Psicología del Cambio Organizacional: Etapas, Barreras y Estrategias de Gestión
Psicología del Cambio y Aprendizaje en Organizaciones
Barreras Psicológicas ante el Cambio
Las barreras psicológicas son estrategias de adecuación que detienen o dificultan la aceptación de una propuesta de cambio por parte de una persona. Constituyen un mecanismo de defensa que el individuo genera en rechazo a una nueva situación o transformación. Sus principales fuentes son la percepción y la experiencia previa.
Etapas del Proceso de Cambio
El proceso de cambio en las personas y organizaciones suele transitar por las siguientes etapas:
1. Finalización (o Descongelamiento)
En esta etapa, la persona pierde su estado de equilibrio y seguridad debido a la aparición de un cambio, lo que genera angustia, dudas y temores. Es aquí donde suelen manifestarse mecanismos de defensa conocidos como barreras psicológicas, tales como la racionalización (un modo elaborado de negación) y la proyección (la transferencia de temores y amenazas al grupo al que se dirige el cambio).
2. Zona Neutral (o Transición)
Durante esta fase, la persona permanece inmersa en la desorientación, sintiéndose superada por la situación. Esto la lleva a actuar de manera tensionada, lo que puede resultar en improductividad. En esta etapa, el sujeto busca activamente resolver la situación y restablecer un nuevo equilibrio.
3. Comienzo (o Recongelamiento)
A medida que transcurre el tiempo, la persona va dejando atrás su resistencia inicial, obteniendo una nueva perspectiva de la realidad. Esto reduce la incertidumbre y permite alcanzar un estado de reequilibrio, integrando el cambio.
Objetivos de Recursos Humanos frente al Cambio
El área de Recursos Humanos (RRHH) juega un rol crucial en la gestión del cambio, buscando:
- Favorecer el proceso de cambio.
- Reducir el tiempo de transición (principalmente mediante la comunicación efectiva y la capacitación).
- Minimizar el impacto negativo del cambio en el desempeño laboral y el bienestar de los empleados.
Clasificación de Procesos Organizacionales
Los procesos dentro de una organización pueden clasificarse en:
Procesos de Conducción
Son de largo alcance y definen la razón de ser de la organización y sus objetivos estratégicos. Ejemplo: la planificación estratégica o la gerencia general.
Procesos de Realización
Son aquellos que generan y atienden las prestaciones requeridas por el mercado. Ejemplo: el proceso de desarrollo de productos o la gestión de producción.
Procesos de Apoyo
Actúan como soporte para los procesos de realización. Ejemplo: el mantenimiento de máquinas o la gestión de TI.
Características de la Información de Calidad
La información se considera de calidad cuando cumple con tres características fundamentales:
- Contenido: Se refiere al tema o la materia sobre la que trata la información.
- Estructura: Cómo está organizada y presentada la información para su comprensión.
- Oportunidad: La capacidad de la información para ser entregada en el momento y lugar precisos cuando es requerida.
Proceso de Aprendizaje: Factores Internos
El proceso de aprendizaje, que conduce al conocimiento, está influenciado por diversos factores internos del individuo:
- Edad: Influye en la capacidad de memoria y en las vivencias acumuladas.
- Capacidad Intelectual: La habilidad para separar el pensamiento de la realidad concreta y generar conceptos abstractos.
- Atención: La concentración y el enfoque en la información.
- Estímulos: La decisión de estimular toda actividad de capacitación.
- Experiencias Previas: El bagaje de conocimientos y vivencias que posee el individuo.
- Estilos de Aprendizaje: Las preferencias individuales sobre cómo se adquiere y procesa la información.
- Olvido: La pérdida natural de información con el tiempo.
- Motivación: El impulso interno para aprender.
- Factores Emocionales: El estado anímico y las emociones que pueden facilitar o dificultar el aprendizaje.
Proceso de Enseñanza: Factores Externos
El proceso de enseñanza, que transmite información, depende de factores externos al individuo:
- Formador/Instructor: La calidad y metodología del docente.
- Aspectos Físicos: El lugar y el tiempo donde se realizará la capacitación.
- Disponibilidad de los Participantes: El tiempo que la empresa destina para la actividad de capacitación.
- Medios y Recursos: Las herramientas y materiales didácticos disponibles.
- Presupuesto: Los recursos económicos asignados para la actividad de capacitación.
- Apoyo Administrativo: La asistencia y soporte logístico.
- Política Organizacional: Las directrices y normativas de la empresa.
- Estrategia de Enseñanza: El enfoque pedagógico y las técnicas utilizadas para impartir el conocimiento.
Evaluación Integral de la Capacitación
La evaluación de la capacitación es un proceso multifacético que abarca varios niveles:
Nivel 1: Reacción y Satisfacción
Se evalúa el contenido, los métodos y tácticas utilizadas, así como los recursos, midiendo la satisfacción del participante con la actividad.
Nivel 2: Adquisición de Conocimiento
Se verifica cuánto aprendieron las personas con respecto al tema abordado, corroborando el nivel de conocimiento alcanzado.
Nivel 3: Aplicación en el Puesto de Trabajo (Actuación)
Se verifica la aplicabilidad de los conocimientos adquiridos, es decir, si la persona aplica lo aprendido y de qué manera lo hace en su desempeño laboral.
Nivel 4: Impacto en los Resultados Organizacionales
Se miden los resultados concretos, evaluando cuánto benefició la actividad de capacitación a la empresa y el impacto de las mejoras en el desempeño organizacional.
Fuentes de Problemas o Necesidades de Cambio
Las fuentes que pueden generar problemas o la necesidad de cambio pueden ser:
- Internas: Recursos físicos, administración ineficiente, recursos humanos, etc.
- Externas: Competencia, clientes, políticas legales, cambios tecnológicos, etc.
Estrategias de Enseñanza
Las estrategias de enseñanza pueden adaptarse según el contexto y los participantes:
Centradas en el Formador
Ideales para temas nuevos, cambios tecnológicos, situaciones con poco tiempo disponible, o cuando se requiere una estructura más rígida y menos dinámica.
Centradas en el Participante
Más adecuadas para personas con experiencia y conocimientos previos del tema, y cuando hay mayor disponibilidad de tiempo para la interacción y el aprendizaje activo.
Mixtas
Combinan elementos de ambas estrategias para optimizar el proceso de enseñanza-aprendizaje.
Tipos de Información
La información puede clasificarse en:
- Información Operativa: Es indispensable para el trabajo diario; sin ella, las operaciones no pueden llevarse a cabo.
- Información Directiva: No es indispensable para el funcionamiento básico, pero optimiza la toma de decisiones y la respuesta estratégica.
El Problema y el Proceso Diagnóstico
Un problema surge de diferentes factores o fuentes. El proceso diagnóstico para abordarlo consta de varias etapas:
- Recolección de la información.
- Calificación de la información.
- Interpretación de la información.
- Valoración de la información.
Dentro de este proceso, se realizan dos pasos clave:
- Identificación del problema encontrado.
- Evaluación de si la capacitación es la mejor solución para dicho problema.
Autorización y Plan de Acción de Capacitación (PAC)
Si la evaluación determina que la capacitación es la solución adecuada, se procede con la autorización para su implementación.
Las características de un Plan de Acción de Capacitación (PAC) efectivo son:
- Equilibrado: Debe existir un balance entre la inversión económica y las actividades propuestas.
- Monitoreable: Debe permitir un seguimiento constante de su progreso y resultados.
- Definible: Debe clasificar claramente si se trata de un entrenamiento (adquisición de habilidades específicas) o un desarrollo (crecimiento a largo plazo).
- Auditable: Debe ser un expediente abierto con todos los documentos relevantes, permitiendo su revisión y verificación.
La Solución
Finalmente, al abordar y resolver un problema, este se extingue y da paso a la solución, generando un nuevo estado de equilibrio o mejora.