Control y Planificación en la Gestión Empresarial

El Control en la Empresa

Requisitos para un Control Efectivo

Estándares realistas y válidos: Establecidos de manera realista, teniendo en cuenta variables como el tamaño de la empresa o su importancia en el mercado. Unos estándares poco realistas no sirven para comparar y evaluar eficazmente los resultados obtenidos.
Sistema de comunicación eficaz: Las desviaciones deberán ser detectadas y comunicadas lo más rápidamente posible y la información deberá llegar al punto donde se requiera en el momento oportuno.
Conocimiento y aceptación del sistema de control: Las partes involucradas en el proceso de control deben comprender qué se pretende con él. Un sistema de control que es difícil de comprender puede ocasionar errores innecesarios y empleados frustrados.
Comunicación inmediata de las modificaciones: En cuanto se modifica un procedimiento para corregir una desviación, debe comunicarse inmediatamente al resto de administradores para que lo tengan en cuenta.

Características de los Objetivos Empresariales

Objetivos: Fines concretos de la actividad empresarial. Sus características:

Medibles: Objetivos cuantificables para facilitar la función de control, que no esté sujeta a la subjetividad.
Realizables: Fijados con realismo. Objetivos inalcanzables supondrían desanimar, mientras que objetivos excesivamente fáciles fallarían en su función de estímulo de los esfuerzos.
Flexibles: Se deben adaptar a los cambios inesperados del entorno.
Comprensibles: Deben tener una definición clara, entendible y precisa, sin prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación.

El Proceso de Planificación

Es la primera de las actividades del proceso administrativo. Consiste en el establecimiento de metas y objetivos (relacionar situaciones reales actuales con situaciones futuras favorables) de la empresa y en identificar y seleccionar las acciones más idóneas para poner en marcha para alcanzarlos. Para ello, recopila información sobre las variables que pueden afectar al desarrollo de la actividad de la empresa y lleva a cabo medidas de previsión (anticipa imprevistos que puedan surgir a raíz de dichas variables y los ataja) para trazar distintos planes que lleven al logro de los objetivos y finalmente seleccionar el que se considere óptimo.

Principios de la Planificación

Contribución a los objetivos: El fin de la planificación es lograr los objetivos de la empresa, facilitando su consecución.
Primacía de la planificación: Esta siempre precede a las restantes funciones administrativas: organización, dirección y control.
Extensión de la planificación: Constituye una función propia de todo administrador, aunque su carácter y amplitud varíen según el grado de responsabilidad de este en la empresa.
Eficiencia de los planes: Gran importancia de la eficiencia en la realización de los planes, medida como su contribución al logro de los objetivos en contraposición al coste.

Etapas del Proceso de Planificación

Tomar conciencia del problema: El proceso de planificación se inicia con la constatación de la necesidad de hacerlo. Debe haber un hecho o unos signos que sugieran al directivo que la planificación mejorará su situación. Se trata de provocar situaciones favorables o evitar situaciones desfavorables.
Establecimiento de objetivos: Fijará una primera aproximación sobre la situación futura deseada, estableciendo los objetivos que permitan alcanzarla. Tales objetivos deberán expresar sus deseos en cuestiones como cuota de mercado, rentabilidad o ventas para el horizonte temporal de la planificación.
Análisis de contingencias: Se anticipará el papel de la empresa en su entorno; se llevarán a cabo los trabajos de previsión; y se derivarán de los correspondientes estudios de las distintas variables externas a la empresa, las oportunidades, las amenazas, y los puntos fuertes y débiles. Es una etapa de recogida de información.
Definición de líneas alternativas: Se investigan y determinan los posibles planes alternativos. Los criterios de eficiencia y efectividad llevarán a que el número de alternativas presentado no sea ni demasiado pequeño ni excesivamente grande.
Evaluación de alternativas: Consiste en valorar cada una de las alternativas establecidas en la fase anterior. Expresables en términos cuantitativos, considerarán los inconvenientes y las ventajas de los distintos planes en cuanto a costes, ingresos, riesgos, etc., de manera que sea posible clasificarlas según distintos criterios que posibiliten la elección de una de ellas.
Selección de una alternativa: Según el criterio que considere más importante, la empresa seleccionará el plan que mejor se adapte a dicho criterio.
Formulación de planes derivados: Se fijan los planes secundarios necesarios para desarrollar el plan básico.
Presupuestación: Constituye la fase final, traduciéndose todos los planes a términos monetarios.

Mecanismos de Coordinación Empresarial

Adaptación mutua: El trabajo se coordina mediante la comunicación, informal y directa entre los empleados. Requiere necesariamente un mínimo de conocimientos comunes, y permite responder de forma flexible a las necesidades expresadas durante la ejecución del trabajo. Se suele utilizar en organizaciones sencillas.
Supervisión directa: Según la organización crece y define su división de tareas, exige la aparición de la supervisión directa, en la que una persona responde del trabajo de los demás, emitiendo órdenes y controlando sus acciones. Implica el establecimiento de una jerarquía (conexión entre superiores y subordinados, sus fundamentos son autoridad, responsabilidad y comunicación formal).
Normalización de habilidades: Si las tareas a realizar son complejas, admiten infinitas combinaciones y existen variables imprevisibles. Las habilidades se estandarizan cuando está especificado el tipo de capacitación que se requiere para efectuar el trabajo. Aquí, lo que se estandariza es el trabajador, más que el trabajo o los resultados. Normalmente, el individuo recibe esta preparación en instituciones ajenas a la propia organización (universidades, academias) antes de incorporarse a ella.
Estandarización de las normas: Los trabajadores comparten una serie de creencias comunes y valores y, por tanto, logran coordinarse y mantenerse unidos a partir de este hecho. Una vez que el individuo se identifique fuertemente con las creencias comunes de la organización, se le puede dar un grado considerable de libertad para tomar decisiones.