Comunicación e Información Empresarial: Elementos, Sistemas y Estrategias

La Información y la Comunicación en la Empresa

El Valor de la Información

La sociedad evoluciona hacia un estado de desarrollo donde la información y el conocimiento adquieren una importancia creciente. La empresa es una institución cuya razón de ser está condicionada por la cantidad y calidad de la información que disponga sobre los mercados. Los avances hacia una sociedad de la información y el conocimiento se manifiestan en cambios en los límites, el gobierno y la base competitiva de las empresas.

Sistemas de Gestión de la Información

¿Para qué se necesita la información?

  • Tomar decisiones.
  • Controlar operaciones.
  • Realizar estimaciones.
  • Almacenar información.
  • Transformarla en conocimientos.
  • Conocer el estado del entorno.
  • Mejorar la productividad.

El sistema de información es el conjunto de elementos que interactúan para procesar información y así obtener información elaborada y acorde en función de los objetivos empresariales:

  • Recoger datos internos y externos.
  • Procesar datos.
  • Transformar datos y filtrar información valiosa.
  • Proporcionar datos útiles para los sujetos decisores.

Elementos de un Sistema de Información:

  • Información y datos: Materia prima con la que se trabaja.
  • Usuarios: Necesitan el sistema para desarrollar sus funciones y responsabilidades.
  • Elementos de soporte: Permiten recoger, elaborar, difundir, contener y almacenar información.
  • Retroalimentación: Evaluación de la información por parte de los usuarios.

Principales Subsistemas de Información en la Empresa:

  • Contabilidad.
  • Personal.
  • Flujo de materiales.
  • Información.
  • I+D.
  • Presupuestos de ventas.

Elementos del Proceso de Comunicación

El proceso de comunicación es aquel por el cual una fuente de información (A) busca influir sobre un receptor de información (B), de manera que provoque en este la aparición de actos o sentimientos que permitan una regulación de las actividades de B o del grupo al que pertenecen A y B. Todo mensaje pretende influir en el comportamiento actual o futuro del receptor. La comunicación es un proceso de transmisión de la información inherente al funcionamiento de las organizaciones.

Elementos de la Comunicación:

  • Emisor (fuente).
  • Codificación (traducir la información a un lenguaje).
  • Mensaje (forma material en que se codifica la información).
  • Canal (medio de transmisión).
  • Decodificación (proceso para interpretar la información).
  • Receptor (persona que recibe el mensaje).
  • Ruido (factor perturbador de la comunicación).
  • Retroalimentación (revisión del proceso de comunicación).

Etapas de un Proceso de Comunicación:

  • Desarrollo de la idea que se desea transmitir.
  • Codificación de la idea.
  • Transmisión del mensaje.
  • Recepción del mensaje por parte del receptor.
  • Decodificación del mensaje para su comprensión.
  • Utilización del mensaje.
  • Retroalimentación.

Medios y Flujos de Información

Tipos de Comunicación:

  • Comunicación formal e informal.
  • Oral: Rápida, económica, mayor participación.
  • No verbal: Expresiones faciales y gestos corporales.
  • Escrita: Permite un mayor volumen de información, mayor tiempo de disposición de la información.
  • Comunicación descendente, ascendente y cruzada (flujos horizontales y diagonales).
  • Externa operativa: Para el desenvolvimiento diario de la actividad.
  • Estratégica: Obtención de información relevante para la posición competitiva.
  • De notoriedad: Muestra a la empresa como institución.

Dificultades y Barreras Comunicativas:

  • De organización: Características del canal empleado, fundamentalmente su longitud.
  • Semánticas: Proceden del sistema de cifrado y descifrado del mensaje.
  • De actitud y conducta: Discrepancias entre las actitudes del emisor y del receptor, mal funcionamiento del modelo de relaciones, diferencias en la interpretación de la finalidad del mensaje.
  • Físicas.
  • De percepción (física, intelectual, psicológica).
  • Filtrado: Manipulación deliberada de la información; a mayor número de niveles jerárquicos, mayor posibilidad de filtrados.
  • Sobrecarga de información: Capacidad finita para procesar información, lo que lleva a descartar, ignorar u olvidarla.
  • Miedo a la información: Se evitan situaciones para ejercer la comunicación; se recurre a memorandos, faxes, correos electrónicos.

Tipos de Redes de Información:

  • Descendente: Orden verbal, revista, tablón de anuncios, correos electrónicos, etc.
  • Ascendente: Grupo de trabajo, círculos de calidad, buzón de sugerencias, etc.

El Control de la Información:

Para comprobar si la información ha sido recibida y aplicada, es necesario ejercer algún control para verificar que ha cumplido su función. Recomendaciones:

  • Utilizar un lenguaje claro.
  • Utilizar la expresión corporal.
  • Estructurar el mensaje.
  • Conocer al receptor y sus características.
  • Apoyarse en la retroalimentación.

Plan de Comunicación Interna

Evolución de la Comunicación en la Empresa:

  • Principios del siglo XX: Red de personas, comunicación vertical, minimizar vínculos y nudos, información general, fabricación en cadena.
  • Finales de los años 60: Red de empresas, contratos a largo plazo, comunicación horizontal, controles informales, información específica, fabricación modular.
  • Principios del siglo XXI: Red de conductos inteligentes de información, comunicación multidireccional, información general centralizada y específica descentralizada, módulos de equipos.

Plan de Comunicación Institucional:

  • Ámbito de información definido según los objetivos de la empresa.
  • Ámbito de divulgación representado en novedades.
  • Ámbito de formación y socialización para reforzar la cultura institucional.
  • Ámbito de participación.

Instrumentos de Comunicación Interna

  • Cartas y correos electrónicos.
  • Carteleras.
  • Folletos.
  • Intranet.
  • Reuniones.
  • Buzón de sugerencias.