Proceso y Elementos Clave de la Auditoría Administrativa para la Gestión Pública
El Examen de la Auditoría Administrativa: Fases y Componentes Esenciales
El proceso de auditoría administrativa se estructura en una serie de etapas interconectadas, diseñadas para evaluar de manera integral la gestión y el desempeño organizacional. A continuación, se presenta un esquema de las fases clave que componen este examen:
- El diagnóstico preliminar de la Auditoría Administrativa.
- Cuestionarios de evaluación del control interno.
- Programas de auditoría que comprenden el examen de las áreas críticas.
- Características del Hallazgo en Auditoría Administrativa.
- Conclusiones y recomendaciones.
- Evidencias de la evaluación en papeles de trabajo.
Diagnóstico Preliminar de la Auditoría Administrativa
El diagnóstico preliminar constituye la fase inicial y fundamental de cualquier auditoría administrativa, sentando las bases para la identificación de áreas clave y la planificación de las etapas subsiguientes.
Formulación del Diagnóstico Administrativo
Este proceso es un recurso esencial que traduce hechos y circunstancias observadas en información concreta, susceptible de ser cuantificada y cualificada. Permite obtener una visión inicial del estado de la organización.
Aspectos Clave a Evaluar en el Diagnóstico Preliminar:
De la Planeación
Debe estudiarse el grado de efectividad logrado para anticipar problemas y programar actividades eficientemente. Se evalúa la coherencia entre los objetivos establecidos y los resultados obtenidos.
En la Organización
Se realiza una crítica detallada de la estructura organizacional, la clara definición de líneas de autoridad y responsabilidad, la coordinación entre departamentos, los niveles jerárquicos y la actitud aparente de los empleados y funcionarios encargados de la operación.
De la Dirección
Interesan los indicios que revelen la calidad directiva de los ejecutivos, la efectividad del sistema de información que respalda las decisiones de la dirección y la oportunidad de estas decisiones.
De la Integración
Se examina cómo está integrado todo el sistema administrativo y cómo interactúan los diferentes actores que lo conforman, buscando sinergias y posibles puntos de fricción.
En cuanto al Control
Se revisa la correspondencia entre lo planeado y lo ejecutado. Especial interés tiene para el auditor los mecanismos de programación y presupuestación, así como su contenido y oportunidad como instrumentos de evaluación y seguimiento.
Cuestionarios de Evaluación del Control Interno
Los cuestionarios de control interno representan un recurso idóneo para captar información detallada de la organización en todas sus versiones, ámbitos y niveles. Permiten no solo la recopilación de datos estructurados, sino también la percepción del medio ambiente, la cultura organizacional predominante y el nivel de calidad del trabajo en función de su capital humano.
La efectividad de estos cuestionarios radica en la forma en que están estructuradas las preguntas, asegurando la obtención de datos relevantes y precisos.
Ámbito de Aplicación de los Cuestionarios
Los cuestionarios pueden diseñarse y aplicarse considerando diferentes enfoques:
- Por etapa del proceso administrativo (Planeación, Organización, Dirección y Control).
- Por elementos específicos (Objetivos, políticas, procedimientos, programas, sistemas, proyectos, áreas funcionales, etc.).
Programas de Auditoría para el Examen de Áreas Críticas
Los programas de auditoría deben poseer una estructura lógica que conduzca al logro de los objetivos establecidos. Es fundamental que sean lo suficientemente flexibles para permitir al auditor desarrollar su iniciativa profesional ante circunstancias imprevistas que puedan surgir durante la evaluación. Estos programas deben identificar claramente las áreas a auditar y establecer su prioridad.
La evaluación del sistema de control interno es crucial para establecer las áreas con debilidades, lo que facilita la identificación de áreas críticas. Este proceso reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la acción de auditoría. Si existen informes de auditoría financiera previos, estos deben considerarse como insumos valiosos para la evaluación y determinación de las áreas críticas.
Actividades del Programa para el Examen Detallado de Áreas Críticas o Débiles
- Revisar detenidamente la información recopilada en las fases anteriores que tengan relación con el área crítica seleccionada.
- Recopilar información adicional pertinente.
- Determinar la precisión, confiabilidad y utilidad de la información del área para uso de la gerencia o dirección de la entidad.
- Clasificar los posibles criterios de medición que puedan utilizarse (Leyes, decretos, resoluciones, normas, políticas, objetivos y metas establecidas en el presupuesto, estándares, indicadores de rendimiento, etc.).
- Determinar la necesidad de obtener asesoría técnica de un especialista que no esté involucrado en las operaciones examinadas.
- Seleccionar las operaciones que se consideren más importantes o significativas y, dentro de estas, las más viables para ser examinadas a profundidad.
- Realizar cualquier otra actividad que se considere necesaria para el alcance de los objetivos.
- Identificar y desarrollar las características de los hallazgos.
- Formular las conclusiones y recomendaciones basadas en los hallazgos.
- Discutir con los funcionarios responsables auditados los resultados de los hallazgos, para llegar a un acuerdo sobre los mismos y facilitar su implementación.
Características del Hallazgo en Auditoría Administrativa
Los hallazgos de auditoría administrativa son la base para la formulación de conclusiones y recomendaciones. Se estructuran típicamente en cuatro componentes esenciales:
La Condición
Está dada por la situación actual encontrada por el auditor. Representa lo que es en la realidad observada.
El Criterio
Está definido por las unidades de medida, las disposiciones legales o normas aplicables, los indicadores o índices, y en general, por los parámetros que el auditor utiliza para comparar o medir la situación actual. Representa lo que debe ser.
La Causa
Es el motivo o la razón subyacente de las desviaciones o efectos establecidos al comparar la condición contra el criterio. Responde al porqué del efecto o de la condición observada.
El Efecto
Es el resultado adverso o la consecuencia de la comparación de la condición con el criterio. Pueden existir efectos rescatables en el futuro, pero también hay aquellos que son irrecuperables.
La Conclusión
Es la síntesis redactada con objetividad y con impacto, que integra las características del hallazgo (condición, criterio, efecto y causa) para ofrecer una visión clara y concisa de la situación.
Las Recomendaciones
Son las sugerencias específicas formuladas para corregir las operaciones involucradas en el hallazgo. Deben estar orientadas a evitar que la causa del hallazgo se repita en el futuro y a rescatar los efectos cuando estos sean recuperables. Es fundamental que sean practicables, útiles y costeables para la entidad.
Evidencias de la Evaluación en Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo son la documentación fundamental que respalda todo el proceso de auditoría, sirviendo como registro de las actividades realizadas y las conclusiones obtenidas.
Los Papeles de Trabajo: Propósito y Contenido
Los papeles de trabajo sirven como documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de:
- La información obtenida en el transcurso del examen.
- La evaluación de la efectividad del control interno administrativo y de la identificación y selección de las áreas críticas.
- La evaluación o desarrollo de los hallazgos de auditoría.
Contenido Esencial de los Papeles de Trabajo
En los papeles de trabajo se debe incorporar documentación que demuestre que:
- El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente.
- El sistema de control interno ha sido suficientemente estudiado y evaluado para determinar si deben aplicarse otros procedimientos.
- La evidencia obtenida, los procedimientos aplicados y las pruebas realizadas han proporcionado suficientes elementos comprobatorios para soportar una opinión sobre bases razonables.