Capacitación y Desarrollo Profesional: Proceso de Mejora Continua
Capacitación y Desarrollo: Proceso de Mejora Continua
La capacitación y el desarrollo son procesos con los cuales se pretende que el empleado adquiera información y habilidades, además de conocimientos sobre la organización y sus metas.
La capacitación ayuda a los empleados a hacer mejor su trabajo.
El desarrollo prepara a los individuos para el futuro. Se centra en el aprendizaje y el crecimiento personal.
Inducción y Socialización Laboral
La socialización ocurre cuando un empleado nuevo aprende las normas, valores, procedimientos de trabajo, pautas de conducta y códigos de vestuario que se esperan en la organización.
La socialización laboral es “un proceso mediante el cual el individuo llega a apreciar los valores, las competencias, los comportamientos esperados, los conocimientos sociales que son esenciales para asumir un determinado rol laboral, y las actitudes precisas para participar como miembro en las actividades de una organización”.
La inducción debe incluir:
- Los valores de la organización, misión, visión y objetivos.
- Políticas, horarios laborales, días de descanso, días de pago, prestaciones.
- Historia de la empresa, servicios al personal.
- Calidad, servicio al cliente y trabajo en equipo.
- Visita a instalaciones.
- Programas especiales.
- Servicio de medicina preventiva, entre otros puntos.
Beneficios de implementar un proceso de inducción:
- Cuanta más información previa tengan los nuevos colaboradores en relación con la organización, tanto más fácil será el proceso de socialización.
- Cuanto más se involucre a los nuevos colaboradores en las actividades que van a realizar en la organización, más fácil será su integración y mayores serán su compromiso y su rendimiento.
Responsabilidades del programa de inducción:
Departamento de Personal
- Elaborar el programa.
- Elaborar el manual de bienvenida.
- Impartir los aspectos generales de la inducción.
- Bienvenida.
- La empresa.
- Productos de la empresa.
- Proceso.
- Relaciones de trabajo.
Supervisor
- Presentarlo con el personal de su departamento.
- Descripción del trabajo, deberes y normas.
- Uso de equipo y herramientas.
- Seguridad industrial en su puesto.
¿Cómo se clasifican los programas de inducción?
FORMALES: Son los de interés general, relevantes para todos o casi todos los empleados y los de interés específico dirigido en especial a los trabajadores de determinados puestos o departamentos.
INFORMALES: Puede ser un grupo de iniciación o una persona del propio departamento asignado para esta labor. Es él quien efectúa las presentaciones de las personas directamente relacionadas con el puesto y presentación de los compañeros de trabajo. Al participar un supervisor de área y un representante del departamento de Recursos Humanos se alcanza una eficacia en el programa de inducción.
Conceptos Clave: Capacitación, Adiestramiento y Desarrollo
La Capacitación significa la preparación de la persona en el cargo.
Es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito es preparar, desarrollar e integrar los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno.
El Adiestramiento es enseñar, instruir, guiar o encaminar a un trabajador para que pueda superarse y desarrollarse dentro de la empresa.
El Desarrollo se refiere a la educación que recibe una persona para el crecimiento profesional a fin de estimular la efectividad en el cargo.
Tiene objetivos a largo plazo y generalmente busca desarrollar actitudes relacionadas con una determinada filosofía que la empresa quiere desarrollar.
Diferencia entre Capacitación y Adiestramiento
El adiestramiento busca que el individuo adquiera lo más rápido posible las habilidades necesarias para realizar sus tareas, mediante un entrenamiento práctico y sin profundizar en los aspectos teóricos. Esta es la forma más elemental de lograr que un individuo realice determinadas acciones.
La capacitación consiste en instruir a la persona proporcionándole toda la información teórico-práctica que le permita manejar conceptos, mejorar sus aptitudes y actitudes elevando su nivel general de conocimientos.
Beneficios de la Capacitación
Para la organización:
- Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.
- Eleva la moral de la fuerza de trabajo.
- Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organización.
- Mejora la relación jefes-subordinados.
Para el personal:
- Ayuda a la persona en la solución de problemas y en la toma de decisiones.
- Aumenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo.
- Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas.
Pasos del Proceso de Capacitación
1. Determinación de las necesidades de capacitación
Detectar las necesidades de capacitación permite que la empresa no corra el riesgo de equivocarse al ofrecer una capacitación inadecuada, lo cual redundaría en gastos innecesarios.
Tipos de Análisis:
- Análisis Organizacional: Es aquel que examina a toda la compañía para determinar en qué área, sección o departamento, se debe llevar a cabo la capacitación. Se debe tomar en cuenta las metas y los planes estratégicos de la organización, así como los resultados de la planeación en recursos humanos.
- Análisis de Tareas: Se analiza la importancia y rendimiento de las tareas del personal que va a incorporarse en las capacitaciones.
- Análisis de la Persona: Dirigida a los empleados en forma individual. En este análisis se debe comparar el desempeño del empleado con las normas establecidas en la empresa y esta información es obtenida a través de una encuesta.
Medios para la determinación de las necesidades de capacitación:
- Evaluación de desempeño: Mediante la evaluación de desempeño es posible descubrir no sólo a los empleados que vienen efectuando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino también averiguar qué sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables del entrenamiento.
- Observación: Debe ser realizada en el sitio de trabajo y permite verificar donde hay evidencia de trabajo ineficiente, tales como excesivo daño de equipos, atraso con relación al cronograma, pérdida excesiva de materia prima, número acentuado de problemas disciplinarios, alto índice de ausentismo, entre otros.
- Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación proporcionan evidencias sobre las necesidades de entrenamiento.
Principales medios para verificar la necesidad de capacitación:
- Reuniones interdepartamentales: Discusiones entre los diferentes departamentos acerca de asuntos concernientes a objetivos empresariales, problemas operacionales, planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos.
- Examen de empleados: Prueba de conocimiento del trabajo de los empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas.
- Modificación de trabajo: Siempre que se introduzcan modificaciones totales o parciales de la rutina de trabajo, se hace necesario el entrenamiento previo de los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo.
Indicadores de la necesidad de capacitación:
- Indicadores a priori: Son los eventos que provocarán futuras necesidades de capacitación fácilmente previsibles.
- Expansión de la empresa y admisión de nuevos empleados.
- Reducción del número de empleados.
- Cambio de métodos y procesos de trabajo.
- Sustituciones o movimiento de personal.
- Indicadores a posteriori: Son los problemas provocados por las necesidades de capacitación no atendidas. Por lo general, están relacionadas con la producción o con el personal y sirve como diagnóstico de capacitación.
- Problemas de producción:
- Calidad inadecuada de la producción.
- Baja productividad.
- Averías frecuentes en equipos e instalaciones.
- Problemas de personal:
- Relaciones deficientes entre el personal.
- Número excesivo de quejas.
- Poco o ningún interés por el trabajo.
- Problemas de producción:
2. Planeación de la capacitación
La programación de la capacitación exige una planeación que incluye lo siguiente:
- Enfoque de una necesidad específica cada vez.
- Definición clara del objetivo de la capacitación.
- Definición de los recursos necesarios para la implementación de la capacitación, como tipo de entrenador o instructor, recursos audiovisuales, máquinas, equipos o herramientas necesarias, materiales, manuales, entre otros.
- Definición de la población objetivo, es decir, el personal que va a ser capacitado, considerando:
- Número de personas.
- Disponibilidad de tiempo.
Técnicas de Capacitación
a) Técnicas aplicadas en el sitio de trabajo:
- Capacitación en el puesto: Contempla que una persona aprenda una responsabilidad mediante su desempeño real. Ofrece varias ventajas, tales como que es relativamente económica, los trabajadores en capacitación aprenden al tiempo que producen y no hay necesidad de instalaciones costosas fuera del trabajo como salones o dispositivos de aprendizaje programados.
- Rotación de puestos: Con el fin de proporcionar a los empleados, experiencia en varios puestos, se utiliza la rotación del personal de una a otra función.
- Relación experto-aprendiz: En las técnicas de capacitación que utilizan una relación entre un maestro y un aprendiz se aprecian claras ventajas en la retroalimentación que se obtiene prácticamente de inmediato.
b) Técnicas aplicadas fuera del sitio de trabajo:
- Conferencias, videos y películas, audiovisuales y similares: Estas técnicas no requieren de una participación activa del trabajador, economizan tiempo y recursos.
- Simulación de condiciones reales por computadoras: Consiste en la simulación de instalaciones de operación real, donde el trabajador va a aprender de manera práctica su puesto de trabajo.
- Lectura, estudios individuales, instrucción programada: Se refiere a cursos basados en lecturas, grabaciones, fascículos de instrucción programada y ciertos programas de computadoras.
- Capacitación en laboratorio (sensibilización): Constituye una modalidad de la capacitación en grupo.
3. Ejecución del programa de capacitación
- Adecuación del programa de entrenamiento a las necesidades de la organización. La decisión de establecer determinados programas de entrenamiento debe depender de la necesidad de preparar determinados empleados o mejorar el nivel de los empleados disponibles.
- La calidad del material del entrenamiento presentado. El material de enseñanza debe ser planeado de manera cuidadosa, con el fin de facilitar la ejecución del entrenamiento.
- La cooperación de los jefes y dirigentes de la empresa. El entrenamiento debe hacerse con todo el personal de la empresa, en todos los niveles y funciones.
- La calidad y preparación de los instructores. El éxito de la ejecución dependerá del interés, del esfuerzo y del entrenamiento de los instructores.
4. Evaluación de los resultados de la capacitación
La Evaluación es un proceso que debe realizarse en distintos momentos, desde el inicio de un Programa de Capacitación, durante y al finalizar dicho programa.
- Evaluación de los procesos: La cual examina los procedimientos y las tareas implicadas en la ejecución de un programa o de una intervención.
- Evaluación de los impactos: Es más cabal y se centra en los resultados de largo alcance del Programa o en los cambios o mejoras al estado de la actividad.
- Evaluación de los resultados: Se usa para obtener datos descriptivos en un proyecto o programa y para documentar los resultados a corto plazo.