Control de Gestión Empresarial: Herramientas y Estrategias para el Éxito

¿Qué es el Control de Gestión?

El control de gestión es un proceso que sirve para guiar la gestión hacia los objetivos de la empresa y un instrumento para evaluarla. Es un elemento coordinador y unificador que tiene por objetivo dirigir al recurso humano para colaborar en el logro de los objetivos.

Alcance del Control de Gestión

  • Participativo
  • Asignable
  • Requiere un controller responsable
  • No se opone a ningún estilo o tipo de dirección

Características del Control de Gestión

  • Totalidad
  • Equilibrio
  • Generalidad
  • Oportunidad
  • Eficiencia
  • Integración
  • Creatividad
  • Impulso a la acción

Estilos de Dirección

  • Autocrático
  • Consultivo
  • Deliberativo
  • Resolutivo
  • Democrático
  • Participativo
  • Colegiado

Importancia de las Herramientas de Control de Gestión

Las herramientas de control de gestión son importantes porque permiten diagnosticar los problemas que ocurren en la compañía, requiriendo una serie de herramientas para corregir y mejorar.

Análisis FODA: Evaluación Estratégica

El análisis FODA es una metodología de estudio de la situación de una empresa o proyecto que analiza características internas y externas. Es una herramienta que permite conocer la situación real de la empresa y planificar una estrategia de futuro.

Componentes Internos del Análisis FODA

  • Fortalezas: Son todos aquellos aspectos positivos internos que benefician al proyecto y que diferencian a la empresa del resto.
  • Debilidades: Son todos aquellos aspectos que constituyen barreras para la empresa; es lo contrario a las fortalezas.

Componentes Externos del Análisis FODA

  • Oportunidades: Factores positivos que se generan en el entorno; una vez identificados, se deben aprovechar.
  • Amenazas: Situaciones negativas que podrían atentar contra el desarrollo del proyecto o empresa, por lo que, llegado el caso, se deberá planificar una estrategia para poder sortear la amenaza.

Objetivo del Análisis FODA

El objetivo del análisis FODA es determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo el análisis y la estrategia genérica a emplear por la misma para que convenga en función de sus características propias y las del mercado en el que se mueve.

Pasos del Análisis FODA

  1. Análisis externo (5 fuerzas de Porter)
  2. Análisis interno
  3. Confección de la matriz FODA
  4. Determinación de la estrategia a emplear

Las 5 Fuerzas de Porter

  1. Rivalidad entre los competidores: Para la empresa será difícil competir donde los demás estén bien posicionados, con costos altos, etc.
  2. Amenaza de los competidores: El mercado no es atractivo si los mercados son asequibles a cualquier competidor.
  3. Amenaza de productos y servicios competitivos: Mercado no atractivo si existen productos sustitutos.
  4. Poder de negociación de los proveedores: El mercado no será atractivo si los proveedores manejan a su antojo el mercado.
  5. Poder de negociación de los clientes: Mercado no atractivo cuando los clientes están organizados y cuando hay muchos productos sustitutos.

Estrategias Derivadas del Análisis FODA

  • Estrategia DA: Persigue la reducción al mínimo tanto de debilidades como de amenazas. Puede implicar para la empresa la formación de una sociedad en participación o la liquidación de esta.
  • Estrategia DO: Pretende la reducción al mínimo de las debilidades y la optimización de las oportunidades.
  • Estrategia FA: Se basa en las fortalezas de la empresa para enfrentar las amenazas en su entorno. Una empresa puede aprovechar sus virtudes tecnológicas, financieras, administrativas o de comercialización y así vencer las amenazas de la introducción de un nuevo producto por parte de la competencia.
  • Estrategia FO: Es la situación más deseable, es aquella donde la empresa hace uso de sus fortalezas y aprovecha las oportunidades.

Elementos del Control de Gestión

  • Elementos técnicos:
    • Planificación estratégica: La opción de futuro deseada, lo que la empresa quiere ser y cómo lograrlo.
    • Diseño organizacional: Estructura de la sociedad.
    • Sistemas de información: Medio que proporcionará la información solicitada por la empresa.
  • Elementos humanos: Las personas son los elementos técnicos que constituyen el elemento esencial del éxito o fracaso de la empresa. Su participación será de acción y ejecución; su verdadera importancia radica tanto en la gestión como en el control.

Planificación Estratégica

La planificación estratégica es el proceso mediante el cual se toman decisiones en una empresa. Se obtiene y analiza información pertinente, interna y externa, evaluando la situación real de la empresa y su nivel de competitividad.

  • Visión: Punto de vista de la dirección futura de la empresa, lo que se quiere.
  • Filosofía: Acciones de comunicación, generalmente de carácter informativo, que crean y modifican actitudes para lograr la identificación del recurso humano con los objetivos de la empresa.
  • Directrices corporativas: Imagen corporativa (establece la identidad) y estilos de gestión (estilo de mando).
  • Objetivos generales: Son una parte integral del proceso de planificación. Son metas o logros que deseamos alcanzar, deben ser medibles y reales.
  • Misión: Es la definición del negocio en todas sus dimensiones, la razón de ser, qué somos.
  • Cultura organizacional: Conjunto de pensamientos y modelos que definen la conducta de toda organización; predomina al momento de implementar la estrategia.
  • Políticas: Principal guía de acción conductual dentro de la empresa.
  • Planes de acción: Son las tareas que debe realizar cada unidad para cumplir los objetivos.
  • Objetivos específicos: Son objetivos concretos y temporales, realizables a corto plazo.

Presupuesto y Control Presupuestario

Funciones del Presupuesto

El presupuesto cumple funciones de control financiero de la empresa, con roles preventivos y correctivos. Lo usamos para determinar los capitales a necesitar para el funcionamiento de la empresa. Sirve de comparación entre lo presupuestado y lo real. Los podemos clasificar en:

  • Rígidos, estáticos o fijos asignados: Consisten en un solo plan.
  • Flexibles o variables: Son elaborados para diferentes niveles de actividades y se adaptan a cambios del entorno.

Tipos de Presupuestos Según el Periodo

  • Corto plazo: Plazo de un año.
  • Largo plazo: Planes de desarrollo.

Tipos de Presupuestos

  • De ventas: Predicción del nivel de ventas.
  • De producción: Estimaciones que se hayan estrechamente relacionadas con el de ventas.
  • De gasto de fabricación: Estimaciones de manera directa e indirecta que intervienen en todas las operaciones.
  • De gastos administrativos: Estimaciones que cubren la necesidad de contar con el personal adecuado, dándole operatividad al sistema.

Control Presupuestario

El control presupuestario implica la generación de informes de control basados en las desviaciones por el incumplimiento del uso de acciones establecidas. Permite la comparación periódica de los rendimientos reales proyectados, controla la gestión de actividades y evalúa la efectividad.

Indicadores de Gestión: Medición y Evaluación

Los indicadores de gestión son un grupo de los mejores indicadores que expresan en términos simples el comportamiento de la empresa en lo financiero y operativo. Se basan en el conocimiento previo del negocio, permitiendo evaluar mejor el negocio.

Definición de Indicadores de Gestión

Los indicadores de gestión permiten evaluar hasta qué punto o en qué medida se cumplen los objetivos. Son una unidad de medida gerencial que produce información para analizar, detectar y prever desviaciones en el logro de los objetivos. El análisis conlleva a generar alertas sobre la acción.

¿Para qué se Mide?

  • Tomar decisiones
  • Conocer la eficiencia
  • Verificar si el camino es correcto
  • Mejorar en cada área
  • Saber en tiempo real qué pasa en la empresa
  • Tomar medidas correctivas

Atributos de los Indicadores

  • Medibles: Deben ser cuantificables.
  • Entendibles: De fácil identificación por quienes lo usan.
  • Controlables: Dentro de la estructura de la organización.

Tipos de Indicadores

  • Indicador orientado al proceso: Mide qué está sucediendo y las salidas del proceso.
  • Indicador de la eficacia: Mide el grado de cumplimiento de las metas.
  • Indicador de eficiencia: Mide el nivel de ejecución del proceso, cómo se hicieron las cosas.

Propósito de los Indicadores de Gestión

El propósito de los indicadores de gestión es aportar a la entidad un camino correcto para el logro de sus objetivos, satisfaciendo los siguientes objetivos:

  • Comunicar la estrategia
  • Comunicar las metas
  • Diagnosticar problemas
  • Definir responsabilidades
  • Medir comportamientos
  • Identificar problemas y oportunidades

Otras Herramientas de Control de Gestión

  • Análisis de Estados Financieros (EEFF): Obtiene información certera de la empresa.
  • Auditorías: Soporte de los EEFF; aseguran la veracidad de la información contable. Actualmente, son una herramienta importante para el control de gestión.
  • Análisis interempresas: Obtener y analizar información de la competencia.
  • Benchmarking: Proceso continuo de medida de los productos y procesos. Facilita la revisión de las políticas y prácticas del negocio.

Condiciones Básicas de las Herramientas de Control de Gestión

  1. No ser ambiguo
  2. Ser inequívoco
  3. Ser pertinente
  4. Ser objetivo
  5. Ser preciso y asequible
  6. Ser relevante

Metodología para la Construcción de Indicadores de Gestión (IG)

  1. Describir las actividades principales de la empresa.
  2. Seleccionar actividades consideradas prioritarias.
  3. Seleccionar los destinatarios de la información.
  4. Establecer la periodicidad con la que se desea obtener información.
  5. Definir con qué o con quién se comparará.
  6. En la formulación, se identifican los factores claves del éxito.

Etapas para el Desarrollo de Indicadores de Gestión

Hacer lo correcto (satisfacción del cliente) y correctamente (aprovechamiento óptimo de recursos) nos lleva a la senda de la efectividad.

Metodología General para el Establecimiento de Indicadores de Gestión

  1. Contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y con estrategias para lograr los objetivos.
  2. Identificar factores críticos de éxito.
  3. Establecer indicadores para cada factor crítico de éxito.
  4. Determinar para cada indicador: estado (valor inicial o actual del indicador), umbral (valor del indicador que se quiere lograr o mantener) y rango de gestión (espacio entre el valor mínimo y máximo).
  5. Diseñar la medición: fuente de información, frecuencia de medición, presentación de la información.
  6. Determinar y asignar recursos.
  7. Medir, aprobar y ajustar el sistema de indicadores de gestión (pertinencia del indicador, valores y rangos).

Ventajas de Contar con Indicadores de Gestión

La principal ventaja es incrementar la efectividad de la empresa y el bienestar de los trabajadores.

Otras Ventajas

  • Estímulo para alcanzar metas
  • Estímulo al trabajo en equipo
  • Esencial para el desarrollo personal
  • Impulso a la eficacia y eficiencia
  • Oportunidades de mejoramiento
  • Reorienta políticas y estrategias