Principios de Contabilidad y Tipos de Sociedades en Guatemala: Aspectos Legales y Fiscales
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Los principios de contabilidad generalmente aceptados son un conjunto de reglas y normas que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de una entidad.
1. Entidad
Este principio determina que la información contable que se revele (en los Estados Financieros) debe corresponder a una entidad que está reconocida por la Ley, es decir, que tiene personería jurídica y que además tenga estructura y operaciones propias. En ese sentido, en los registros contables y estados financieros de una entidad sólo deben aparecer los bienes, valores, derechos, obligaciones, ingresos y gastos de dicha entidad.
2. Negocio en Marcha
Este principio nos dice que el registro de operaciones debe efectuarse sobre la base de que la entidad a la cual se le lleva registro y control está en constante funcionamiento y continuará sus operaciones dentro de un futuro previsible, que no tiene la intención ni necesidad de cerrar, liquidar o reducir de forma importante la escala de sus operaciones.
3. Unidad Monetaria
Este principio dice que las operaciones y eventos económicos se reflejan en la contabilidad expresados en la unidad monetaria del país en que esté establecida la entidad. La unidad monetaria en que se expresan los estados financieros debe divulgarse.
4. Partida Doble
Este postulado establece que todas las transacciones se deben registrar bajo el principio de partida doble, esto es que las transacciones económicas repercuten doblemente en la situación financiera de las entidades; por un lado, al registrar un incremento de bienes o derechos o la disminución de obligaciones; y, por otro lado, al registrar la fuente de recursos para realizar lo anterior.
5. Base de Acumulación o Devengo
Este principio nos dicta que los efectos de las transacciones y demás sucesos deben reconocerse y registrarse en la contabilidad cuando ocurren o se conocen y se informa sobre de ellos en los estados financieros con los cuales se relacionan.
6. Período Contable
Este principio indica que, para efectos de informar sobre la situación financiera y los resultados de operación, debe dividirse la vida de la entidad en períodos convencionales (normalmente de un año).
7. Revelación Suficiente
La información contable de una entidad debe revelarse por medio de cuadros especiales, llamados Estados Financieros (Balance General, Estado de Resultados, y otros) los cuales deben contener en forma clara y comprensible todos los aspectos necesarios, para que el usuario de dichos estados pueda interpretarlos adecuadamente.
8. Prudencia
Este principio establece que las incertidumbres (falta de certeza) deben reconocerse por las entidades mediante la presentación de información acerca de su naturaleza y extensión, así como por el ejercicio de prudencia en la preparación de los estados financieros, entendiendo como prudencia, la inclusión de un cierto grado de precaución al realizar los juicios necesarios para hacer las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre.
Sociedad
En forma general, recibe el nombre de sociedad la agrupación de dos o más individuos que se unen persiguiendo un fin común, aportando para ello medios, ideas y bienes en común. Puede ser pública, como entidades de gobierno, o privada, aquellas que tienen un propietario.
Las sociedades se dividen en sociedad de personas (colectiva, R.L y comandita simple) y de capital (comandita por acciones y la S.A).
Leyes tributarias vigentes: ISR 10-2012, ISO 73-2008; IVA 27-92; agropecuarias, timbres fiscales, al tabaco, bebidas gaseosas, IUSI 15-98.
Tipos de Renta de los cuales se habla en el ISR
- Renta de capital
- Renta de utilidades no lucrativas
- Renta de trabajo
Sociedad Mercantil
Unión voluntaria de dos o más personas que aportan sus ideas, bienes o recursos y actividades para formar una empresa, ya sea comercial, industrial o de servicios, participando cada uno de sus integrantes en un grado proporcional en la administración y las utilidades o pérdidas que se obtengan de su explotación, todo lo anterior basado en un convenio escrito registrado ante la Ley (Escritura o Contrato Social).
Para que una sociedad mercantil pueda operar en el territorio guatemalteco debe apegarse a ciertas disposiciones legales, tales como:
- Sacar escritura de Constitución, elaborada por un abogado o notario mercantilista.
- Pagar impuesto de inscripción en el Registro Mercantil.
- Solicitar la inscripción de sociedades en el Registro Mercantil. (Para este trámite se debe llevar la escritura de constitución).
- Llenar una solicitud de Inscripción de Comerciante y Empresas en el Registro Mercantil.
- Aviso de la emisión de acciones, en el caso de ser sociedad anónima.
- Una vez inscrita y reconocida la sociedad se debe sacar un edicto para que aparezca en el Diario Oficial, para hacer conocimiento público la apertura de la nueva empresa.
- Sacar Patente de Comercio en el Registro Mercantil.
- Solicitar la inscripción del representante legal (mandatos) en el Registro Mercantil.
- Inscripción en el Registro Tributario Unido para sacar el Número de Identificación Tributario-NIT ante la SAT.
- Afiliarse al Impuesto Sobre la Renta-ISR, en la SAT, en cualquiera de los Regímenes establecidos en la Ley del ISR.
- Habilitar libros de Contabilidad ante la SAT.
- Autorizar los libros de Contabilidad en el Registro Mercantil.
- Autorizar uso de facturas, facturas especiales, notas de débito, notas de crédito y otros similares en la S.A.T.
Habrá otros requisitos legales, tales como la inscripción en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, cuando la sociedad cuente con más de tres trabajadores; sacar patente de sanidad o registro sanitario si es que la sociedad trabajará en el ramo alimenticio o producción de artículos de uso personal y otros; pero los básicos y esenciales son los que mencionamos anteriormente.
Tipos de Sociedad que Operan en Guatemala
TIPO DE SOCIEDAD | ELEMENTO QUE PREDOMINA EN LA SOCIEDAD | GRADO DE RESPONSABILIDAD DE LOS SOCIOS |
COLECTIVA | LA PERSONA | ILIMITADA |
RESPONSABILIDAD LIMITADA | LA PERSONA | LIMITADA |
COMANDITA | LA PERSONA Y EL CAPITAL | ILIMITADA PARA ALGUNOS LIMITADA PARA OTROS |
ACCIONADA (ANÓNIMA) | EL CAPITAL | LIMITADA |
Términos Relacionados con las Sociedades
La escritura social es el documento legal elaborado por un abogado o notario, el cual contiene las obligaciones que contraen los socios; así como los derechos a los que son acreedores, debiendo expresar entre otras cosas:
- El nombre de la sociedad o razón social;
- Actividad a que se dedicará la sociedad;
- Nombres, apellidos y generales de los socios;
- El capital inicial aportado por los socios;
- Nombre del representante legal y de los administradores;
- Forma de distribución de utilidades o pérdidas;
- Duración de la sociedad;
- Épocas en que se practicarán inventarios, balance general y estados financieros de las operaciones sociales;
Casos en los que se procederá para disolución de la sociedad
Según el Artículo 16 del Código de Comercio, La constitución de la sociedad y todas sus modificaciones, incluyendo prórrogas, aumento o reducción de capital, cambio de razón social o denominación, fusión, disolución o cualesquiera otras reformas o ampliaciones, se harán constar en escritura pública. La separación o ingreso de socios en las sociedades no accionadas, también se formalizará en escritura pública.
Personería Jurídica
Cuando se obtiene el dictamen favorable de la inscripción de la sociedad por parte del Registro Mercantil, ésta (la sociedad) obtiene su Personalidad Jurídica, esto es, ser una persona ante la Ley distinta a la personalidad de cada uno de los integrantes (socios) de una sociedad, (Consulte artículos 14 y 17 del Código de Comercio Decreto 2-70).
El Plazo de la Sociedad
Es el período de tiempo que los socios consideran que va a funcionar la sociedad. El plazo de la sociedad principia desde la fecha de inscripción de la misma en el Registro Mercantil, y en la escritura de constitución se deberá determinar si el plazo es definido o indefinido.
El Objeto de la Sociedad
Es la actividad principal a la cual se dedicará la sociedad.
La Razón Social
Es la fórmula bajo la cual se da a conocer y actúa la sociedad y se forma con el apellido de uno o más socios, seguido de una frase que identifica la clase de sociedad que es. No debe confundirse la razón social, con el nombre comercial de la sociedad, del cual hablaremos en el capítulo que habla de las sociedades colectivas.
La inscripción de una sociedad en el Registro Mercantil, le otorga el derecho al uso exclusivo de su razón social o de su denominación, la que deberá ser claramente distinguible de cualquier otra y no podrá ser adoptada por otra sociedad del mismo o semejante objeto, mientras subsista inscrita la primera. (Artículo 26 del Código de Comercio).
Aportaciones No Dinerarias
Son aportaciones que hacen los socios a la sociedad y que no consistan en dinero. Estas aportaciones pasan al dominio de la sociedad, sin necesidad de tradición y se detallarán y justipreciarán en la escritura constitutiva o en el inventario previamente aceptado por los socios, el que deberá protocolizarse.
Socio
Se le llama socio a cada uno de los individuos que aportan bienes materiales o inmateriales a una sociedad. (Persona integrante de una sociedad).
Derechos de los Socios
- Los socios tienen derecho de examinar la contabilidad, documentos y cuentas de la sociedad, y de informarse acerca de la marcha de los negocios.
- Los socios tienen derecho a realizar un negocio en lo particular, a menos que de ello sobrevenga un perjuicio manifiesto para la sociedad, en cuyo caso los otros socios negarán la autorización.
- Todos los socios tienen derecho a participar en las ganancias.
- Los socios tienen derecho a que la sociedad les reconozca los gastos que hagan en el desempeño de los negocios sociales, salvo que se deban a su culpa, dolo o provengan de un caso fortuito.
- Reclamar contra la forma de distribución de las utilidades o pérdidas dentro de los tres meses siguientes a la fecha de la Junta General.
La Sociedad Colectiva
Es la sociedad típica de personas. Queremos decir que lo que prevalece en ella, no es tanto el factor capital como el factor persona; pues se atiende a las cualidades de capacidad, honradez y solvencia de los socios.
Lo que caracteriza a esta clase de sociedades es la responsabilidad de los socios; la cual diremos que es ilimitada y solidaria frente a terceros; y mancomunada entre ellos mismos.
El término ilimitada quiere decir que cada socio no sólo responde con el capital que aportó o que prometió aportar a la sociedad, sino que también responde con sus bienes particulares cuando las pérdidas sufridas por la sociedad sobrepasen al capital social.
El término solidaria quiere decir que considerándose al conjunto de individuos que integran la sociedad como una sola persona, cualquiera de ellos es responsable por el monto de las deudas contraídas por la sociedad.
El término mancomunada quiere decir que ya entre ellos mismos los socios soportan las pérdidas en proporción a sus capitales. De tal manera, pues, que si por el principio de solidaridad un socio paga de momento sólo él la deuda total de la sociedad, tiene derecho a que los demás socios le reintegren en su oportunidad la parte que suplió por ellos.
Razón Social
En las sociedades colectivas la razón social está formada por el apellido de uno o más socios seguido de las palabras & Cía. S.C.
Cuando los apellidos de todos los socios figuran en la razón social, entonces se suprimen las palabras & Cía., quedando así: Rubio, Quevedo y Zirión, S.C., en la cual se entiende que ya no hay más socios.
Apertura Contable
Hemos dicho ya que la existencia de una sociedad debe probarse por medio de la escritura social, debidamente inscrita en el Registro Mercantil.
Tal documento lo podemos considerar como si fuese la llave para abrir la contabilidad.
La escritura le advertirá sobre el capital de cada socio; si consiste en dinero o en especie; si consiste en valores materiales o intangibles; si el capital está aportado en su totalidad o sólo en parte; si los bienes aportados están libres de gravámenes o con ellos.
Según lo expuesto en el párrafo que antecede, podemos colegir que en la práctica de apertura suelen presentarse varios casos, los cuales los resumimos así:
1er. Caso | 2º. Caso | 3er. Caso | 4º. Caso |
Que el capital de cada socio esté aportado en su totalidad | Que el capital de cada socio sólo esté aportado en parte al momento de celebrarse el contrato de la sociedad, y prometido el resto para entregarlo en época futura. | Que desde la creación de la sociedad, existan para la misma, obligaciones o deudas, no importando que esté o no esté totalmente aportado el capital. | Que independientemente de la forma de aportación del capital, la sociedad registre desde un principio, o una ganancia, o una pérdida. |
La Sociedad en Comandita
Es la unión de dos o más personas para especular en un negocio cualquiera, de las cuales unas personas suministran el capital y otras se encargan de administrar dichos capitales, sin perjuicio de que también puedan aportar capital. S en C.
Comandita Simple
En la Comandita Simple el capital está suministrado por uno o más socios comanditarios, o por éstos y los socios gestores a la vez. Cía. S. en C.S
Sociedad de Responsabilidad Limitada
Es la compuesta por varios socios que solo están obligados al pago de sus aportaciones y por las obligaciones sociales responde únicamente al Patrimonio de la sociedad. Ltda.
Sociedad en Comandita por Acciones
: es aquella en la cual uno o varios socios comanditados responden en forma subsidiaria limitada y solidaria por las obligaciones y uno o varios socios comanditados tienen la responsabilidad limitada al monto de las acciones que han suscrito. Las aportaciones deben estar representadas por acciones. S.C.A.
Sociedad anónima S.A: este tipo de sociedad el capital está constituido y representado por acciones los accionistas responden ante terceros únicamente por el monto de su respectiva suscripción