El Control en la Gestión Empresarial: Fundamentos, Etapas y Aplicación Práctica

Definición de Control

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.

Elementos Esenciales del Control

Para llevar a cabo un proceso de control efectivo, existen elementos básicos o esenciales:

En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.
En tercer lugar, el control permite la corrección de errores y de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.
Finalmente, a través del proceso de control, se deben planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

Importancia del Control en el Proceso Administrativo

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se estén llevando a cabo.

El control es de vital importancia dado que:

Establece medidas correctivas para asegurar el logro exitoso de los planes.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas de posibles desviaciones, previniendo su recurrencia en el futuro.
Localiza a los actores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
Proporciona información sobre la ejecución de los planes, sirviendo de base para la retroalimentación y el reinicio del proceso de planeación.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y, consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Etapas del Control

Establecimiento de Estándares

Un estándar puede definirse como una unidad de medida que sirve como modelo, referencia o patrón sobre el cual se efectúa el control.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado; de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización.

Rendimiento de Beneficios: Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones.
Posición en el Mercado: Estándares utilizados para determinar la aceptación de un producto en el mercado y la efectividad de las técnicas mercadológicas.
Productividad: Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de producción, sino para todas las áreas de la empresa.
Calidad del Producto: Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a la calidad del producto, en relación con la competencia.
Desarrollo de Personal: Su objetivo es medir los programas de desarrollo gerencial y su efectividad.
Evaluación del Desempeño: Establece las condiciones necesarias para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los límites de productividad del personal de la empresa.

Tipos de Estándares

Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación varía de acuerdo con las necesidades específicas del área donde se implementen:

Estándares Estadísticos: Llamados también históricos, se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras.
Estándares por Apreciación: Son esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en áreas donde la ejecución personal es de gran importancia.
Estándares Técnicamente Elaborados: Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica.

Medición de Resultados

Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida que deben definirse de acuerdo con los estándares.

Corrección

La utilidad concreta y tangible del control reside en la acción correctiva para ajustar las desviaciones en relación con los estándares.

Retroalimentación

Es fundamental en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida ajusta el sistema administrativo con el tiempo.
De la calidad de la información dependerá el grado y la rapidez con que se retroalimente el sistema.

Características del Control

Un sistema de control deberá:

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.
Oportunidad: Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación.
Ubicación Estratégica: Resulta imposible implementar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en áreas clave, de acuerdo con criterios de valor estratégico.

Factores Clave del Control

Existen cuatro factores principales del control:

Cantidad: Se aplica a actividades en las que el volumen es importante.
Tiempo: A través de este factor se controlan las fechas programadas.
Costo: Es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
Calidad: Se refiere a las especificaciones que deben reunir un producto o ciertas funciones de la empresa.