Empoderamiento, Delegación y Comunicación Efectiva en la Gestión Organizacional

El Poder del Facultamiento: Empoderamiento y Desarrollo Personal

El facultamiento (o empoderamiento) significa dar libertad a las personas para realizar con éxito lo que ellas deseen, en vez de obligarlas a hacer lo que uno quiere.

Facultar implica permitir; ayudar a las personas a desarrollar un sentimiento de confianza personal; ayudar a los demás a superar sentimientos de impotencia o indefensión, y vigorizarlos para que emprendan acciones. Significa activar la motivación intrínseca para realizar una actividad.

Dimensiones Fundamentales del Facultamiento

• La autoeficacia: Es la sensación de competencia.
• La autodeterminación: Es la sensación de elección.
• La consecuencia personal: Es la sensación de efecto.
• El significado: Es la sensación de valor.
• La confianza: Es la sensación de seguridad.

Cuando estas dimensiones están presentes, los individuos tienen un mejor desempeño y las empresas funcionan mejor de lo normal.

Estrategias para Desarrollar el Facultamiento

1. Articular una visión y metas claras: Proporcionar una dirección clara y objetivos bien definidos.
2. Fomentar experiencias de dominio personal: Crear oportunidades para que las personas experimenten el éxito y la competencia.
3. Modelar: Demostrar los comportamientos y actitudes deseados.
4. Brindar apoyo: Ofrecer recursos, asistencia y aliento.
5. Crear una activación emocional: Inspirar entusiasmo y energía para la tarea.
6. Dar la información necesaria: Asegurar que las personas tengan acceso a toda la información relevante.
7. Ofrecer los recursos necesarios: Proporcionar las herramientas, el tiempo y el presupuesto adecuados.
8. Hacer una conexión con los resultados: Ayudar a las personas a ver el impacto directo de su trabajo.
9. Crear confianza: Establecer un ambiente de seguridad y credibilidad.

Factores que Inhiben el Facultamiento

1. Actitudes respecto a los subordinados: Algunos directivos piensan que el problema de la falta de facultamiento reside en los empleados y no en ellos mismos. El razonamiento es: «Yo estoy dispuesto a facultar a mi personal, pero ellos no quieren aceptar la responsabilidad». Estas suposiciones son más comunes en los directivos que las utilizan como excusa para evitar facultar a los empleados.
2. Inseguridades personales: Algunos directivos temen que, si facultan a los demás, perderán el reconocimiento y las recompensas asociados con el éxito en el cumplimiento de las actividades.
3. Necesidades de control: Los directivos que no facultan a los demás suelen tener una gran necesidad de asumir el control, y de dirigir y regular lo que sucede.

Factores que Fomentan Sentimientos de Confianza

1. Confiabilidad: Ser consistente y predecible.
2. Equidad: Tratar a todos de manera justa.
3. Interés: Mostrar preocupación genuina por los demás.
4. Apertura: Ser transparente y honesto.
5. Competencia: Demostrar habilidad y conocimiento.

Delegación Efectiva: Principios y Prácticas

Delegar se refiere a la asignación de una actividad y se enfoca en el trabajo. Por otro lado, el facultamiento podría incluir actividades no relacionadas con el trabajo, emociones y relaciones.

Principios de la Delegación

1. Comenzar con la finalidad en mente: Expresar claramente los resultados deseados.
2. Delegar por completo: Además de los objetivos deseados, los directivos deben especificar claramente las restricciones dentro de las cuales se efectuarán las actividades (ej. fechas límite).
3. Permitir la participación en la delegación de las actividades: Es más probable que los subordinados acepten las actividades delegadas, que las realicen de forma competente y que experimenten el facultamiento cuando ayudan a decidir qué actividades les serán delegadas y en qué momento.
4. Establecer la paridad entre la autoridad y la responsabilidad: Adecuar la cantidad de responsabilidad asignada a la cantidad de autoridad que se confiere.
5. Trabajar dentro de la estructura organizacional: Delegar al nivel organizacional más bajo en que se podría realizar un trabajo. Deben participar las personas que están más cerca del trabajo real o de la decisión que se toma.
6. Brindar apoyo adecuado para las actividades delegadas: Cuando se delega autoridad en los subordinados, los directivos deberán otorgar todo el apoyo que sea posible.
7. Enfocar la responsabilidad en los resultados: No supervisar excesivamente el trabajo del personal y enfocarse en los resultados.
8. Delegar de manera continua: Delegar antes de que «tengan» que hacerlo, como una práctica habitual.
9. Evitar la delegación ascendente: Consiste en insistir en que los empleados tomen siempre la iniciativa para desarrollar sus propias soluciones, evitando que los problemas regresen al directivo.
10. Aclarar las consecuencias: Los empleados deben estar conscientes de las consecuencias de las actividades que se les delegan.

Comunicación: Proceso, Tipos y Elementos Clave

La comunicación es un proceso mediante el cual hay transferencia y comprensión del mensaje que se está compartiendo.

La Comunicación como Proceso

• Canales: Medios de transportación del mensaje a través de los sentidos. Mientras más canales se utilicen, existe más probabilidad de éxito en la comunicación.
• Barreras: Cualquier elemento que interfiere en la comunicación y que se presenta en alguna fase del proceso. Pueden ser internas, externas o semánticas.
• Facilitadores: Estímulos que favorecen la recepción del mensaje.
• Realimentación (Feedback): Es la respuesta al mensaje, e indica al emisor el entendimiento que el receptor tuvo del mismo.

Comunicación Efectiva

Es el proceso comunicativo en el cual el receptor logra la adecuada recepción, decodificación e interpretación del mensaje. Es decir, en esta forma de comunicación, se cumple con el objetivo planteado por el emisor y se logra el efecto deseado en el receptor.

Se caracteriza por:

• Estar en relación con otras formas de comunicación (asertiva, eficaz, verbal, no verbal).
• El mensaje es claro, preciso, bien definido y estructurado.
• La información del mensaje es verdadera y confiable.
• Debe ser importante y motivador para el receptor.
• El contenido debe ser considerado oportuno y adecuado para quien lo recibe.

Tipos de Comunicación

• Formal: Es la que se establece desde roles y niveles jerárquicos preestablecidos.
• Informal: Surge espontáneamente entre sus miembros.
• Vertical Ascendente: Se produce desde roles inferiores a superiores (Ej. desde los subordinados al jefe).
• Vertical Descendente: Contraria a la anterior. Se produce desde niveles jerárquicos superiores a niveles inferiores (Ej. desde el jefe al subordinado).
• Horizontal: Es aquella que se establece entre sujetos de un mismo nivel de jerarquía.

Elementos de la Comunicación

• Emisor: Encargado de producir y enviar el mensaje.
• Receptor: Recibe e interpreta el mensaje del emisor.
• Mensaje: Es el contenido que el emisor transmite al receptor.
• Código: Conforma el conjunto de signos que integran el mensaje enviado.
• Canal: Vía por donde se transmite o se hace llegar el mensaje.
• Referente: Contenido que se evoca en el mensaje.
• Situación (Contexto): Se refiere al contexto en el cual se da a conocer el mensaje; la misma puede ser compartida o no entre el receptor y el emisor, garantizando la calidad o eficacia del mensaje.
• Barreras: Vinculada a cualquier interferencia que afecte la calidad de la comunicación o la llegada efectiva del mensaje.

Las 7 C’s de la Comunicación Efectiva

1. Clara.
2. Concisa.
3. Concreta.
4. Correcta.
5. Coherente.
6. Completa.
7. Cortés.