Conceptos Clave en Gestión de Puestos y Planificación de RH

Terminología Clave en Gestión de Puestos

Definiciones Fundamentales

  1. Análisis: Es un método lógico que consiste en separar las diversas partes integrantes de un todo, con el fin de estudiar en forma independiente cada una de ellas, así como las relaciones existentes entre las mismas.
  2. Análisis de Puestos: Es un método cuya finalidad es determinar las actividades que se realizan en el mismo, los requisitos que debe satisfacer la persona que va a desempeñarlo (como conocimientos, habilidades, etc.) y las condiciones ambientales que prevalecen en dicho puesto.
  3. Descripción del Puesto: Es una forma escrita en donde se consignan las funciones o actividades a desempeñar por las personas en dicho puesto y puede ser descripción genérica o específica.

Tipos de Descripción del Puesto

3.1) Genérica: Es una breve explicación de las actividades principales del puesto que sirven para definirlo sin entrar en detalles y está escrita de tres a cinco renglones.

3.2) Específica o Analítica: Es una descripción detallada de las funciones que se deben desempeñar en el puesto y su clasificación puede hacerse de acuerdo al criterio de importancia, frecuencia, cronología, etc.

  1. Puesto: Es el conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones de trabajo que integra una unidad específica e impersonal.
  2. Categoría: Es la jerarquía que corresponde al puesto dentro de los niveles establecidos en la estructura organizacional.
  3. Requerimientos: Es la relación de los requisitos que deberá satisfacer la persona que ocupe el puesto, como son: habilidades, conocimientos, experiencias, responsabilidades, aptitudes físicas y medio ambiente en que se desarrolla el puesto.
  4. Denominación del Puesto: Es el término con el que se conoce el cargo. Es recomendable que sea de corta extensión, de ser posible una sola palabra indicativa de la característica o función principal del puesto.

Objetivos del Análisis de Puestos

  • Selección y reclutamiento.
  • Capacitación del personal.
  • Valuación de puestos.
  • Calificación de méritos.
  • Promociones de puesto.
  • Evitar duplicidad de funciones.

Uso y Aplicación del Análisis de Puestos

  1. Reclutamiento adecuado del personal más eficaz.
  2. Selección objetiva de acuerdo a la norma o patrón establecido para el puesto específico.
  3. Programas de capacitación y desarrollo.
  4. Valuación de puestos.
  5. Sistema de calificación de méritos del desempeño del personal.
  6. Programa de incentivos.
  7. Ayuda al desarrollo de estructuras organizacionales.
  8. Planeación de recursos humanos.
  9. Fines de supervisión.
  10. Auditoría de recursos humanos.

Metodología del Análisis de Puestos

  1. Recabar todos los datos necesarios con integridad y precisión de acuerdo a la técnica de encuesta más conveniente para cada caso: cuestionario, observación y entrevista.
  2. Separar los elementos objetivos que constituyen el puesto en sí, de los elementos subjetivos que pudiera proporcionar el encuestado.
  3. Ordenar la información objetiva de forma lógica y secuencial según la descripción del puesto.
  4. Consignar por escrito y sistemáticamente en su correspondiente análisis de puesto.

Organizar la gestión y el manejo del conjunto de resultados de los distintos análisis de puestos, clasificándolos en un manual de puestos.

Actividades Previas al Análisis de Puestos

  1. Aprobación por parte de la Gerencia: Es necesario presentar la idea al gerente, quien notificará a los afectados que se realizará un análisis de puesto. Es importante conocer los usos del análisis de puestos.
  2. Determinación de los Puestos: Definir a qué puestos se aplicará el análisis (se analiza el puesto, no a las personas). Es necesario informar al supervisor de cada trabajador.
  3. Decidir la Profundidad del Análisis de Puesto: Determinar cuál es el objetivo del análisis de puesto a realizar.
  4. Preparar a los Analistas en:
    1. El conocimiento y manejo de la técnica del análisis de puesto.
    2. Conocimiento de las áreas de la empresa que se van a encuestar.
    3. Conocimiento en las técnicas para entrevistar a los candidatos.

Recopilación de Información para el Análisis de Puestos

Métodos de Recopilación

Tipos de Observación

Observación:

  1. Natural: Es la que se obtiene sin que la persona observada se entere.
  2. Controlada: Es aquella en la que la persona observada está realizando ciertas operaciones y sabe que el observador está tomando nota del tipo de operación que realiza y el tiempo que lleva cada una de ellas.

Tipos de Cuestionario

Cuestionario:

  • Abierto
  • Cerrado

Tipos de Entrevista

Entrevista:

  • Dirigida
  • Abierta

Mixto

Descripción y Especificación del Puesto

  1. Información General
    1. Nombre del puesto
      1. Otros nombres con que se le conozca en:
    1. La empresa
    2. Otras empresas
    1. ¿Hay otro puesto semejante en la empresa? ¿Cuáles?
    2. ¿En qué difieren del que se analiza?
    3. Ubicación en el organigrama
      1. División
      2. Departamento
      3. Secciones a las que pertenece
      4. Secciones a su cargo
      5. ¿Quiénes le reportan?
    1. Jefe inmediato
    2. ¿A quién más le reporta?
    3. Contactos internos permanentes
    4. Contactos externos permanentes
    5. Puestos superiores e inferiores inmediatos
    6. Número de empleados en el puesto
    7. Jornada normal de trabajo y especial de sábado
    8. Nombre de la empresa
      1. Tiempo en la empresa
      2. Tiempo en el puesto
    9. Nombre de la persona que analizó
    10. Nombre de la persona que revisó
  2. Descripción Genérica

    Es la presentación del puesto de tres a cinco renglones en donde se describe la función característica del puesto y tiene dos funciones:

    1. Dar una idea global de lo que es el puesto.
    2. Despertar el interés del lector como entrada o prólogo.
  3. Descripción Específica

    De forma específica se describen las acciones que se ejecutan en el puesto y se clasifican en:

    1. Actividades Diarias o Constantes: Se describen mediante un orden de importancia, frecuencia o cronológico, indicando el tiempo estimado requerido para cada actividad.
    2. Actividades Periódicas: Se describen también según su orden de importancia.
    3. Actividades Eventuales: Pueden ocurrir cada año, pero no se conoce cuándo se presentan ni cuánto tiempo les van a dedicar. Pueden presentarse de repente.

    En observaciones se agrega “y demás actividades inherentes al puesto”.

Requerimientos del Puesto

Se divide en cuatro:

  1. Habilidad Mental y Física: Tales como instrucción, experiencia y criterio.
  2. Esfuerzo físico y mental.
  3. Responsabilidad:
    1. En trámite
    2. En equipo
    3. Sobre personas
    4. Sobre dinero
  4. Condiciones de trabajo.

Beneficios del Análisis de Puestos

  1. Ayuda a establecer y repartir las cargas de trabajo.
  2. Sirve de base para un sistema técnico de ascensos.
  3. Sirve para fijar responsabilidades y facilitar la mejor coordinación y organización de las actividades de la empresa.
  4. Facilita el conocimiento de las operaciones de la organización.
  5. Evita ambigüedades en el mando y en la ejecución de tareas por parte de los trabajadores.
  6. Señala claramente las responsabilidades de cada quien.
  7. Proporciona los requisitos que deben cumplir los candidatos.
  8. Permite calificar los méritos de los trabajadores.

Conceptos de Planeación de Recursos Humanos

Es un proceso mediante el cual se determinan las necesidades de recursos humanos en el corto, mediano o largo plazo, es decir, ¿Cuánta gente, en qué lugar y cuándo? Y sus ventajas son:

  1. Mejor aprovechamiento del potencial de recursos humanos.
  2. Reducción de costos en la operación de la compañía.
  3. Mejor planeación de las funciones de cada departamento.
  4. Mejor planeación y organización de otras funciones del departamento de personal.
  5. Conocer la fuerza de trabajo con la que se cuenta.
  6. Ahorro en los costos de contratación.

Factores que Influyen en la Demanda de Recursos Humanos

  1. Factores Externos o Ajenos a la Organización
    1. Económicos: Cambios económicos en el entorno de la empresa, como aumento de gasolina, materia prima, inflación, devaluación, etc.
    2. Sociales, Políticos y Legales: Tendencias en ciertos mercados, cambio de gobierno, entrada a tratados de libre comercio, emisión de nuevas leyes, aspectos educativos, huelgas, etc.
    3. Tecnológicos: Necesidad de personal capacitado para manejar nuevo equipo, automatización, educación para la mejor preparación, etc.
    4. De los competidores, como prestaciones y sueldos de otras empresas. No son controlables ni predecibles porque están en el medio ambiente.
  2. Factores de la Organización
    1. Planes Estratégicos: Son objetivos a largo plazo del desarrollo, es decir, qué necesidades habrá.
    2. Presupuestos: Con qué cuenta la empresa y en qué se va a utilizar; son a corto plazo e indican cuánta gente se va a contratar.
    3. Predicciones de ventas y producción.
    4. Nuevos Negocios: Apertura de nuevos negocios o líneas de producción.
    5. Organización y Diseño de Puestos: Llevar a cabo una reorganización para hacer la empresa más funcional.
  3. Factores de la Fuerza Laboral: Predecir cuánta gente se necesitará debido al movimiento de la fuerza laboral, como son retiros, renuncias, despidos, fallecimientos, permisos temporales, etc.

Técnicas de Predicción para Calcular la Demanda de Recursos Humanos

  1. Técnicas de Expertos: Son opiniones de expertos en su propio departamento o área de trabajo.
    1. Decisiones Instantáneas e Informales: Son tomadas por el jefe de departamento.
    2. Encuesta a un Experto: El especialista de personal consulta al gerente sobre sus necesidades.
    3. Técnica Delphi: Es una encuesta a gerentes para preguntar sus necesidades. Una vez recopilada la información, se les da a conocer para que hagan los ajustes.
  2. Técnicas de Tendencias: Realizadas con métodos estadísticos; conforme al pasado se predice el futuro.
    1. Extrapolación: Basada en índices del pasado.
    2. Indexación: Se hacen coincidir dos índices distintos.
    3. Análisis Estadísticos: Se utilizan fórmulas estadísticas.
  3. Otras Técnicas Más Complejas y Elaboradas
    1. Análisis de Planeación y Presupuesto: Elaborar un programa de objetivos para determinar qué se va a necesitar a futuro. Se identifican las vacantes a existir.
    2. Análisis de Nuevos Negocios: El especialista visita empresas del mismo sector para investigar posibles limitaciones. No es muy fidedigna.
    3. Modelos de Computadora: Se toman en cuenta todos los factores que influyen en los cambios de la fuerza laboral necesaria de recursos humanos.

Factores que Influyen en la Oferta de Recursos Humanos

Oferta Interna

Es el personal con el que ya se cuenta.

Contar con un inventario de recursos humanos: Se logra realizando una auditoría. Es un resumen de las habilidades, capacidades, aptitudes, preparación y experiencia de todos los trabajadores de una empresa.

Tipos de Formato para un Inventario de Recursos Humanos

  1. Datos de Identificación:
    1. Puesto actual
    2. Nombre de la persona
    3. Antigüedad en la empresa
    4. Antigüedad en el puesto
  2. Preparación Académica
    1. Áreas académicas
    2. Carreras profesionales, maestrías, doctorados.
  3. Idiomas
    1. Habilidades de lectura
    2. Habilidades de redacción
    3. Habilidades de conversación
  4. Experiencia Ocupacional
    1. Áreas o experiencias específicas
    2. Tiempo de experiencia
    3. Entrenamiento adicional
    4. Preferencia
    5. Relaciones con otros puestos
  5. Otros
    1. Calificación de méritos
    2. Posición en la empresa
    3. Nivel de la planta
    4. Sueldo actual
    5. Estudio socioeconómico
    6. Fecha del último aumento
    7. Habilidades del empleado

I. Gráfica de Reemplazo

Es un organigrama donde se representan los puestos con sus ocupantes y los posibles sustitutos o candidatos. Se elaboran en base a la información obtenida:

Posibilidad de Ascensos: a) lista para el ascenso; b) más experiencia; c) inadecuado.

Rendimiento actual: 1. Excelente 2. Sobresaliente 3. Satisfactorio 4. Aceptable y 5. No satisfactorio.

II. Carta de Resumen de Reemplazo

Es una información más amplia sobre los posibles candidatos, debido a que la gráfica posee pocos datos.

Datos Requeridos

  1. Nombre del puesto vacante
    1. Ocupante actual
    2. Edad
    3. Fecha probable de la vacante
    4. Razón de la vacante
    5. Sueldo actual
    6. Años de experiencia del ocupante actual
  2. Posibles Candidatos
    1. Nombre
    2. Edad
    3. Puesto actual
    4. Años de experiencia
    5. Rendimiento actual
    6. Explicación sobre el rendimiento
    7. Posibilidad de ascenso
    8. Observaciones
    9. Necesidades de adiestramiento