Fundamentos Esenciales de la Administración Empresarial y sus Procesos Clave

Introducción a la Administración: Orígenes y Definiciones

Contexto Histórico y Evolución

El acto administrativo existe desde los albores de la humanidad, pues siempre y dondequiera que los hombres han unido sus esfuerzos para lograr un propósito, ha estado presente. Sin embargo, más recientemente, su estudio, basado en análisis sistemáticos y científicos, busca sistemas más económicos para la consecución de un fin con el mínimo de gasto, esfuerzo y fricción humana.

Definiciones Fundamentales

Definición Nominal

Está conformada por el prefijo “Ad” = dirección para, tendencia para, hacia; y de “Ministratio” = subordinado u obediencia.

Definición Real

Es la ciencia y arte de organizar y dirigir un grupo de personas que trabajan con un fin u objetivo común, obteniendo el máximo rendimiento y máxima satisfacción en el trabajo, con una sincronización de la acción a través de distintas funciones en un tiempo determinado. Tiene un principio práctico basado en la democratización del conocimiento para ser enseñada y aprendida.

Características Esenciales de la Administración

La administración posee las siguientes características:

• Universalidad: Es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente.
• Especificidad: El fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña en distintos momentos y unidades operativas.
• Unidad temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, este es único; es decir, depende de la dinámica que se da dentro de la empresa, ya sea en mayor o menor grado, como un todo del proceso administrativo.
• Unidad jerárquica: La empresa debe verse como un solo cuerpo administrativo, con una única estructura jerárquica de mando.
• Valor instrumental: La administración es un medio o instrumento para alcanzar un fin.
• Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles de un organismo formal.
• Interdisciplinariedad: Implica el uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
• Flexibilidad: Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

El Proceso Administrativo: Etapas Fundamentales

Previsión

Consiste en diagnosticar a través de datos relevantes del pasado y del presente, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, políticos, económicos y tecnológicos.

Planificación

Es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

Puntos Clave de la Planificación:

• Propicia el desarrollo de la empresa.
• Reduce al máximo los riesgos.
• Maximiza el aprovechamiento de los recursos y el tiempo.

Organización

Implica la creación de una estructura que determine las jerarquías necesarias y la agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

Integración

Consiste en establecer mecanismos para hacer más eficaz el funcionamiento, escogiéndolos (selección), introduciéndolos (mayor articulación) y buscando el mejor desarrollo (capacitación, adiestramiento y formación).

Dirección

Consiste en impulsar, coordinar y vigilar la consecución de los planes señalados. Incluye mando, comunicación y supervisión.

Control

Se refiere a los sistemas que nos permiten medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, para corregir, mejorar y formular nuevos planes. Implica el establecimiento de normas, operación de los controles e interpretación de resultados.

Evaluación

Con la información necesaria, se realiza una valoración de la situación de la unidad respecto a su estructura orgánica y funcionamiento, poniendo de manifiesto las conclusiones que se derivan del diagnóstico de estos aspectos de la organización.

Importancia Trascendental de la Administración

Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. Por lo que es necesario mencionar algunos de los argumentos más relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina:

• Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que esta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social.
• Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.
• Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.
• Bien Común: A través de los principios de administración se contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos.

Profundización en Componentes Clave de la Administración

La Previsión: Anticipando el Futuro

Es prever o ver anticipadamente, lo cual implica que la organización se basa en estos supuestos para planear, y estos supuestos, a su vez, constituyen los fundamentos sobre los cuales se desarrollan los planes a largo plazo y las estrategias.

La previsión es el elemento de la administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una organización habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de esa empresa.

Diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del presente que sean relevantes, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, políticos, económicos y tecnológicos.

La Planificación: Diseño del Camino a Seguir

Es una metodología para escoger entre alternativas, que se caracteriza porque permite verificar la prioridad, la factibilidad y compatibilidad de los objetivos y permite seleccionar los instrumentos más eficaces. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y qué debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina dónde se pretende llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden debe hacerse.

Características de la Planificación

• La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.
• La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión.
• La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente a cualquier toma de decisión.
• La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.
• La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás: está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.
• La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.
• La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro.

Ventajas de la Planificación

• Requiere actividades con orden y propósito.
• Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para una posible participación.
• Contesta a las preguntas «¿Y qué pasa si…?«. Tales preguntas permiten al que hace la planificación, a través de una complejidad de variables, ver e intuir los posibles planes de contingencia.
• Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse de que la planificación está dando los resultados buscados.

Desventajas de la Planificación

• La planificación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros. La utilidad de un plan está afectada por la corrección de las premisas utilizadas como subsecuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte del valor del plan.
• La planificación cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificación excede a su contribución real. Creen que sería mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo físico que deba hacerse.
• La planificación tiene barreras psicológicas.

Tipos de Planeación y sus Alcances

Planeación Estratégica

La planeación estratégica no es más que el proceso de relacionar las metas de una organización, determinar las políticas y programas necesarios para alcanzar objetivos específicos en camino hacia esas metas y establecer los métodos necesarios para asegurar que las políticas y los programas sean ejecutados; o sea, es un proceso formulado de planeación a largo plazo que se utiliza para definir y alcanzar metas organizacionales.

Características de la Planeación Estratégica:

• Es conducida o ejecutada por los altos niveles jerárquicos.
• Establece un marco de referencia a toda la organización.
• Afronta mayores niveles de incertidumbre con respecto a otros tipos de planeación.
• Generalmente cubre amplios períodos. Cuanto más largo es el período, más irreversible será el efecto de un plan más estratégico.
• Su parámetro es la eficiencia.

Planeación Operativa

La planeación operativa se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Las características más sobresalientes de la planeación operacional son: se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica; es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico; trata con actividades normalmente programables; sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión; cubre períodos reducidos; su parámetro principal es la eficiencia.

Características de la Planeación Operativa:

• Se establece a corto plazo, es específica y está orientada a la consecución del objetivo determinado.
• La planificación operativa convierte los conceptos generales del plan estratégico en cifras claras, en pasos concretos y en objetivos evaluables a corto plazo.
• La planificación operativa demanda una aplicación de recursos que sea eficiente y efectiva en costos en la solución de problemas y consecución de los objetivos establecidos.

Terminología Clave en la Planificación y Gestión Administrativa

Plan: Representa la concreción documental del conjunto de decisiones explícitas y congruentes para asignar recursos a propósitos preestablecidos.

Planeación: Implica el proceso requerido para la elaboración del plan.

Planificación (como ejercicio): Representa el ejercicio (la aplicación concreta) de la planeación vinculada con la instrumentación teórica requerida para transformar la economía o la sociedad. La planificación ha sido entendida como la tecnología de anticipación de la acción política en materia social y/o económica.

Objetivos: Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad.

Estrategias: Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de recursos necesarios para alcanzarlos.

Políticas: Constituyen declaraciones o interpretaciones que guían o encauzan el pensamiento para la toma de decisiones.

Programas: Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc.

Reglas: Describen acciones específicas requeridas.

Procedimientos: Son planes que establecen un método obligatorio para realizar las actividades futuras.

Presupuesto: Es una declaración de los resultados esperados expresados en términos numéricos.

Desglose de Herramientas de Planificación

Procedimientos en Detalle

Son planes porque establecen un método o forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son planes relacionados con métodos de trabajo o ejecución. Sirven como guías de acción más que de pensamiento pues señalan el cómo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a través de diagramas de flujo.

Presupuesto en Detalle

Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos numéricos; están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-máquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de este si antes no ha reflejado los planes.

Programas en Detalle

Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc., para ejecutar una acción específica. La programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño tamaño o simples, por ejemplo, el uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de datos, etc.

Reiteración de Conceptos Administrativos Fundamentales

Etapas Clave del Proceso Administrativo (Revisión)

Organización

Implica la creación de una estructura que determine las jerarquías necesarias y la agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

Integración

Consiste en establecer mecanismos para hacer más eficaz el funcionamiento, escogiéndolos (selección), introduciéndolos (mayor articulación) y buscando el mejor desarrollo (capacitación, adiestramiento y formación).

Control

Se refiere a los sistemas que nos permiten medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, para corregir, mejorar y formular nuevos planes. Implica el establecimiento de normas, operación de los controles e interpretación de resultados.

Dirección

Consiste en impulsar, coordinar y vigilar la consecución de los planes señalados. Incluye mando, comunicación y supervisión.

Evaluación

Con la información necesaria, se realiza una valoración de la situación de la unidad respecto a su estructura orgánica y funcionamiento, poniendo de manifiesto las conclusiones que se derivan del diagnóstico de estos aspectos de la organización.

Importancia de la Administración (Reafirmación)

Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. Por lo que es necesario mencionar algunos de los argumentos más relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina:

• Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que esta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social.
• Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.
• Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.
• Bien Común: A través de los principios de administración se contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos.

La Previsión en la Administración (Revisión)

Es prever o ver anticipadamente, lo cual implica que la organización se basa en estos supuestos para planear, y estos supuestos, a su vez, constituyen los fundamentos sobre los cuales se desarrollan los planes a largo plazo y las estrategias.

La previsión es el elemento de la administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una organización habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de esa empresa.

Diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del presente que sean relevantes, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, políticos, económicos y tecnológicos.

La Planificación en Detalle (Revisión)

Es una metodología para escoger entre alternativas, que se caracteriza porque permite verificar la prioridad, la factibilidad y compatibilidad de los objetivos y permite seleccionar los instrumentos más eficaces. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y qué debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina dónde se pretende llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden debe hacerse.

Características de la Planificación (Reiteración)

• La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.
• La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión.
• La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente a cualquier toma de decisión.
• La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.
• La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás: está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.
• La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.
• La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro.

Ventajas de la Planificación (Reiteración)

• Requiere actividades con orden y propósito.
• Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para una posible participación.
• Contesta a las preguntas «¿Y qué pasa si…?«. Tales preguntas permiten al que hace la planificación, a través de una complejidad de variables, ver e intuir los posibles planes de contingencia.
• Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse de que la planificación está dando los resultados buscados.

Desventajas de la Planificación (Reiteración)

• La planificación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros. La utilidad de un plan está afectada por la corrección de las premisas utilizadas como subsecuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte del valor del plan.
• La planificación cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificación excede a su contribución real. Creen que sería mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo físico que deba hacerse.
• La planificación tiene barreras psicológicas.

Tipos de Planeación (Revisión)

Planeación Estratégica (Reiteración)

La planeación estratégica no es más que el proceso de relacionar las metas de una organización, determinar las políticas y programas necesarios para alcanzar objetivos específicos en camino hacia esas metas y establecer los métodos necesarios para asegurar que las políticas y los programas sean ejecutados; o sea, es un proceso formulado de planeación a largo plazo que se utiliza para definir y alcanzar metas organizacionales.

Características de la Planeación Estratégica (Reiteración):

• Es conducida o ejecutada por los altos niveles jerárquicos.
• Establece un marco de referencia a toda la organización.
• Afronta mayores niveles de incertidumbre con respecto a otros tipos de planeación.
• Generalmente cubre amplios períodos. Cuanto más largo es el período, más irreversible será el efecto de un plan más estratégico.
• Su parámetro es la eficiencia.

Planeación Operativa (Reiteración)

La planeación operativa se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Las características más sobresalientes de la planeación operacional son: se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica; es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico; trata con actividades normalmente programables; sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión; cubre períodos reducidos; su parámetro principal es la eficiencia.

Características de la Planeación Operativa (Reiteración):

• Se establece a corto plazo, es específica y está orientada a la consecución del objetivo determinado.
• La planificación operativa convierte los conceptos generales del plan estratégico en cifras claras, en pasos concretos y en objetivos evaluables a corto plazo.
• La planificación operativa demanda una aplicación de recursos que sea eficiente y efectiva en costos en la solución de problemas y consecución de los objetivos establecidos.

Terminología Clave en Planificación y Gestión (Revisión)

Plan: Representa la concreción documental del conjunto de decisiones explícitas y congruentes para asignar recursos a propósitos preestablecidos.

Planeación: Implica el proceso requerido para la elaboración del plan.

Planificación (como ejercicio): Representa el ejercicio (la aplicación concreta) de la planeación vinculada con la instrumentación teórica requerida para transformar la economía o la sociedad. La planificación ha sido entendida como la tecnología de anticipación de la acción política en materia social y/o económica.

Objetivos: Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad.

Estrategias: Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de recursos necesarios para alcanzarlos.

Políticas: Constituyen declaraciones o interpretaciones que guían o encauzan el pensamiento para la toma de decisiones.

Programas: Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc.

Reglas: Describen acciones específicas requeridas.

Procedimientos: Son planes que establecen un método obligatorio para realizar las actividades futuras.

Presupuesto: Es una declaración de los resultados esperados expresados en términos numéricos.

Herramientas de Planificación Detalladas (Revisión)

Procedimientos (Reiteración)

Son planes porque establecen un método o forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son planes relacionados con métodos de trabajo o ejecución. Sirven como guías de acción más que de pensamiento pues señalan el cómo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a través de diagramas de flujo.

Presupuesto (Reiteración)

Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos numéricos; están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-máquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de este si antes no ha reflejado los planes.

Programas (Reiteración)

Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc., para ejecutar una acción específica. La programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño tamaño o simples, por ejemplo, el uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de datos, etc.