Organigramas: Estructura, Funciones, Ventajas y Desventajas

Finalidad del Organigrama

Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Un autor expone lo siguiente:

Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa, debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
Muestra una representación de la división del trabajo, indicando:
- Los cargos existentes en la compañía.
- Cómo estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
- Cómo la autoridad se les asigna.

Funciones del Organigrama

Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizacional y sus características gráficas y actualizaciones.

Para el área de organización y sistemas: Sirve para reflejar la estructura, así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.

Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y, en general, como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

En forma general, sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
Comunicar la estructura organizacional.
Reflejar los cambios organizativos.

Ventajas del Organigrama

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas, entre las que sobresalen las siguientes:

Obliga a sus autores a aclarar sus ideas (Leener, 1959).
Permite apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción (Leener, op. cit.).
Muestra quién depende de quién (Leener, op. cit.).
Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles (Leener, op. cit.).
Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía (Leener, op. cit.).
Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen (Melinkoff, 1990).
Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización (Melinkoff, op. cit.).

Desventajas del Organigrama

No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos, que son:

Muestran solamente las relaciones formales de autoridad, dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.
No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad; ésta, en realidad, no se puede someter a esta forma de medición. Además, si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.
Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien que como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el estatus.

Clases de Organigramas

1. Según la forma como muestran la estructura, son:

Analíticos: Suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.
Generales: Este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denomina generales por ser los más comunes.
Suplementarios: Se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos.

2. Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser:

Verticales (tipo clásico): Representan con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente.
Horizontales (de izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas.
Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta última.
Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales.