Estrategias de Decisión y Planificación Prospectiva para la Gestión Empresarial

La Información y la Decisión en la Era Digital

La información y la decisión son elementos fundamentales para la toma de decisiones de cualquier naturaleza. En la actualidad, han adquirido una relevancia social significativa, entre otras cosas, debido a que las tecnologías de la información han evolucionado e impactado de tal manera que esta época es conocida como la era digital de la información.

La importancia de la información para la planeación radica en la capacidad de tomar decisiones con una perspectiva futura, definiendo qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quién lo va a hacer.

Cómo Enfrentan las Organizaciones las Necesidades de Información para la Decisión

Las organizaciones abordan las necesidades de información para la toma de decisiones de diversas maneras:

  • Respuesta mecánica: Se basa en reglas preestablecidas, referencia jerárquica, fijación de metas o guías discrecionales.
  • Creación de márgenes (Slack) y tareas independientes: Implica cambios en el diseño organizacional, permitiendo una dirección local con información local.

El término Slack equivale a las holguras. Se refiere a la flexibilidad de una tarea determinada e indica cuánto se puede retrasar una tarea sin generar un impacto en las tareas subsiguientes o en la fecha de entrega del proyecto. Encontrar una holgura es útil para evaluar el grado de flexibilidad del proyecto.

Tipos de Holguras

  • Subsidio para contingencias.
  • Reserva de gestión.
  • Reserva presupuestaria.
  • Provisión por riesgo.

Desventajas del Margen de Holgura

  • Motivación reducida.
  • Mal uso de los recursos.
  • Presupuesto inexacto.
  • Responsabilidad reducida.
  • Mayor riesgo.

Aumento de la Capacidad de Manejo de Información

Para aumentar la capacidad de manejo de información, las organizaciones utilizan:

  1. Sistemas de Información Vertical:
    • Incremento de la información.
    • Mayor frecuencia en la captura de información.
    • Ampliación del campo de información.
    • Formalización de los sistemas de información.
  2. Sistemas de Relación Lateral:
    • Incremento de la discreción en los niveles bajos de la organización.
    • Disponibilidad de información para la toma de decisiones en el punto donde se origina.

Diferentes Formas de Establecer las Relaciones Laterales

  • Contacto directo entre las distintas unidades.
  • Roles de conexión.
  • Grupos temporales de solución de problemas.
  • Comités.

La estructura matricial prioriza las relaciones y vínculos entre las áreas, rompiendo la unidad de mando tradicional.

La Toma de Decisiones en la Administración

En la administración, los profesionales dedican la mayor parte de su tiempo a resolver problemas y tomar decisiones. Para ser eficaces en su trabajo, deben poseer:

  • Conocimientos técnicos adecuados.
  • Experiencia suficiente.
  • Saber manejar, por lo menos, algún método para la toma de decisiones.

La Necesidad de Decidir

El proceso de toma de decisiones inicia con el reconocimiento de la necesidad de tomar una decisión. Esta necesidad es generada por un problema o una disparidad entre un estado deseado y la condición real del momento.

Los sucesos que conducen a las personas a tomar decisiones son muy diversos. El responsable de la toma de decisiones debe tener el deseo de actuar y creer que existen los recursos y las capacidades necesarias para resolver el problema, así como realizar un diagnóstico de la verdadera causa de los síntomas evidentes del problema.

Características Clave en la Toma de Decisiones

Las características más importantes en la toma de decisiones son:

  • Efectos a futuro: Se refiere a la medida en que los compromisos relacionados con la decisión afectarán el futuro.
  • Reversibilidad: Se refiere a la velocidad con que una decisión puede revertirse y la dificultad que implica hacer este cambio.
  • Impacto: Esta característica se refiere a la medida en que otras áreas o actividades de la organización se ven afectadas.
  • Calidad: Este factor se vincula con las relaciones laborales, los valores éticos, las consideraciones legales, los principios básicos de conducta y la imagen de la organización.
  • Periodicidad: Este elemento responde a la pregunta de si una decisión se toma frecuente o excepcionalmente.

Enfoques de la Decisión

Los principales enfoques para la toma de decisiones incluyen:

  • Racionalidad y decisión.
  • La decisión predeterminada.
  • El sistema incremental.
  • La decisión grupal o decisión negociada.

Modelos y Pasos en la Toma de Decisiones

Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas.

El Modelo Tradicional (Racional)

Este modelo postula una secuencia lógica de pasos:

  1. Definir el problema.
  2. Analizar el problema.
  3. Evaluar las alternativas, incluyendo:
    • Análisis de factores tangibles o intangibles.
    • Análisis marginal.
    • Análisis de costo-efectividad.
  4. Elegir entre las alternativas, basándose en:
    • Experiencia.
    • Experimentación.
    • Investigación.
  5. Aplicar la decisión.
  6. Evaluar los resultados.

Evaluación de una Decisión

  • Eficacia: Relacionada con los resultados extrínsecos.
  • Eficiencia: Relacionada con los resultados intrínsecos.
  • Consistencia: Relacionada con los resultados trascendentes.

Parámetros que Determinan la Calidad de una Organización

  • Aprendizajes estructurales: Aprender a conseguir resultados trascendentes.
  • Aprendizaje operativo: Resultados extrínsecos.

Una decisión óptima implica claridad en el problema, requiere información precisa y las prácticas pasadas sirven como referentes de acción.

Modelo I: Política Racional

La política racional es el resultado de una serie de decisiones racionales que buscan maximizar beneficios y minimizar costos. La política, vista como elección racional, sugiere que los grandes problemas deben tener grandes causas. Implica:

  • Metas y objetivos: Claramente definidos.
  • Opciones: Diversos cursos de acción.
  • Consecuencias: Evaluación de los resultados de cada opción.
  • Elección: El agente racional escoge la alternativa cuyas consecuencias favorecen sus metas y objetivos.

Inferencia Básica: Si una nación realiza una acción determinada, es porque debe haber tenido fines para cuya realización la acción representa el medio óptimo.

Pasos a Seguir en la Toma de Decisiones

  1. Definir el problema.
  2. Analizar el problema.
  3. Evaluar soluciones.
  4. Elegir la solución.
  5. Aplicar la solución.
  6. Evaluar los resultados.

Las decisiones son correctas cuando dan lugar a resultados que los agentes consideran tan satisfactorios como cualquier otro resultado al que podrían haber conducido la acción.

Un problema es benigno cuando se espera poco o ningún impacto, tanto si se resuelve como si no. Un problema será importante si se esperan más beneficios y menos costos en caso de resolverlo que de no resolverlo.

Generación de Soluciones Alternativas

Una vez definido y formulado el problema, se trata de generar posibles soluciones. Dos consejos importantes para lograr una generación más eficaz y creativa de posibles soluciones son evitar depender totalmente de viejos hábitos y no limitarse a las ideas convencionales.

Modelo II: La Decisión Predeterminada

En este modelo, la política es el resultado de los recursos con los que se cuenta y se ve como un producto de la organización.

Inferencia Básica: Si una nación realiza hoy cierto tipo de acciones, es porque ayer sus organizaciones deben haber realizado una acción solo mínimamente diferente.

Decisión Organizacional

La organización predetermina la decisión a través de:

  • Normas y procedimientos.
  • Procesos establecidos.
  • Criterios de actuación.

Modelo III: Decisión Política Negociada

La política (politics) es el resultado de diferentes procesos políticos y la política (policy) como resultado político deriva de una acción.

Inferencia Básica: Si una nación ejecutó una acción, esta fue el resultado de la negociación que se llevó a cabo entre individuos y grupos dentro del gobierno.

Decisión Política

Existen varios aspectos que inciden en las decisiones, siendo uno muy importante los diferentes intereses y percepciones de los individuos que participan en el proceso de decisión. Cada actor ve el problema de manera diferente.

Preguntas en Cada Etapa del Proceso

  • ¿Cuáles son las metas?
  • ¿Quién las establece?
  • ¿Qué tendencias afectan la relación de los valores?
  • ¿Dónde se originó el problema?

Comportamiento Estratégico e Influencia Psicológica

El individuo, aunque raramente tiene objetivos claros y proyectos coherentes, su comportamiento es activo, limitado pero jamás determinado. El comportamiento tiene un sentido, influenciado por oportunidades y el comportamiento de los otros.

La Influencia Psicológica: Actitudes

Las actitudes reflejan lo que nos gusta y lo que nos disgusta. Por lo tanto, buscamos las cosas que nos gustan y evitamos las que nos disgustan. Las actitudes juegan un papel fundamental en el comportamiento. Una actitud es la organización de ideas y creencias que se manifiestan a través de la conducta.

Formas de Influencia Organizativa sobre el Personal Operativo

  • Entrenamiento: Inculca actitudes y hábitos que promueven normas organizativas y preocupación por la eficacia.
  • Imposición: De las decisiones a las cuales se ha llegado.

Formas de Influencia Organizativa

Las formas de influencia organizativa incluyen:

  • Autoridad.
  • Lealtad organizativa.
  • Criterio de eficiencia.
  • Entrenamiento.
  • Consejo e información.

El modelo racional-exhaustivo tiene al menos la ventaja de estimular a los administradores a salir un poco de su rutina. El modelo que propone tiene las siguientes características:

  • Clasificación de los valores, criterios y objetivos de decisión.
  • La identificación de alternativas, acompañada del esfuerzo por considerar nuevas alternativas y por promover la innovación creativa.
  • El cálculo preliminar de los resultados esperados de diversas alternativas y decisiones, en el caso de que parezca imposible una estrategia de riesgo mínimo o en el caso de preferencia por una estrategia de innovación.

Cuatro Estilos de Toma de Decisiones

Existen diferentes estilos de toma de decisiones:

  • Decisivo: Este estilo de decisión es directo, eficiente, rápido y firme. Se valora la acción. Una vez fijado el plan, se apega a él. Al tratar con las personas, valora la honestidad, la claridad, la lealtad y la brevedad.
  • Jerárquico: Las personas que aplican este estilo, altamente analítico y enfocado, esperan que sus decisiones, una vez tomadas, sean finales y resistan la prueba del tiempo.
  • Flexible: Este estilo se basa en la velocidad y la adaptabilidad. Los ejecutivos toman decisiones rápidamente y cambian de curso con igual rapidez para mantenerse al tanto de situaciones inmediatas y diferentes.
  • Integrador: En la modalidad integradora, las personas ven los problemas de manera amplia, utilizando los aportes de muchas fuentes, y toman decisiones que involucran múltiples cursos de acción.

Actores Municipales y Prospectiva

Principales Actores Municipales

Los principales actores en el ámbito municipal son:

  • Las organizaciones sociales con estructura, programa e historia.
  • Las organizaciones que surgen de manera espontánea a raíz de un conflicto.
  • La iniciativa privada con intereses en la concesión de servicios públicos.
  • Los grupos que reivindican su derecho a la diferencia.
  • Los Organismos No Gubernamentales (ONG’s).
  • El ciudadano.

¿Qué es la Prospectiva?

La prospectiva es:

  • Una herramienta de construcción social del futuro que motiva y permite la generación de una cultura anticipatoria.
  • La ciencia que estudia el futuro para comprenderlo y poder influir sobre él.
  • Una disciplina científica que identifica las diferentes alternativas de futuro de un sistema bajo análisis.

Escenarios

Los escenarios son:

  • Situaciones hipotéticas en que se podría encontrar la organización, diez o veinte años adelante.
  • Situaciones que no han sucedido todavía pero que podrían suceder y no es imposible que ocurran.
  • La organización debe estar preparada para ellas o será sorprendida por el futuro.

Características de los Escenarios

  • Cada escenario debe tener coherencia interna.
  • El límite debe aproximarse al extremo de lo posible pero dentro del dominio del problema.
  • Los escenarios deben provocar al tomador de decisiones.
  • Es importante tener marcos conceptuales accesibles.
  • La tarea primordial es seleccionar futuros posibles, abordables para los tomadores de decisión.

Planeación Prospectiva y por Escenarios

Planeación Prospectiva

La planeación prospectiva ofrece un panorama de futuros posibles (futuribles). Estos no son improbables, considerando estados inerciales del pasado y proyectos de los actores.

Planeación por Escenarios

La planeación por escenarios:

  • Forma parte de la Planeación Estratégica para manejar las incertidumbres del futuro.
  • Es una disciplina que fortalece la gestión estratégica, promueve la conversación y el consenso.
  • Se origina en la premisa de que conocer el futuro no se puede lograr con certeza.
  • Se concentra en imaginar múltiples alternativas futuras.

Importancia del Enfoque Prospectivo

El enfoque prospectivo permite:

  • Prever y anticipar.
  • Facilitar la reflexión sobre futuros posibles y deseables.
  • Estimular la reflexión estratégica colectiva.
  • Mejorar la flexibilidad frente a la incertidumbre.

¿Por Qué Usar Prospectiva?

La prospectiva genera valor porque:

  • Genera visiones alternativas de futuros deseados.
  • Proporciona información relevante de largo alcance.
  • Brinda impulsos para la acción.
  • Establece valores y reglas para alcanzar el mejor futuro.
  • Hace explícitos escenarios alternativos.

Características de la Planeación Prospectiva

  • Capacidad constructora.
  • Complementariedad de puntos de vista.
  • Enfoque en todas las partes del conjunto (holística).
  • Creatividad.
  • Anticipación activa.
  • Considera tanto el proceso como el producto.
  • Requiere la participación de todos.

Un Paradigma

Un paradigma es un conjunto de reglas y disposiciones que cumplen dos funciones:

  • Establece o define límites.
  • Indica cómo comportarse dentro de esos límites para tener éxito.
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