Fundamentos Clave de la Gestión Empresarial: Conceptos, Procesos y Herramientas

Conceptos Fundamentales de la Administración

Proceso: Es el conjunto de actividades planificadas que implican personas y recursos, y que permite cumplir objetivos específicos si se sigue paso a paso.
Administración: Conjunto de conocimientos organizados y planificados que permiten gestionar los recursos de forma adecuada.
Eficacia: Significa «conseguir satisfactoriamente un objetivo en un tiempo determinado».
Eficiencia: Significa «lograr satisfactoriamente un objetivo en tiempo y forma, utilizando los recursos de forma óptima o en menor cantidad».
Padre de la Administración Clásica: Henry Fayol.
Padre de la Administración Científica: Frederick W. Taylor.
Fase Mecánica o Estructural del Proceso Administrativo: Incluye las etapas de Planeación y Organización.
Fase Dinámica u Operativa del Proceso Administrativo: Incluye las etapas de Control, Dirección e Integración.
Henry Fayol establece 14 principios de la administración.
Estrategia: Plan específico formado por pequeñas acciones que permiten lograr un objetivo o meta.

Misión Empresarial: Define la función y el objetivo principal de la empresa.
Visión Empresarial: Proyección a futuro de la empresa, indicando a dónde aspira llegar.
Filosofía Empresarial: Conjunto de valores, pensamientos, creencias y compromisos con la sociedad que rigen la empresa.
Políticas de una Empresa: Conjunto de reglas que orientan el rumbo de la empresa o el comportamiento del personal.

Tipos de Presupuestos: Ingresos, Egresos, Costos Fijos, Costos Variables, Costos por Programa.
Tipos de Planeación según su Área de Aplicación: Estratégica, Funcional, Operacional.
Planeación Operacional: Asigna tareas específicas a los miembros del equipo.
Duración de la Planeación por Periodos de Tiempo:
- Corto plazo: Hasta 6 meses.
- Mediano plazo: De 6 meses a 5 años.
- Largo plazo: Más de 5 años.

Supervisores: Son los responsables de liderar a los empleados y vigilar el cumplimiento de objetivos.
Directivos: Diseñan la estrategia, definen objetivos y toman decisiones clave para el rumbo de la empresa.
Operativos: Llevan a cabo tareas asignadas y siguen instrucciones.
Gerentes: Encargados de implementar las indicaciones dadas por la dirección y delegar tareas a niveles inferiores.

Departamentalización por Clientela: Se basa en el tipo de consumidores, ya sea según su edad, sexo, tipo de seguro, pago, etc.
Departamentalización por Función: Se organiza de acuerdo a la similitud de las actividades realizadas.
Programas Empresariales: Serie de actividades coherentes que ayudan a cumplir objetivos.
Departamentalización por Servicio: Basada en el tipo de atención brindada o producto elaborado.
Departamentalización por Proyectos: Los empleados abandonan su puesto temporalmente para cumplir un objetivo específico.
Departamentalización por Área Geográfica: Utilizada en múltiples sucursales o en una empresa muy grande.
Departamentalización por Procesos: Utilizada más comúnmente en maquiladoras o industrias productoras, incluye varias etapas de la producción.

En la organización Funcional se reúne en departamentos a todos los empleados que se dedican a una actividad o varias relacionadas.
La autoridad fluye de los niveles más altos de la organización a los más bajos, así como las responsabilidades y deberes; esto sucede en el tipo de organización Lineal.
En el Staff no existe un nivel de autoridad; es un grupo de personas que se reúnen para aportar asesoría, información y apoyo en la toma de decisiones a la autoridad principal.
Un Comité es un grupo de personas que se reúnen cada cierto tiempo para una actividad o estudio de una situación específica. Pueden ser formales, informales y temporales.
En la organización Lineal Funcional se asigna un encargado por cada servicio o función que tenga la empresa.
Las Técnicas de Organización son herramientas administrativas que se emplean para definir una estructura de trabajo. Algunos ejemplos son los organigramas, manuales y diagramas de flujo.

Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura interna de una organización.
- Organigrama Lineal: Autoridad descendente y de una sola fuente, con rigidez autoritaria.
- Organigrama Circular: Mientras más grande el círculo, menor la autoridad.
- Organigrama de Staff: No representa nivel de autoridad, sale del nivel estratégico.

Manuales (Concepto y Contenido): Concentración sistemática de los elementos administrativos propuestos, incluyendo descripción del puesto, descripción de funciones y perfiles necesarios.
Diagramas de Flujo (Concepto y Tipos): Representación gráfica que permite tomar decisiones en los procesos, pudiendo ser verticales u horizontales.

Etapas de la Dirección: Motivación, Liderazgo, Supervisión, Toma de Decisiones.

Estilos de Liderazgo:
- Autocrático: La decisión es de la persona y se hace lo que ella ordene.
- Paternalista: Ayuda poniendo el ejemplo y acompañando al equipo.
- Técnico: Se aplica cuando ya se tiene experiencia en la materia.

Tipos de Comunicación:
- Horizontal: Entre pares jerárquicos.
- Vertical Ascendente: De empleados a mayor rango.
- Diagonal: Entre diferentes jerarquías.

Integración: Es la etapa en la que se obtienen y articulan los recursos materiales, financieros y humanos para el funcionamiento adecuado.
Reclutamiento: Convocatoria o invitación del candidato donde se dan a conocer las vacantes disponibles.
Selección: Escoger, decidir y aceptar al recurso humano que más convenga para lograr los objetivos planeados.
Elementos del Reclutamiento: Identificar la vacante, entrega de volantes y elección del contenido a publicar.
Etapa de Selección (consideraciones): Se toma en cuenta el currículum vitae, la entrevista y un periodo de prueba.
Inducción: Consiste en armonizar y articular el nuevo elemento al grupo donde formará parte.

Gráfica de Gantt: Técnica de control que permite visualizar las actividades a realizar, quién es responsable de hacerlas, así como su avance.
PERT (Program Evaluation and Review Technique): Técnica de control que permite analizar y encontrar el camino más corto en la realización de un proyecto, y un adecuado uso de recursos.
Diagrama de Flujo (Control): Técnica de control que representa la secuencia de las actividades en un proceso. Muestra el comienzo del proceso, los puntos de decisión y el final del mismo.
Ruta Crítica: Técnica de control que facilita el cálculo del tiempo estimado de realización de un proyecto.

Objetivo de la Motivación: Inspirar a las personas a que produzcan y alcancen los objetivos establecidos.