Diagnóstico de Necesidades Formativas: Fases, Tipologías y Detección en la Empresa

1. Etapa del Plan de Formación

Esta fase se centra en la evaluación de la empresa, la cual debe incluir:

  • Análisis Interno: Evaluación de los aspectos económicos y organizacionales de la empresa.
  • Análisis Externo: Estudio de los aspectos políticos, laborales, sociales, etc., del entorno.

Además, es de gran ayuda la planificación de la formación mediante un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades).

2. Necesidad Formativa (NF)

Una Necesidad Formativa se define como cualquier déficit observable de competencias que impide a la empresa alcanzar sus objetivos. Estas necesidades se manifiestan cuando el personal no desempeña o no podría desempeñar las funciones o tareas asignadas con la calidad requerida, o cuando carece de los conocimientos necesarios.

Orígenes de las Necesidades Formativas (NF)

Las NF pueden surgir por diversas causas:

  1. Discrepancias:
    • En el ámbito de la organización: Diferencias entre los resultados empresariales alcanzados y los que serían o se desearían alcanzar.
    • En el ámbito personal: Ejecución insatisfactoria de las tareas asignadas al personal.
  2. Cambios:
    • En el ámbito externo y global: Modificaciones en el mercado donde opera la empresa (ej. cambios en la demanda, gustos de los clientes).
    • En el ámbito interno: Implementación de nuevas estrategias para adaptarse al entorno, como la introducción previsible de nuevos productos y servicios.
  3. Incorporación de nuevas tareas a un puesto de trabajo: Principalmente en casos de alargamiento y enriquecimiento de los puestos.

Tipologías de Necesidades Formativas

1. Según el Momento de Vida Laboral

  • A. De Incorporación/Introducción: Información necesaria para conocer todo sobre la empresa a la que se ingresa y el trabajo asignado (turnos, salarios).
  • B. De Vida del Individuo en la Empresa: Orientadas al perfeccionamiento en el trabajo, mantenimiento de competencias y reciclaje profesional.
  • C. Para Jubilación: Preparación para los cambios que afrontan los trabajadores próximos a retirarse.
  • D. Para Expatriación: Adquisición de conocimientos de idiomas y cultura del destino.

2. Según el Contenido

  • A) Conocimientos: Técnicas y conceptos que deben saberse para el puesto.
  • B) Habilidades: El saber hacer necesario para desempeñar las funciones, que se basan en conocimientos. Se subdividen en:
    • Motoras o físicas.
    • Cognitivas o mentales.
    • Interpersonales (para interactuar con otras personas).
  • C) Actitudes.

3. Vista Estratégica

  • A) Reactivas: Surgen cuando en las empresas existen necesidades de formación actuales y ciertas, deducidas de la observación de problemas concretos, específicamente problemas de productividad derivados de la falta de conocimientos de quienes ocupan un puesto determinado.
  • B) Proactivas: Se anticipan al futuro y responden a sus exigencias antes de que se manifiesten los problemas.

4. Ámbito Funcional

  • A) Vertical: Necesidades enfocadas en cubrir aspectos de una tarea específica o de un grupo de tareas muy relacionadas.
  • B) Horizontal: Resuelven deficiencias de competencias en diversos puestos de trabajo, los cuales no tienen por qué estar relacionados entre sí.

Cómo Detectar una Necesidad Formativa

La detección se realiza mediante el análisis de la organización, el análisis de las operaciones y el análisis de las personas que forman parte de ella.

Proceso Formal de Detección de NF

Este proceso se estructura en tres niveles:

  1. Análisis de Organización:

    Se realiza el análisis interno y externo de la empresa. La información obtenida ofrece una visión completa de problemas, fortalezas y debilidades.

  2. Análisis de Operaciones:

    Recogida sistemática y ordenada de datos de cada puesto de trabajo. En cada puesto, se identifican los métodos de realización de tareas y sus condiciones físicas de seguridad, estrés, etc.

  3. Análisis de las Personas:

    Se comprueba cómo hacen el trabajo, identificando conocimientos, capacidades, habilidades y actitudes que poseen. Con toda esta información se establece un perfil de competencias del empleado.

Proceso Informal de Detección de NF

Ocurre cuando las empresas se basan en indicadores concretos, como problemas inmediatos de la empresa, proyectos específicos, o cambios estratégicos o de inversión. Todo lo que no siga el proceso formal (por ejemplo, la simple observación) se considera un método informal.

Secuencia en la Detección: De Documentos a Observación

¿Por qué se empieza por el análisis de documentos y registros y se acaba por el método no observacional?

Se comienza con el análisis documental porque arroja datos y problemas actuales de la empresa que permiten determinar qué acciones formativas son necesarias realizar. Se termina con la observación y métodos no observacionales con el fin de determinar con precisión qué tipo de acción formativa necesita cada trabajador.

Técnicas No Observacionales

  • A) Autodescripción de Puestos: El propio empleado describe su perfil de puesto, especificando niveles de dificultad e importancia e indicando los conocimientos necesarios.
  • B) Agenda de Trabajo: Un diario organizado para que cada trabajador registre las actividades que componen su trabajo y los detalles de dichas actividades en hojas elaboradas por el investigador.