Auditoría Administrativa: Metodología y Técnicas de Recolección de Información

Proceso de la Auditoría Administrativa

La metodología que utilizaremos comprende cinco etapas:

Planeación
Instrumentación
Examen
Informe
Seguimiento

Etapa de Instrumentación: Aspectos Clave

Recopilación de la información
Técnicas de recolección de información
Papeles de trabajo
Evidencias
Marcas de auditoría
Supervisión del trabajo

Esta etapa es crucial en una auditoría y se centra en recopilar información de forma organizada y precisa. Aquí se destacan los siguientes puntos:

Selección de técnicas de recolección de datos: Se eligen métodos específicos para recolectar la información necesaria. Estos métodos deben adaptarse a la situación y objetivos de la auditoría para garantizar que los datos sean relevantes y útiles.
Elección de instrumentos de medición: Se seleccionan las herramientas o instrumentos necesarios (como cuestionarios, listas de verificación, etc.) que ayudarán a medir y registrar la información de manera confiable.
Manejo de papeles de trabajo y evidencia: Es fundamental documentar todo lo que se encuentra durante la auditoría. Esto permite que la información pueda ser examinada objetivamente y evita errores en la interpretación.
Supervisión y coordinación: La supervisión ayuda a que el equipo de auditoría trabaje de forma coordinada y eficaz. Se asegura de que cada quien esté siguiendo el plan y los procedimientos correctos.

Al final, el objetivo es recopilar evidencia de los hallazgos de manera precisa para evitar errores que puedan causar malentendidos, retrasos o incluso la suspensión de la auditoría. Además, se deben filtrar los datos para enfocarse en la información que realmente es relevante según el objetivo de la auditoría.

Técnicas de Recolección de Información en la Auditoría

Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna o una combinación de las siguientes técnicas:

Investigación documental
Acceso a redes de información
Observación directa
Entrevista
Cuestionarios
Cédulas

Descripción de las Técnicas

Investigación documental: Consiste en la recopilación y análisis de documentos relacionados con la empresa. Estos documentos, como cartas, contratos y registros, son fundamentales para los auditores al evaluar operaciones y transacciones realizadas.
Acceso a redes de información: Las redes (Intranet y Extranet) permiten a los auditores acceder a información sobre clientes, socios y empleados, facilitando un intercambio de datos eficiente y una relación interactiva con el entorno de la empresa.
Observación directa: Mediante la observación directa, el auditor verifica documentos y examina las áreas de trabajo, permitiéndole conocer de primera mano las condiciones laborales y el clima organizacional.
Entrevista:
- Es una técnica en la que el auditor dialoga directamente con los empleados para obtener información precisa y observar actitudes y comportamientos.
- Recomendaciones para una entrevista efectiva: Preparar una guía de preguntas, definir áreas a auditar, agendar la cita con antelación, mantener un enfoque relajado y usar preguntas abiertas.
- Ventajas: La entrevista permite al auditor captar información valiosa y a menudo no evidente en documentos.
Cuestionarios: Son conjuntos de preguntas estructuradas que permiten obtener información uniforme sobre diferentes áreas. Los cuestionarios aseguran una evaluación sistemática de la empresa, facilitando la comparación entre áreas.
Cédulas:
- Son herramientas para ordenar y sistematizar la información, simplificando la administración de datos.
- Ventajas: Facilitan la detección de supuestos y permiten una interacción fluida con el entrevistado. También simplifican la administración y comparación de conceptos técnicos y de desempeño.
Papeles de trabajo: Estos documentos respaldan las observaciones, análisis y conclusiones del auditor. Son registros de evidencia de todas las transacciones revisadas y deben ser claros y ordenados.
Evidencia de auditoría:
- Tipos de evidencia: Documental (a partir de documentos oficiales), Física (por inspección), Testimonial (declaraciones durante entrevistas) y Analítica (a partir de cálculos y análisis de información).
- Requisitos de la evidencia: La evidencia debe ser suficiente, competente, relevante y pertinente para sustentar los hallazgos y conclusiones.
Supervisión del trabajo: La supervisión asegura que los auditores sigan el programa establecido y mantengan la calidad del trabajo. Incluye una revisión continua del trabajo y aclaración de dudas, control del tiempo y revisión minuciosa de los papeles de trabajo.

Este enfoque estructurado facilita la recopilación de datos y asegura que los resultados de la auditoría sean confiables, completos y representativos de la situación real de la organización.

Cédulas como Herramientas de Diagnóstico en la Auditoría

Cédula de análisis documental
Cédula para la detección y registro de hallazgos y evidencias
Cédula para registro de aspectos relevantes
Cédula para la captación de causas y efectos

Tipos de Cédulas y su Aplicación

Cédula de análisis documental: Es un instrumento que se emplea para registrar y organizar la información relevante extraída de documentos. Esta cédula permite sistematizar los datos de los textos consultados, destacando puntos clave, citas, ideas principales y cualquier información pertinente para el análisis del tema.
Cédula para la detección y registro de hallazgos y evidencias: Su propósito es identificar y registrar los hallazgos significativos y las evidencias que surjan durante el proceso de investigación. Se enfoca en documentar hechos, datos o resultados observados, con el fin de respaldar las conclusiones del estudio.
Cédula para registro de aspectos relevantes: Esta cédula se utiliza para anotar los aspectos clave que son fundamentales para el desarrollo del análisis o la investigación. A través de ella, se recogen elementos importantes que pueden ser cruciales para el desarrollo de la hipótesis o el análisis detallado del tema en estudio.
Cédula para la captación de causas y efectos: Esta cédula está diseñada para identificar y registrar las causas de un fenómeno o situación, así como sus efectos. Permite establecer relaciones causales entre diferentes factores dentro del proceso investigativo, ayudando a entender cómo una causa puede generar efectos específicos en el contexto estudiado.