Claves para la Organización Exitosa de Eventos Deportivos y Competiciones

Aspectos Clave en la Organización de Competiciones Deportivas

El esquema organizativo de cualquier evento vendrá dado por los objetivos que deseemos alcanzar. Es fundamental tener en cuenta que todos los eventos son diferentes entre sí, requiriendo una planificación adaptada a sus particularidades.

Objetivos de la Competición

La definición clara de objetivos es el primer paso para una organización exitosa.

• Objetivos Generales

  Debemos saber qué es lo que queremos conseguir. Es la finalidad última del evento.

• Objetivos de Participación

  Es crucial fijar metas de participación, planteándonos a cuánta gente queremos involucrar en la competición.

• Objetivos Económicos

  Se refieren al soporte financiero necesario para sufragar la celebración del evento.

Recursos Necesarios para el Evento

Entendemos por recursos todos los medios, humanos y materiales, necesarios para realizar el evento que hemos programado. Son importantes tanto los unos como los otros, ya que la falta de alguno puede poner en peligro la posibilidad de una realización exitosa del evento.

Recursos Humanos (RRHH)

• Responsables de Organización

  Son los encargados de coordinar el acto desde su gestación hasta su desarrollo y finalización, velando por el cumplimiento de la planificación.

• Equipo de Organización

  Forman parte de él las personas necesarias para coordinar cada uno de los aspectos que conforman el evento.

• Técnicos y Colaboradores

  Son los responsables de que los participantes disfruten con la actividad. Deben ser elegidos en función del alcance del evento.

• Servicios Médicos

  Deben estar dimensionados según la participación estimada y el riesgo que la actividad implique. Hay que tener en cuenta la necesidad de contar con medios de evacuación y puntos de asistencia.

• Servicio de Seguridad

  Se utilizan en grandes eventos. Habitualmente no es necesario para competiciones de menor escala.

Recursos Materiales

• Instalaciones

  Es fundamental saber con qué instalaciones contamos a la hora de organizar un evento deportivo. Hay que considerar tanto el tipo de instalación que necesitamos como las horas de utilización. Es recomendable que haya gradas. Se deben reforzar los medios con que cuenta la instalación, especialmente la señalización, vestuarios y sistemas de acceso.

  Es importante tener siempre una instalación alternativa por si, por diferentes causas, no podemos utilizar aquella en la que hemos planificado la actividad. Es también importante no saturar los horarios, ya que cualquier retraso en las actividades va a producir una alteración de las actividades posteriores a realizar.

  Hay que contar con los espacios útiles que existen en cada instalación; además de las canchas de juego, hay que contar con vestuarios suficientes para todos los participantes, con duchas que reúnan las condiciones higiénicas adecuadas y con agua caliente, e incluso con la posibilidad de contar con un lugar para un posterior refrigerio o sitio donde reunirse para charlar y tomar un refresco.

  Hay que prever el material que es necesario para realizar las actividades programadas, ya que una imprevisión en este punto puede llevarnos al fracaso de la actividad. Es crucial dejar claras las normas de utilización de las instalaciones, especificando cuáles son las cosas que no se pueden hacer dentro de la instalación porque pueden ser peligrosas para la integridad física de los participantes.

• Equipos

  En ellos incluimos aquellos equipos auxiliares que nos pueden facilitar diversas tareas, como son la iluminación, la música, etc. Para asegurar su correcto funcionamiento, es recomendable recurrir a empresas especializadas.

• Seguros

  Es importante tener un seguro médico o de accidentes para los participantes.

• Avituallamiento

  Es fundamental el aporte de líquidos. El lugar de avituallamiento debe estar en un lugar accesible a los participantes, que existan contenedores para los recipientes una vez utilizados y personal que se encargue de los mismos.

• Publicidad y Patrocinadores (Sponsors)

  La publicidad será necesaria para obtener el éxito que deseamos. Debe presentarse con antelación, para que no caiga en el olvido. Debe ser clara y concisa. Es recomendable utilizar todos los medios de comunicación posibles, haciendo especial hincapié en aquellos del ámbito geográfico o temático en el que se plantea el evento.

  Si tenemos algún patrocinador, su logotipo o nombre deben figurar en toda la publicidad que realicemos.

Estructura del Evento

• Programa de la Actividad

  En él debe figurar la descripción de la actividad. El calendario nos va a marcar cuál es el tipo de competición o evento que vamos a organizar. No solo hemos de pensar en las fechas en las que vamos a organizar cada jornada, sino también en los horarios en los que se celebran. Habrá que tener en cuenta las particularidades de los grupos a los que va encaminada la competición y cuáles son los horarios que les son más favorables para la práctica de la actividad física.

• Inscripciones

  Son aconsejables para la organización, incluso si el evento es gratuito. En algunos casos, es positivo fijar una cuota mínima de inscripción, ya que hace que quien se inscriba se tome más en serio la actividad y no abandone.

• Premios y Regalos

  Su importancia depende del evento; sin embargo, los regalos siempre motivan. Es interesante que sean los patrocinadores los que faciliten los diferentes trofeos o regalos.

Árbitros o Jueces

Hay que contar con suficientes árbitros o jueces para el correcto desarrollo de la competición. Además de la cualificación que requieren, será importante que sean un poco “psicólogos”, ya que no es lo mismo una competición de equipos federados que una entre grupos de amigos.

Reglamento de la Competición

Es fundamental que las normas de la competición estén muy claras y sean conocidas y aceptadas por todos los participantes. No es suficiente con que todos ellos conozcan el reglamento, sino también el régimen disciplinario que se va a aplicar en la competición.

Es importante que exista un comité o persona encargada de estos temas, ya que pueden surgir discusiones o dilemas en la aplicación del régimen disciplinario en una competición. Deben ser personas independientes y ajenas a los participantes, aunque, a veces, este último punto es difícil de cumplir.

Actos Protocolarios en Eventos Deportivos

El protocolo se refiere al conjunto de normas y reglas establecidas para ceremonias y eventos, siendo “ceremonial” un sinónimo. En definitiva, los actos protocolarios abarcan todas aquellas muestras de cortesía y formalidad dirigidas tanto a los participantes como a los espectadores. Los actos protocolarios varían significativamente según el tipo de evento.

Genéricamente, podemos dividir los actos protocolarios en:

• Antes del evento
• Durante el evento
• Tras el evento

Protocolo Antes del Evento

Esquemáticamente, se refieren a todas aquellas actividades organizadas para los participantes con el fin de agasajarlos y ofrecerles una bienvenida adecuada. En todos los casos, lo más habitual suele ser:

• Recepción a la llegada del medio de transporte.
• Asignación de un intérprete.
• Asignación de un medio de transporte desde la terminal de viaje al alojamiento previsto.
• Asignación de alojamiento y manutención.
• Reunión técnica con directivos y delegados, donde se detallarán los programas de competición y la normativa, tanto general como específica.

Otras situaciones comunes incluyen:

• Recepción por parte de autoridades políticas o dirigentes de la ciudad.
• Vino de honor.
• Cena o comida de bienvenida o de hermanamiento.
• Visita cultural a puntos emblemáticos del país, región o ciudad.
• Entrega de regalos conmemorativos del evento.

Protocolo Durante el Evento

Aunque varían según el tipo de evento, suelen incluir lo siguiente:

• Facilitación del transporte desde el alojamiento.
• Facilitación de entrenamiento en las instalaciones de competición, en horarios similares a los del evento, para la adaptación a las condiciones del terreno.
• Facilitación de acreditación y documentación informativa (horarios, etc.).
• Adecuación de un palco para VIPs y personalidades.
• Facilitación del trabajo de técnicos y profesionales de la información.
• Obtención de banderas e himnos nacionales, regionales o locales.
• Ceremonia inaugural.
• Juramento deportivo.
• Desfile de participantes.
• La propia competición.
• Control antidopaje.
• Acto de entrega de trofeos y premios.

Protocolo Tras el Evento

Se trata de despedir a los asistentes con el debido decoro. Suele incluir:

• Clausura del evento.
• Despedida final.
• Facilitación de transporte hasta los puntos de partida para el regreso a sus respectivos países.