Gestión Financiera Clave: Desembolsos Capitalizables, Presupuesto de Caja y Proyección de Resultados

Importancia Relativa de los Desembolsos Capitalizables

El volumen de los desembolsos capitalizables puede variar significativamente. Esto se debe a que la erogación real y la importancia del activo fijo determinan el nivel organizacional en el cual se toma la decisión del desembolso capitalizable.

Contar con una buena gestión administrativa de los activos fijos permite que estos se conviertan en una de las mejores inversiones de la empresa, impactando en los siguientes aspectos:

Financiero: Se debe reflejar en las cuentas del estado de resultados el valor de las amortizaciones, ingresos o gastos que estos generen.
Fiscal: Permite generar una oportunidad de optimización fiscal, ya que ayuda a tomar los criterios más convenientes según las normativas impuestas.
Costos: Permite reducir el valor de inversiones (terrenos, edificios, maquinarias, entre otros) haciendo cargos que afecten al estado de resultados a través del tiempo.

Presupuesto de Caja y Flujo de Efectivo

Definición de Flujo de Caja

El Flujo de Caja es un informe financiero que muestra los flujos de ingreso y egreso de efectivo que ha obtenido una empresa durante un periodo específico.

Ejemplos de ingresos de efectivo son:

Cobro de facturas
Cobro de préstamos
Cobro de intereses
Préstamos obtenidos
Cobro de alquileres, etc.

Ejemplos de egresos de efectivo son:

Pago de facturas
Pago de impuestos
Pago de sueldos
Pago de préstamos
Pago de intereses
Pago de servicios (agua, luz, etc.)

La diferencia entre los ingresos y los egresos de efectivo se conoce como saldo, el cual puede ser favorable (cuando los ingresos son mayores que los egresos) o desfavorable (cuando los egresos son mayores que los ingresos).

A diferencia del Estado de Resultados, el Flujo de Caja muestra lo que realmente sale o ingresa en efectivo a “caja” como, por ejemplo, los cobros de una venta que realmente se hicieron efectivos. En el Flujo de Caja, los términos ganancia o pérdida no se utilizan directamente; se enfoca en la liquidez.

La importancia del Flujo de Caja radica en que nos permite conocer la liquidez de la empresa, es decir, saber con cuánto dinero en efectivo se cuenta. Con dicha información, podemos tomar decisiones tales como:

Cuánto podemos comprar de mercadería.
Si es posible comprar al contado o es necesario/preferible solicitar crédito.
Si es necesario/preferible cobrar al contado o es posible otorgar créditos.
Si es posible pagar deudas a su fecha de vencimiento o es necesario pedir un refinanciamiento o un nuevo financiamiento.
Si tenemos un excedente de dinero suficiente como para poder invertirlo (por ejemplo, al adquirir nueva maquinaria).
Si es necesario aumentar el disponible (por ejemplo, para una eventual oportunidad de inversión).

Definición de Presupuesto de Caja (Alternativa 1)

El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja proyectado. Este puede determinar si en el futuro la empresa enfrentará un déficit o un excedente de efectivo. También permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo para obtener flujos positivos de efectivo.

El departamento financiero de la empresa planea permanentemente los posibles excedentes y déficits de caja. Al contar con esta información, el administrador toma las decisiones adecuadas en cuanto a situaciones de sobrantes para inversión o, por el contrario, si hay faltante, debe buscar los medios para obtener financiamiento en el corto plazo.

Definición de Presupuesto de Caja (Alternativa 2)

El presupuesto de efectivo, también conocido como flujo de caja proyectado, es un presupuesto que muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de efectivo (dinero en efectivo) de una empresa para un periodo de tiempo determinado.

La importancia del presupuesto de efectivo es que nos permite prever la futura disponibilidad del efectivo (saber si vamos a tener un déficit o un excedente) y, con base en ello, poder tomar decisiones. Por ejemplo:

Si prevemos que vamos a tener un déficit o será necesario contar con mayor efectivo, podemos:

Solicitar oportunamente un financiamiento.
Solicitar el refinanciamiento de una deuda.
Solicitar un crédito comercial (pagar las compras al crédito en vez de al contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crédito.
Cobrar al contado y ya no al crédito o, en todo caso, otorgar un menor crédito.

Por otro lado, el presupuesto de efectivo nos permite conocer el futuro escenario de un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio será rentable (cuando los futuros ingresos proyectados son mayores que los futuros egresos proyectados), o saber si seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída.

Esta es información que podemos presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la rentabilidad del futuro negocio (ante potenciales inversionistas) o al querer demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída (al solicitar un préstamo a alguna entidad financiera).

Para elaborar un presupuesto de efectivo es necesario contar con los demás presupuestos de la empresa.

Estados de Resultados Proyectados

El Estado de Resultados es un documento o informe financiero que muestra detalladamente los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha obtenido una empresa durante un periodo de tiempo determinado.

A diferencia del flujo de caja, el estado de resultados muestra los ingresos y gastos en el momento en que se devengan (producen contablemente), no necesariamente cuando se cobran o pagan. Por ejemplo, registra una venta o una compra en el momento en que ocurre, aunque ésta se cobre o se pague meses después.

El estado de resultados nos permite:

Analizar cuáles han sido los resultados operativos obtenidos por una empresa.
Comparar los resultados que ha obtenido en distintos periodos (al comparar estados de resultados de diferentes periodos).

Un estado de resultados proyectado nos permite realizar proyecciones sobre los futuros ingresos y gastos que generaría una empresa, conociendo así su futura rentabilidad o viabilidad.

¿Qué es el Estado de Resultados y Cuáles son sus Objetivos?

Todas las empresas, sea cual sea su tamaño, necesitan obtener información sobre su desempeño para saber si han logrado resultados positivos (ganancias) o si, al contrario, han sufrido pérdidas producto de su operación al finalizar un periodo determinado.

Dado que el objetivo primordial de las organizaciones es maximizar las utilidades, es fundamental apoyarse en herramientas que permitan contar con información oportuna y confiable para la toma de decisiones.

Los estados financieros son una herramienta de gestión que te ayudará a tener una mejor visión de la situación financiera de la empresa: los recursos con los que cuenta, los resultados obtenidos, las entradas y salidas de efectivo, la rentabilidad generada, entre otros aspectos de gran relevancia para la operación y administración de la organización.

¿Qué es un Estado de Resultados?

El estado de resultados, también conocido como estado de ganancias y pérdidas, es un reporte financiero que, con base en un periodo determinado, muestra de manera detallada los ingresos obtenidos, los gastos incurridos en el momento en que se producen y, como consecuencia, el beneficio o pérdida que ha generado la empresa en dicho periodo de tiempo. Sirve para analizar esta información y, con base en esto, tomar decisiones de negocio.

Este estado financiero brinda una visión panorámica del comportamiento de la empresa: si ha generado utilidades o no. En términos sencillos, este reporte es muy útil para el empresario, ya que ayuda a saber si la compañía está vendiendo, qué cantidad está vendiendo, cómo se están administrando los gastos y, al saber esto, se podrá determinar con certeza si se están generando utilidades.

Componentes del Estado de Resultados

Los elementos de un estado de resultados se agrupan de la siguiente manera: ingresos, costos y gastos. Con base en estos tres rubros principales se estructura el reporte.

Las principales cuentas que lo conforman son las siguientes:

Ventas: Este dato es el primero que aparece en el estado de resultados. Debe corresponder a los ingresos por ventas en el periodo determinado.
Costo de Ventas: Este concepto se refiere a la cantidad que le costó a la empresa el artículo que está vendiendo.
Utilidad o Margen Bruto: Es la diferencia entre las ventas y el costo de ventas. Es un indicador de cuánto se gana en términos brutos con el producto; es decir, si no existiera ningún otro gasto, es la comparativa del precio de venta contra lo que cuesta producirlo o adquirirlo, según sea el caso.
Gastos de Operación: En este rubro se incluyen todos aquellos gastos que están directamente involucrados con el funcionamiento de la empresa. Algunos ejemplos son: servicios (luz, agua, renta), salarios, etc.
Utilidad sobre Flujo (EBITDA): Es un indicador financiero (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization) que mide las ganancias o utilidad que obtiene una empresa sin tomar en cuenta los gastos financieros, impuestos y otros gastos contables que no implican una salida de dinero real, como son las amortizaciones y depreciaciones.
Depreciaciones y Amortizaciones: Son importes que de manera anual se aplican para disminuir el valor contable de los bienes tangibles (depreciación) e intangibles (amortización) que la empresa utiliza para llevar a cabo sus operaciones (activos fijos y otros). Por ejemplo, la depreciación del equipo de transporte de una empresa.
Utilidad de Operación (EBIT): Se refiere a la diferencia que se obtiene al restar las depreciaciones y amortizaciones al EBITDA. Indica la ganancia o pérdida de la empresa en función de sus actividades productivas principales.
Gastos y Productos Financieros: Son los gastos e ingresos que la compañía tiene pero que no están relacionados de manera directa con la operación principal de la misma. Por lo general, se refieren a montos relacionados con bancos, como el pago de intereses (gasto) o rendimientos de inversiones (producto).
Utilidad antes de Impuestos (UAI): Este concepto se refiere a la ganancia o pérdida de la empresa después de cubrir sus compromisos operacionales y financieros.
Impuestos: Contribuciones sobre las utilidades que la empresa paga al gobierno (por ejemplo, Impuesto Sobre la Renta – ISR).
Utilidad Neta: Es la ganancia o pérdida final que la empresa obtiene resultante de sus operaciones después de considerar todos los gastos operativos, financieros e impuestos. Es el resultado final del periodo.

Al momento de elaborar tu estado financiero es importante que tomes en cuenta algunas consideraciones:

Es recomendable que el estado de resultados se realice de forma mensual, trimestral y anual para un mejor seguimiento.
Detalla de manera precisa cada rubro de gastos, ya sean operativos, administrativos, financieros, etc.

Objetivos del Estado de Resultados

El estado de pérdidas y ganancias tiene objetivos muy puntuales al presentar la situación financiera de la compañía. El principal es medir el desempeño operativo de la empresa en un periodo determinado, al relacionar los ingresos generados con los gastos en que se incurre para lograr ese objetivo.

La información que se obtiene es de mucha utilidad, sobre todo al analizarla en conjunto con otros estados financieros básicos como el Balance General y el Estado de Flujo de Efectivo. De esta manera, al evaluar el estado de resultados de tu empresa podrás:

Realizar una evaluación precisa de la rentabilidad de tu empresa y su capacidad de generar utilidades. De igual manera, es importante para conocer cómo puedes optimizar tus recursos para maximizar tus utilidades.
Medir el desempeño de la empresa, es decir, cuánto estás invirtiendo por cada peso que estás ganando.
Obtener un mejor conocimiento para determinar la repartición de los dividendos, ya que estos dependen de las utilidades generadas durante el periodo.
Estimar los flujos de efectivo futuros, al poder realizar proyecciones de las ventas de manera más precisa utilizando el estado de resultados como base.
Identificar en qué parte del proceso se están consumiendo más recursos económicos, analizando los márgenes en cada rubro. Esto te dará una perspectiva de la eficiencia de la empresa.

El estado de resultados es de vital importancia para tu empresa, ya que se convierte en un elemento de apoyo a la gestión al brindarte información de valor para la toma de decisiones y la planeación estratégica.