Conceptos Fundamentales de Sistemas y Estructura Empresarial

Conceptos Clave de Sistemas

Sistema: Conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí buscando un objetivo en común.

Sistema Administrativo

Sistema administrativo: Conjunto de procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y generar información para el control de sus resultados y la toma de decisiones.

Herramientas utilizadas en Sistemas Administrativos:

• Diagrama de flujo de datos –> Metodología del diseño estructurado.
• Diagrama de bloque de procesos –> entrada, proceso y salida.
• Diagrama de funciones –> mapa de procesos.
• Cursograma –> Circuitos administrativos.

Requisitos para el diseño de sistemas administrativos:

1. Efectividad: Hacer los procesos que se necesitan para lograr un objetivo.
2. Eficiencia: Cumplir los objetivos al menor costo posible.
3. Calidad: La toma de conciencia del trabajo mal hecho (error) y el costo que esto ocasiona.
4. Creación de valor: Lo importante es detectar primero las necesidades y deseos del cliente, como base del diseño de productos y servicios.
5. Transparencia: Libre acceso a la información.

Sistemas de Información

Sistemas de información: Conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para facilitar la toma de decisiones y el control de la institución.

Características de la información:

• Oportuna: Que proporcione rapidez en la entrega en tiempo y forma.
• Pertinente: Que tenga relación con el tema solicitado.
• Concisa: Que la información sea breve.
• Clara: Entendible.

Decisiones en pequeñas y medianas empresas:

• No programadas: Extraordinarias.
• Programadas: Estandarizadas, repetitivas.

Proceso de toma de decisiones:

Inteligencia –> Diseño –> Selección –> Implementación.

• ¿Existe algún problema? Recopilar información para identificar un problema.
• ¿Cuáles son las alternativas posibles? Se buscan distintas alternativas para cada problema.
• ¿Qué solución me conviene? Elección de la solución más apropiada.
• ¿Es adecuada la solución elegida? Se lleva a la práctica la solución elegida y se comprueba.

Sistema Contable

Sistema Contable: Conjunto de datos organizados que permiten procesar información de un ente económico y facilita la toma de decisiones y su control posterior.

Características del sistema contable:

1. Define acontecimientos del pasado.
2. Contiene un modelo desarrollado para registrar transacciones entre entidades independientes.
3. Pone énfasis en los resultados a corto plazo (12 meses).

Descripción de un proceso contable:

1. Pre-Registración:
   • Captación del dato.
   • Cuantificación económica del hecho.
   • Documentación que respalda.
2. Registración contable:
   • Registración en subdiarios (compras, ventas, depósitos).
   • Imputación al sistema de cuentas.
   • Registración definitiva (a través de la partida doble).

Características y Estructura de las Empresas

Características de las pequeñas empresas:

1. La dirección general es ejercida por el dueño.
2. La dirección tiene características autocráticas.
3. Decisiones a corto plazo.
4. Los cargos están poco definidos (abarcan muchas funciones).
5. Casi no existen divisiones departamentales.
6. Los procedimientos son cortos, se resuelven con poca registración.

Características de la mediana y gran empresa:

1. Se produce una separación entre la propiedad y la dirección. Aparecen las S.R.L.
2. Aparece la visión de mediano y largo plazo (5/10 años).
3. Los procedimientos son más extensos y complejos.
4. Los niveles son más numerosos, comprenden menos funciones. Nace la especialización.
5. Las comunicaciones son de forma escrita.
6. La autoridad funcional aumenta igual que el asesoramiento interno.

Estructura de una empresa:

1. Estructura formal: Organización –> esquema que nace de un planeamiento político de normas o procedimientos.
2. Estructura informal: esquema real de lo que sucede en la empresa.
3. Estructura informativa:
   • Estructura de objetivos: Parte de una decisión principal que señala la empresa.
   • Estructura de decisiones: Surgen de resolver alternativas en diferentes niveles de la empresa.
   • Estructura de autoridad: Está dada por los cargos que revisten las personas dentro de una organización.
   • Estructura de poder: Algunos miembros de la empresa imponen a los restantes sus ideas.
   • Red Sociométrica: Nace de situaciones de rechazo o atracción entre personas de una organización.

Estructura de las organizaciones:

Diseño de la empresa:

• Áreas de responsabilidad.
• Áreas que necesitan más información para tomar decisiones.
• Actividades de apoyo / asesoramiento.
• Analizar qué administradores deben participar en las decisiones.
• Analizar con quién deberá trabajar el director y los subgerentes.

Formas tradicionales de estructura:

1. Estructura simple –> Típica de sociedad de hecho:
   • El dueño conoce el mercado y el producto.
   • Poca especialización.
   • Tiene características de la pequeña empresa.
2. Estructura funcional –> Burocracia mecánica:
   • Se centralizan y formalizan las tareas.
   • Se dan los principios de división del trabajo.
   • Producción en masa (tareas repetitivas).
3. Estructura descentralizada:
   • Están orientados a división de productos o servicios.
   • La dirección controla los resultados y cada gerente divisional es responsable por su sucursal.
4. Estructura matricial:
   • Se rompe con el principio de unidad de mando.
   • Orientada a proyectos individuales.
5. Estructura de red –> Empresas multinacionales:
   • Se delega la fabricación en otras empresas.
   • Surge en mercados globalizados.
   • Terceriza a empresas en las que tiene acciones.
6. Organizaciones profesionales –> Hospitales:
   • Decisiones personales (profesional a paciente).

Principios elementales para departamentalizar:

1. Unidad de mando: Ninguna persona debe tener más de un jefe y cada jefe debe saber quién depende de él.
2. Alcance de control: Ningún jefe debe tener mando directo sobre un número de subordinados mayor que el compatible con una supervisión efectiva.
3. Homogeneidad operativa: Las actividades de la empresa se llevan a cabo mediante funciones. Ningún jefe puede desempeñar funciones heterogéneas.
4. Delegación efectiva: Debe comprender una autoridad compatible con las funciones y responsabilidad que se delegan.

Diseño de la estructura simple:

Se caracteriza por no ser elaborada ya que la ausencia de funciones y las relaciones son informales y se hace un uso mínimo del planeamiento y de la capacitación.

Las decisiones importantes se centralizan en el empresario, este tiene un amplio alcance de control. La coordinación de las actividades se limita a la supervisión directa ya que no existen planeamientos.