilidad: Lleva la Contabilidad General de la Nación y dicta e interpreta normas contables del sector público.
  • Jurisdiccional: Examina y juzga cuentas de quienes administran fondos públicos.

Consejo para la Transparencia (CPLT)

Garantiza el acceso a la información, dicta instrucciones generales y resuelve amparos; puede sancionar por infracciones a la Ley de Transparencia.

Dirección de Presupuestos (DIPRES)

Regula la formulación y ejecución presupuestaria, solicita información periódica (caja, compromisos, saldos, costos, balances), exige objetivos e indicadores, y evalúa desempeño.

Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno (CAIGG)

Asesora a Presidencia en auditoría interna, control interno y gestión de riesgos; coordina y promueve buenas prácticas (no reemplaza a las UAI).

Tribunal de Contratación Pública (TCP)

Conoce impugnaciones en compras públicas; puede suspender procesos y retrotraer licitaciones; eventualmente reconocer indemnizaciones.

2. Tipos y momentos del control

  • Preventivo: (p. ej., toma de razón de la CGR).
  • Concomitante: (seguimiento en ejecución).
  • Posterior: (auditorías, juicios de cuentas, evaluaciones).

II. Control Interno (Concepto, Rasgos y Alcances)

Definición práctica: Es un Sistema preventivo y correctivo, integral y continuo, ejecutado por toda la organización (alta dirección y funcionariado), que brinda seguridad razonable sobre el logro de objetivos, el cumplimiento normativo, la confiabilidad de la información y la protección de recursos.

1. Características clave

  • Integral y continuo: Está embebido en los procesos, no es un evento aislado.
  • Responsabilidad de todos: Trasciende manuales; depende de conductas y decisiones en cada nivel.
  • Enfoque en riesgos: Identifica, evalúa y trata riesgos que amenazan los objetivos.
  • Seguridad razonable: Reconoce limitaciones (errores humanos, colusión, cambios del entorno).

2. Objetivos del control interno

  • Operaciones ordenadas, éticas, económicas, eficientes y eficaces.
  • Cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas.
  • Protección de recursos e información.
  • Rendición de cuentas y mejora continua.

3. Niveles donde opera

  • Estratégico: (dirección superior).
  • De gestión/administrativo: (jefaturas, coordinación, recursos).
  • Operativo/de tareas: (procedimientos y controles específicos).

4. Marco de referencia típico

Componentes estilo COSO: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información/comunicación y monitoreo.

5. Distinto de auditoría

  • Control de Gestión: Proactivo, continuo, orientado a resultados y decisiones.
  • Auditoría: Independiente, periódica, de verificación (cumplimiento, finanzas, desempeño) sobre información histórica.

III. Instrumentos de Control Interno

Conexión DIPRES: Todos estos instrumentos conversan con la formulación y evaluación del desempeño institucional.

1. Evaluación de desempeño individual

Aplica a todo el personal (incluida contrata); se clasifica en listas:

  • Lista 1: Distinción
  • Lista 2: Buena
  • Lista 3: Condicional
  • Lista 4: Eliminación

Consecuencias: Lista 4 o dos años en Lista 3 implican el retiro del servicio (según estatuto).

2. Convenio de Desempeño de Alta Dirección Pública (ADP)

Directivos suscriben convenios con metas e indicadores; responden por gestión eficaz y eficiente alineada a políticas.

3. Definiciones estratégicas (A1) e Indicadores/Metas (H)

  • A1: Misión, objetivos y productos (bienes/servicios que habilitan la misión).
  • H: Indicadores y metas comprometidos para el año siguiente.

Criterios: Coherencia con la misión, resultados evaluables y factibles (pensar en criterios SMART).

4. Programas de Mejoramiento de la Gestión (PMG)

Instrumento con incentivo remuneracional:

  • ≥90% de cumplimiento: 7,6%.
  • 75–89% de cumplimiento: 3,8%.

Etapas: Formulación → Implementación → Evaluación (con validación técnica).

5. Balance de Gestión Integral (BGI)

Informe anual obligatorio: Cuenta operativa y económica, con cumplimiento de objetivos, tareas y metas (bajo instrucciones ministeriales).

6. Convenio de Desempeño Colectivo (CDC)

Debe contener:

  • Equipos/unidades.
  • Metas, indicadores y ponderadores.
  • Evaluación, plazos y mecanismos de control.

Formalización: Por resolución o decreto dentro de 10 días desde su suscripción.

Incentivo típico: 8% (≥90%) o 4% (75–89%), según régimen indicado.

IV. Construcción del Informe de Control de Gestión

Objetivo: Transformar planificación y datos en decisiones a través de indicadores claros y un reporte entendible.

1. Antes de partir

  • Planificación estratégica (A1/H): Alinear objetivos, productos, indicadores y metas.
  • Análisis de procesos: Diagrama de flujo, roles y controles para detectar qué medir y dónde.

2. Los 5 pasos del informe

  1. Definir objetivos y destinatario del informe: (Qué decisiones habilita; nivel ejecutivo, gestión o equipo).
  2. Recopilar datos: Identificar fuentes y asegurar la calidad (exactitud, consistencia, completitud, actualidad, precisión).
  3. Analizar datos:
    • Descriptivo: (Qué pasó)
    • Diagnóstico: (Por qué pasó)
    • Predictivo: (Qué podría pasar)
    • Prescriptivo: (Qué hacer)
  4. Generar indicadores (KPI): Definir categoría (eficiencia, eficacia, productividad, calidad, financieros, impacto, ejecución, carga de trabajo), fórmula, unidad, frecuencia, responsable y umbrales.
  5. Elaborar y validar el informe: Definir formato (Word, Excel, PPT, BI), periodicidad (mensual, trimestral), y revisión de consistencias.

3. Semáforos y criterios comunes

Ejecución: % = (Ejecución / Presupuesto Ley o Programación) × 100.

  • <90%: Atrasado
  • 90–110%: En Plazo
  • >110%: Adelantado

Mantener el estándar visual en todo el informe (colores y umbrales coherentes).

4. Recomendaciones de diseño

  • Simplicidad: (Lectura en 10–30 segundos): pocos KPIs críticos por objetivo.
  • Jerarquía: Portada con “¿Cómo vamos y en qué vamos?” más desarrollo por objetivo o perspectiva (Ciudadanía, Procesos, Personas, Recursos).
  • Anexo técnico: Incluir fichas de KPI (trazabilidad).
  • Validación previa con responsables de datos.