Optimización de Puestos de Trabajo y Equipos: Claves para la Gestión de RRHH y Productividad

1. Utilidad del Diseño y Optimización de Puestos

La información obtenida del estudio y diseño de puestos puede ser aplicada a las siguientes actividades de Recursos Humanos (RRHH):

  • Creación de un nuevo puesto de trabajo: La empresa decide crear un nuevo puesto de trabajo y debe definir cuáles serán las funciones a realizar y las responsabilidades asociadas.
  • Diseño y rediseño de puestos: Para optimizar, recompensar, reorganizar, redefinir y suprimir un determinado puesto.
  • Reclutamiento, selección y socialización.
  • Formación y desarrollo profesional: Formación necesaria para que el trabajador pueda desempeñar tareas específicas o prepararse para asumir mayores responsabilidades.
  • Evaluación del rendimiento.
  • Retribuciones: La asignación de salarios requiere reconocer el valor relativo de un puesto en particular para la empresa.
  • Seguridad de los empleados.

Y también a algunos aspectos generales de la empresa:

  • Estructura organizativa.
  • Estructura de los puestos de trabajo.
  • Grado de autoridad.

La información que proporciona el estudio de puestos se utiliza con el propósito de elaborar tanto descripciones como especificaciones del puesto de trabajo, siendo estos los documentos resultantes de dicho proceso:

Documentos Resultantes del Estudio de Puestos

  • La descripción de puestos de trabajo (contenido y alcance): Supone elaborar un listado con las responsabilidades que conlleva el puesto de trabajo, las relaciones jerárquicas que lo condicionan, las condiciones de trabajo y las responsabilidades de supervisión.
  • La especificación de puestos: Incluye los conocimientos, habilidades y aptitudes necesarios para realizar correctamente las tareas que requiere el puesto.

2. Etapas en el Diseño y Estudio de Puestos

  1. Examen de la organización.
  2. Elección de puestos de trabajo a estudiar.
  3. Recopilación de información sobre el puesto:

    Tipo de Información

    • Datos de tareas.
    • Datos de comportamiento.
    • Datos de capacidades.

    Método de Recopilación de Información

    • Observación directa.
    • Entrevista.
    • Cuestionarios.
    • Otros métodos: grabación en vídeo, diario de actividades, etc.

    Técnicas de Estudio y Diseño

    • Análisis del inventario de tareas.
    • Cuestionario para el estudio del puesto.
    • Análisis funcional del trabajo.
  4. Descripción y especificación del puesto: Documento que identifica, define y describe un trabajo. Contiene la identificación del puesto, el resumen del trabajo, las obligaciones y responsabilidades, y la especificación del puesto.

3. Diseño y Rediseño de Puestos de Trabajo

El diseño de puestos es el “proceso mediante el cual se establecen con precisión las tareas que se deben llevar a cabo en un determinado puesto” y el “proceso de estructuración del trabajo y de asignación de las actividades de trabajo específicas de un individuo o grupo de individuos para conseguir determinados objetivos de la organización”. Los puestos de trabajo se pueden diseñar para individuos o para equipos de trabajo.

Características Clave para el Diseño de Puestos

  • Especialización del trabajo: Para aumentar la eficacia, se deben dividir los puestos en tareas específicas, simples y repetitivas. Sin embargo, la tendencia actual es a favorecer la concepción global del producto por parte del trabajador.
  • Ámbito del puesto de trabajo: Número y variedad de tareas que se realizan en cada puesto. Suele ser reducido en los niveles más bajos de la organización.
  • Profundidad del puesto de trabajo: Grado de libertad que tiene el empleado para realizar las actividades de su puesto. Los puestos operativos tienen escasa profundidad, mientras que los puestos correspondientes a niveles directivos asumen mayores responsabilidades (mayor profundidad).

Mecanismos de Rediseño de Puestos

  • Rotación (especialización): Es el cambio de los empleados de un puesto a otro, evitando la interrupción del flujo de trabajo. Así, el personal está en contacto con un mayor número de tareas.
  • Ampliación (ámbito): Aumento del número de tareas a desarrollar en un puesto, es decir, se extiende el ámbito del puesto.
  • Enriquecimiento (profundidad y ámbito): Intenta incrementar la motivación del trabajador. Se concede a los trabajadores un mayor control de las actividades realizadas. Supone una ampliación del puesto y el aumento de su profundidad.

Características del Trabajo que Motivan al Personal (Enriquecimiento del Puesto)

  • Variedad de habilidades: Conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren para desarrollar las distintas tareas de un puesto.
  • Identidad de la tarea: Realización de todas las tareas de un trabajo completo, por lo que el resultado es más visible.
  • Significación del trabajo: Impacto e influencia del trabajo.
  • Autonomía: Grado de libertad, independencia y competencia que tiene un empleado en la programación y desempeño de su puesto.
  • Retroalimentación: Información clara sobre los resultados y el rendimiento del trabajo.

4. Flexibilidad en el Diseño del Puesto de Trabajo

Los diseños de puestos deben proporcionar flexibilidad para la necesaria adaptación a los cambios del entorno.

Opciones de Flexibilidad

  • Adaptación de contratos de trabajo: Contratos a tiempo parcial, temporales, en prácticas, subcontratación, entre otros.
  • Flexibilidad de horarios: Elección, por parte de los trabajadores, de los horarios de comienzo y finalización de tareas; variaciones en la distribución de las jornadas de trabajo diarias; y teletrabajo.

5. Diseño del Espacio de Trabajo

Elementos Clave del Espacio Laboral

  • Tamaño: Metros cuadrados por empleado. Tradicionalmente dependía de la posición jerárquica; la tendencia actual son los espacios abiertos comunes.
  • Distribución: Distancia entre las personas y las instalaciones. Comunica mensajes no verbales a los visitantes y tiene gran influencia en la interacción social.
  • Privacidad: Tendencia a suprimir las oficinas cerradas, salvo en los trabajos que exigen concentración. Se debate entre el concepto de ‘cueva’ (privacidad) y ‘cubo’ (espacio abierto).
  • Feng Shui: Sistema chino para organizar el entorno de modo que esté en armonía con la naturaleza. Habitual en edificios de China, Taiwán, Hong Kong, Malasia o Singapur. Se han adherido empresas y personalidades como Donald Trump, Universal Studios, Merrill Lynch, Marks & Spencer y Virgin Atlantic.
  • Diseño del espacio laboral y productividad: Los diseños que favorecen el acceso, la comodidad y la flexibilidad ejercen una influencia positiva. La clave reside en hacer corresponder el diseño de la oficina con el tipo de trabajo mental realizado.

6. Los Equipos de Trabajo

Grupo de Trabajo

  • Dos o más individuos que interactúan y son interdependientes, y que unidos entre sí buscan alcanzar objetivos concretos.

Diferencias entre Equipos y Grupos

  • El equipo de trabajo genera una sinergia positiva. Es un conjunto de personas cuyos esfuerzos individuales dan como resultado un desempeño mayor que la suma de dichas contribuciones individuales.

Tipos de Equipos de Trabajo

  • De Solución de Problemas

    Grupos de empleados del mismo departamento que se reúnen unas horas a la semana para discutir formas de mejorar la calidad, la eficiencia y el ambiente de trabajo. No tienen autoridad para poner en práctica sus sugerencias.

  • Autodirigidos

    Grupos de empleados que asumen todas las responsabilidades (planeación, control, toma de decisiones, ejecución e incluso selección y evaluación de los miembros del equipo). Ejemplos: Xerox, PepsiCo, Hewlett-Packard.

  • Interfuncionales

    Empleados del mismo nivel jerárquico pero de diferentes áreas de trabajo que se reúnen para llevar a cabo una tarea (ejemplos: Toyota, Honda, Nissan, BMW, Ford, General Motors).

  • Virtuales

    Equipos que usan la tecnología computacional para aglutinar a los miembros físicamente dispersos con el fin de lograr un objetivo común.

    Diferencias con los equipos tradicionales:
    • Ausencia de expresiones paraverbales y no verbales.
    • Contexto social limitado.
    • Capacidad de superar las limitaciones de tiempo y espacio.

Transformación de Individuos en Elementos de Equipo

  • Determinantes: Individuales, organizacionales y nacionales.
  • Medidas para conseguirlo:
    • Selección.
    • Entrenamiento.
    • Recompensas.

Cuándo Utilizar Equipos de Trabajo

  • Cuando la complejidad del trabajo lo requiere.
  • Cuando existe un propósito común que es más que la suma de los objetivos individuales.
  • Cuando hay interdependencia entre las tareas.