Optimización y Control en la Gestión Empresarial: Un Enfoque en la Auditoría Administrativa

El Control en la Gestión Empresarial

Definición de Control

La palabra CONTROL tiene varios significados:

Verificar
Regular
Comparar con una norma o estándar
Ejercer autoridad sobre alguien o algo
Limitar o restringir

Según STONER, J., el control «es el proceso por medio del cual los gerentes se aseguran de que las actividades efectivas están de acuerdo con las que se han planeado.»

En esencia, los controles miden el desempeño, comparándolo con los objetivos establecidos para obtener resultados.

Importancia del Control

Es indispensable en todas las organizaciones para lograr planes y objetivos.
Debe reflejar el grado de riesgo asociado con la ejecución del plan.
Cuanto mayor sea el riesgo y el costo de una misión específica, mayor debe ser la preocupación por el control.
A mayor duración de un programa dado, mayor necesidad de control.

Aportación de Henri Fayol

Fayol estableció que el control en las organizaciones, para ser útil, debe cumplir dos funciones principales:

Asegurar que los planes y objetivos se cumplan.
Distribuir económicamente la utilización de los recursos organizacionales.

Proceso de Control

El proceso de control se compone de las siguientes etapas:

Establecer normas o estándares.
Medir el desempeño.
Comparar lo realizado con las normas.
Tomar medidas correctivas.

Características de un Buen Control

Debe ser oportuno.
Debe seguir una estructura orgánica.
Debe tener una ubicación estratégica.
Debe ser económico.
Debe revelar tendencias y situaciones.
Debe hacer resaltar la excepción (Principio de Excepción).

Tipos de Control

Existen tres tipos principales de control en la gestión empresarial:

1. Precontrol (o Control Preventivo)

Se realiza antes de que el trabajo sea ejecutado.
Su objetivo es eliminar desviaciones significativas antes de que ocurran.
Crea políticas, procedimientos y programas.
Se centra en la eliminación de problemas previstos a futuro.

2. Control Concurrente

Se realiza mientras el trabajo está siendo ejecutado.
No solo se aplica al desempeño humano, sino también al rendimiento de equipos de trabajo.
El medio principal por donde se implanta es a través de supervisores y personal administrativo.

3. Control Retroalimentario (o Control Posterior)

Se realiza después de la acción.
Se centra en el desempeño organizacional pasado, utilizando la retroalimentación.
Su principal «defecto» es que informa cuando el daño ya está hecho, aunque es crucial para el aprendizaje y la mejora futura.

Principio del Control Preventivo

Cuanto mayor sea la calidad de los directivos y de sus subordinados, menor será la necesidad de controles directivos.

La Auditoría Administrativa: Herramienta de Optimización

Proceso de la Auditoría

La auditoría es un conjunto de técnicas y prácticas realizadas de forma conjunta para evaluar y medir en profundidad las debilidades y fortalezas de una empresa u organización.

Etapas del Proceso de Auditoría

Planificación Previa:
Incluye reuniones previas con los profesionales gestores de la organización a auditar y un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades).
Realización de Labores de Investigación y Observación:
Comprobación de documentación, de ratios productivos y la evolución de la empresa o institución dentro de su actividad habitual.
Verificación y Contraste de Datos Obtenidos:
Un profesional auditor debe adecuar el funcionamiento observado al marco normativo en que se encuentra la organización. De existir puntos discordantes, debe señalarlos y sugerir formalmente soluciones para su desaparición y asegurar un correcto funcionamiento en base a la ley.
Publicación de Conclusiones y Actuaciones en un Informe de Auditoría:
Se describirán los hechos o situaciones detectadas, de tal forma que se exponen las observaciones y/o hallazgos, de acuerdo con los objetivos planteados en la auditoría.

Métodos de Auditoría Administrativa

Método de W. Leonard

Este método se enfoca en la revisión y evaluación de una empresa para determinar:

Desperdicios e ineficiencias.
Mejores métodos.
Mejores elementos de control.
Operaciones más eficientes.

El proceso de Leonard incluye: Verificación (áreas a analizar), Objetivo de Análisis, Evaluación, Presentación (discusión oral e informe final sobre hallazgos y recomendaciones), y Seguimiento (control de la puesta en marcha, diseño de formularios y procedimientos, clasificación de problemas y análisis del informe con la dirección superior).

Método de J. Rodríguez Valencia

Es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social.

Fase de Identificación: Determinar la captación de necesidades; por qué es necesario hacer una auditoría administrativa, estudio preliminar; reconocer esa necesidad que se tiene de hacer la auditoría. Se utilizan varias técnicas (entrevistas previas, definición de área a investigar, determinación de detalles a estudiar), identificación real del problema, naturaleza y objetivo del estudio (documentos legales, medios administrativos, registros contables, etc.).
Fase de Planeación: Determinar el alcance y limitaciones del estudio, qué tantos recursos se utilizarán y toda la información que se requiera para elaborar.
Fase de Programación: Elaborar un programa de trabajo con los recursos, tiempos y costos, y puede surgir una propuesta de otros estudios complementarios.
Fase de Desarrollo: Recopilar información de manera interna (pedir documentos, informes, a través de cuestionarios, entrevistas planeadas, hojas de análisis), hacer un resumen de la investigación obtenida y aplicar técnicas de análisis para la evaluación de los datos.
Fase de Seguimiento: Hacer una exposición del informe al responsable del área examinada y realizar correcciones. Elaboración y presentación del informe, y después de la implementación de las recomendaciones, se debe hacer un programa de implantación, integración de los recursos necesarios y ejecución del programa.

Método de Benjamín Franklin

Es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.

Planeación: Define el objetivo, factores a revisar, fuentes de información, investigación preliminar, diagnóstico preliminar y preparación del proyecto de auditoría.
Instrumentación: Unificar criterios, acordar cómo se recopilará e interpretará la información, implementar técnicas (investigación documental, observación directa, acceso a redes de información, entrevista, cuestionarios y cédulas) para recolectar información. Incluye la medición, los papeles de trabajo (resultado de la investigación y evidencias de hallazgos), y la supervisión del trabajo.
Examen: Se refiere al propósito, procedimiento, enfoques y análisis administrativo, análisis multinivel y formulación del diagnóstico administrativo.
Informe: Contempla aspectos operativos para la elaboración del informe, los lineamientos gerenciales, y tres tipos de informe (general, ejecutivo y aspectos relevantes). Incluye la propuesta de implementación y la presentación del informe.
Seguimiento: Definir correctamente el objetivo del seguimiento, lineamientos generales, acciones específicas y criterios para la ejecución de la auditoría de seguimiento.

Profundizando en la Planeación (Según Benjamín Franklin)

Objetivo y Factores a Revisar

El objetivo de la auditoría administrativa es determinar las medidas a tomar para implementarla de manera secuencial y organizada, considerando las circunstancias que deben predominar para alcanzar en tiempo y forma los objetivos fijados.

Los factores a revisar incluyen el proceso administrativo y los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.

Primer Escenario: Se incluyen las fases del proceso de gestión y se establecen los elementos que lo sustentan, lo cual facilita la realización de un análisis lógico de la organización, dado que ordenan y vinculan todos sus elementos de manera natural y coherente.
Segundo Escenario: Se incorpora una lista de los componentes específicos que enriquecen el proceso de gestión. Estos componentes particulares están vinculados con características esenciales que definen su propósito y función, lo que facilita la identificación de su aporte específico al proceso en general y al funcionamiento de la organización.

Fuentes de Información

Las fuentes de información se refieren a las entidades internas y externas a las que se puede acudir para recolectar la información contenida en los documentos laborales del auditor.

Fuentes Internas:

Órganos de gobierno (directivos).
Órganos de control interno superior (departamentos de auditoría interna que dependen de la alta dirección).
Niveles de la organización (estructura organizacional).
Unidades estratégicas de negocio (sucursales).
Equipos de trabajo.
Ambiente laboral.
Sistemas de control interno.
Sistemas de información gerencial.

Fuentes Externas:

Información que proviene de fuera de la empresa.

Grupos de interés vinculados a la empresa (ej. clientes de Coppel que no pueden pagar al contado, mayoristas de City Club).

Investigación Preliminar

Es el primer contacto con la realidad, en función de lo que se desea investigar. Implica revisar toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados.

Sus objetivos son:

Determinar las necesidades específicas.
Identificar los factores que requieren atención.
Definir estrategias de acción.
Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue.
Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.
Especificar el perfil del auditor.
Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Aspectos clave del trabajo preliminar incluyen la revisión de documentos, el conocimiento del área de trabajo y una apreciación general.

Diagnóstico Administrativo Preliminar

En esta fase, el diagnóstico se fundamenta en la percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su experiencia y visión. Aunque aún no existen elementos de juicio documentados, hay un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, que, aunque intangible, se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeño en el trabajo.

El marco de referencia que fundamenta la auditoría considera:

Génesis de la organización: Origen de la organización, cómo nace, cómo fue creada, cambios en su forma jurídica (acta constitutiva), conversión del objetivo de la empresa, manejo de la delegación de facultades.
Infraestructura: Procesos y funciones, modificación de la estructura organizacional y el nivel de desarrollo tecnológico.
Formas de operación: Desempeño organizacional, logros alcanzados, expectativas no cumplidas, proceso de toma de decisiones.
Posición competitiva: Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización, competencias centrales de la empresa y relación con clientes, proveedores y competidores.

Este diagnóstico preliminar ayuda a:

Justificar la necesidad de la auditoría.
Determinar el alcance.
Determinar las acciones.
Establecer criterios para las acciones.
Definir el presupuesto y los datos fundamentales (recursos necesarios).
Conformar el equipo auditor.
Desarrollar el marco de trabajo.
Establecer indicadores.
Seleccionar técnicas para captar información.
Planificar el análisis de la información.
Definir mecanismos de seguimiento.

Propuesta Técnica

La propuesta técnica es un documento fundamental en cualquier auditoría administrativa. Al proporcionar un marco de trabajo claro y conciso, garantiza que la auditoría se lleve a cabo de manera eficiente y efectiva, cumpliendo con los objetivos establecidos. Sus componentes son:

Naturaleza: Tipo de auditoría que se pretende realizar.
Alcance: Área(s) de aplicación.
Antecedentes: Recuento de auditorías administrativas y estudios de mejoramiento previos.
Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría administrativa.
Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos.
Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.
Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.
Costo: Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.
Resultados: Beneficios que se espera lograr.
Información Complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

Integración del Equipo de Trabajo

Se debe nombrar al auditor o grupo de auditores que se considere apropiado, los cuales deben poseer los conocimientos y experiencia requerida para llevar a cabo auditorías administrativas.

Capacitación del Equipo de Trabajo

Es crucial capacitar a la persona o equipo designado en el manejo del método y los mecanismos que se emplearán para levantar la información.

Actitud del Equipo de Trabajo

El equipo debe adoptar una conducta amable y discreta, sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor.

Programa de Trabajo de Auditoría

Es una descripción de las actividades a desarrollar, de acuerdo a un orden y una lógica, y dentro de un periodo determinado. No es limitativo, sino más bien flexible.

Sus elementos clave son:

Identificación: Nombre de la auditoría.
Responsable(s): Auditor(es) a cargo de su implementación.
Área(s): Universo bajo estudio.
Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.
Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información.
Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
Calendario: Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase.
Representación Gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.
Formato: Presentación y resguardo de avances.
Reportes de Avance: Seguimiento de las acciones.
Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.

Según ALFONSO SOTOMAYOR, la estructura de un programa incluye: identificación, objetivo, procedimientos, personal involucrado y calendarización de actividades.