Planificación y Control Financiero: Optimización de Presupuestos Empresariales
Presupuestos: Herramientas de Planificación y Control
Los presupuestos son una herramienta clave para la dirección, cuyo propósito es prever, coordinar y controlar, en cifras monetarias, el desarrollo de la actividad futura de la empresa durante un período de tiempo determinado.
Otra definición: Es una estimación cuidadosamente elaborada de las operaciones futuras del negocio, con base en las expectativas que tiene la administración sobre las condiciones probables que persistirán en la economía y la industria.
Ventajas del Uso de Presupuestos
- Obliga a la administración a mirar hacia el futuro.
- Colabora en la coordinación de las diferentes unidades y actividades de la empresa.
- La ejecución de los presupuestos es, en sí misma, un instrumento de control empresarial.
- Permite anticipar el conocimiento de los costos involucrados en los procesos antes de que se comprometan los fondos.
- Un presupuesto cercano a la realidad, con el compromiso y apoyo de las personas, se transforma en un elemento de motivación para el análisis de metas.
- Los presupuestos obligan a la planeación y permiten que la autoridad sea delegada sin pérdida de control, lo que hace posible que cada actividad de la empresa sea debidamente controlada.
Funciones Básicas de los Presupuestos
A. La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero integral de la organización.
B. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con los datos presupuestados en la planificación correspondiente para verificar los logros o remediar las diferencias.
C. Los presupuestos pueden desempeñar roles tanto preventivos como correctivos dentro de la organización.
Tipología de Presupuestos
Existen diversos tipos de presupuestos que una organización puede realizar de acuerdo con los objetivos que persigue y las características de lo que quiera controlar.
Los presupuestos se pueden clasificar de la siguiente manera:
- Presupuesto de ingresos (ventas)
- Presupuesto de gastos (desembolsos)
- Presupuesto de utilidades (ingreso – costo, Estado de Resultados)
- Presupuesto de gastos de capital (inversiones)
- Presupuesto de producción (unidades de producción)
Todo administrador de una organización debe tener claro cuál es el tipo de presupuesto a utilizar y, además, definir el responsable de generar los controles y su periodicidad.
Proceso Presupuestario
Presupuesto de Operación
- Presupuesto de ventas
- Programa de producción
- Presupuesto de materias primas directas
- Presupuesto de mano de obra directa
- Presupuesto de costos indirectos de fabricación (valor existencias productos terminados, presupuesto de existencia)
- Presupuesto de gastos de administración y ventas
Presupuestos Financieros
- Presupuesto de inversiones
- Flujo de caja
- Ingresos por venta
- Egresos por compra de materias primas
- Estado de resultado
- Balance general
- Estado de flujo de efectivo
Limitaciones de los Presupuestos
- No hay que olvidar que es una estimación de actividades.
- Es una herramienta de la dirección de la empresa; es decir, no debe pensarse que la suplanta de alguna manera, sino que es un medio.
- Su preparación toma tiempo y tiene un costo.
- Su ejecución no es automática; es necesario que el personal de la empresa comprenda la utilidad de esta herramienta.
- La rigidez en la asignación y uso motiva cierta resistencia.
Período Presupuestario
Dependerá de la naturaleza de la empresa o de las necesidades de información. Generalmente, se confeccionan a un año plazo, aprovechando de coordinarlo con el ciclo contable. También se puede presupuestar a mediano y largo plazo. Puede segregarse; es decir, tener un presupuesto global a 5 años, pero con detalles por meses.
Costos, Pérdidas y Gastos
- Costos: Es el monto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio (precio final del producto). Se refleja en el costo de venta.
- Pérdidas: Disminución de activo que no se puede recuperar.
- Gastos: Desembolso de un período (gastos de administración y venta).