La Comunicación en la Organización: Pilares, Tipos y Mejores Prácticas

Comunicación y Gestión de la Información en la Empresa

La Comunicación en la Empresa: Pilar Fundamental

La comunicación es una de las actividades más importantes para una empresa; es el cemento que mantiene unidas las unidades de una organización. “Es el sistema y recurso de la empresa.” Todos los factores de la comunicación afectan a la empresa:

  1. En el plano de las nuevas tecnologías de la comunicación, la empresa está obligada a actualizarse continuamente en aspectos de informática, telecomunicaciones, instalaciones mejores, etc.
  2. En el plano de las relaciones interpersonales, la empresa debe afrontar y resolver los problemas de comunicación entre los diferentes tipos de personas que agrupa: entre trabajadores y directivos, directivos y sindicatos, o en el seno de los mismos servicios.
  3. En el plano administrativo y político, debe decidir cuáles son los objetivos de emisión y recepción de información, cuáles son sus orientaciones y acciones comunicativas para mejorar la comunicación.

La comunicación en la empresa es entendida como el intercambio planificado de mensajes, dentro y fuera de la empresa. La comunicación interna es la que mantienen los miembros de la empresa entre sí. La comunicación externa es la que mantiene la empresa con su exterior.

Comunicación Interna

Cumple una serie de funciones:

  1. Mejorar la interactividad entre el personal de la empresa.
  2. Favorecer la circulación de la información.
  3. Favorecer la coordinación de tareas y esfuerzos.
  4. Estimular la cohesión entre el personal.
  5. Favorecer la identificación de los trabajadores con la empresa.
  6. Incrementar la solidaridad entre los trabajadores.

Formas de Comunicación Interna:

  1. Comunicación Horizontal

    Es la que se da entre personas consideradas iguales en la jerarquía de la empresa. Sus principales funciones son:

    1. Facilita la coordinación de tareas, permitiendo a los miembros de la organización establecer relaciones interpersonales efectivas a través del desarrollo de acuerdos implícitos.
    2. Proporciona un medio para compartir información relevante en la empresa entre colegas.
    3. Es un canal adecuado para la resolución de problemas y conflictos de dirección entre colegas.
    4. Permite que los colegas se apoyen mutuamente.

    Problemas que dificultan la comunicación horizontal:

    • La rivalidad y la desconfianza entre los trabajadores.
    • La especialización funcional: las empresas suelen dividirse por departamentos integrados por personal especializado. Se producen brechas de comunicación entre departamentos distintos.
    • Ausencia de motivación.
  2. Comunicación Vertical
    Tipos de Comunicación Vertical:
    • Comunicación Descendente

      Es la que va desde la dirección a los demás miembros de la empresa, siguiendo la línea jerárquica. Se considera, por tanto, la forma natural de transmitir información en las empresas. Se utiliza para:

      • Informar sobre normas y procedimientos.
      • Transmitir indicaciones sobre una tarea.
      • Explicar propósitos de una tarea.
      • Exponer los objetivos, filosofía de la empresa, etc.

      Sus funciones son:

      • Enviar órdenes múltiples a lo largo de la jerarquía.
      • Proporcionar información relacionada con el trabajo a los miembros de la organización.
      • Facilitar un resumen del trabajo realizado.
      • Adoctrinar a los miembros para que reconozcan los objetivos de la empresa.

      Problemas que dificultan la comunicación descendente:

      • La sobrecarga / insuficiencia informática.
      • Falta de confianza en los superiores jerárquicos.
    • Comunicación Ascendente

      Va desde los miembros de más bajo nivel hacia los de más alto nivel (directivos). Se utiliza para:

      • Informar sobre las actividades realizadas.
      • Exponer necesidades, sugerencias, etc.

      Sus funciones son:

      1. Proporcionar respuestas necesarias acerca de problemas de la empresa a los directivos.
      2. Son una fuente de retorno informativo para la dirección, que permite determinar la efectividad de su comunicación descendente.
      3. Aliviar decisiones, ya que permite a los subordinados compartir información con los directivos.
      4. Estimular la participación de los empleados en los procesos de toma de decisiones que requieren de su intervención.

      Problemas que dificultan la comunicación ascendente:

      1. La cortina escalar: con esta expresión se hace referencia a las dificultades, tanto de índole personal como jerárquica, que algunos subordinados tienen cuando deben dirigirse a sus superiores.
      2. La filtración positiva de información: enviar mensajes sesgados para mejorar su posición y condiciones laborales.

Comunicación Externa

Puede ser de diversas formas:

  1. Comunicación externa operativa de los miembros de la empresa con los distintos asociados e interlocutores.
  2. Comunicación externa estratégica. Consiste tanto en la constitución de una red de contactos como en el mantenimiento de una actitud vigilante de la información.
  3. Información externa de notoriedad. Esto es, publicidad, promociones, etc.
  1. Comunicación Externa Operativa

    Cada empleado asume el papel de representante de la empresa. Cada miembro transmite un mensaje y una imagen de la empresa y recibe información que traslada a la empresa. Estos intercambios son vitales para la actividad de la empresa.

  2. Comunicación Externa Estratégica

    Dos objetivos:

    1. La creación de redes, relaciones, contactos… con agentes importantes.
    2. Captar información estratégica (datos de la competencia, cambios en el mercado, movimientos…).
  3. Información Externa de Notoriedad

    La empresa informa para conseguir objetivos como:

    • Hacer conocer sus productos.
    • Mejorar la imagen corporativa.
    • Desarrollar su notoriedad.

    Tipología de información externa de notoriedad:

    • Publicidad.
    • Promociones.
    • Presencia en ferias y congresos.
    • Demostración de productos.
    • Patrocinios, etc.

Habilidades Clave en la Comunicación

Las Conversaciones Personales Directas

La conversación es el medio más importante del que disponemos para comunicarnos de forma oral. Escuchar es más que oír. Es atender a lo que se nos dice, interiorizarlo, comprenderlo y traducirlo en algún tipo de respuesta. El saber escuchar enriquece la comunicación. Al escuchar, hay que prestar atención al interlocutor.

La Entrevista Personal

Es muy importante desarrollar las siguientes habilidades que facilitan la comprensión:

  • Reconocer: todos los sonidos que te llegan durante la conversación.
  • Seleccionar lo más relevante.
  • Interpretar: es atribuir un sentido a la forma que hemos seleccionado.
  • Anticipar.
  • Inferir.
  • Retener.

La Comunicación Escrita

Principios de orden lingüístico:

  1. Utilizar un vocabulario simple, corriente y preciso.
  2. Facilitar la comprensión de las nociones y frases complejas.
  3. Utilizar frases cortas y bien construidas.