Porque auditar

• para conocer una realidad compleja, buscando un criterio objetivo y basándose en unos principios generalmente aceptados.
• Para identificar debilidades de nuestro sistema.
• Para mejorar

Exigencias de un proceso de certificación

• Satisfacción de necesidades iso 9000
• Impacto medio ambiente iso 14000
• Cuidado laboral

Beneficios de los sistemas iso

• Ordena la empresa estandarizando nomras
• Disminuye perdidas
• Genera confianza en la empresa certificada
• Acceso creciente a nuevos mercados
• Reducción de costos operativos

OBJETIVOS QUE PERSIGUEN LAS AUDITORIAS

• verificar si se cumplen los requisitos del sistema de gestión de calidad,  SSO, Medio Ambiente
• verificar si el sistema de gestión es efectivo.
• dar oportunidad a la organización auditada de mejorar su sistema de gestión
• cumplir con los requisitos reglamentarios.
• dar oportunidad a la organización auditada de incorporarse a un registro de organizaciones certificadas, si se hace una auditoria de certificación 
• Planificar y desarrollar objetiva, efectiva y eficientemente las tareas asignadas

Responsabilidades de los auditores

• Preparar los documentos de trabajo
• Recopilar y analizar las evidencias
• Documentar las observaciones. 
• Participar en la elaboración  del informe con los resultados de la auditoria 
• Verificar si se ejecutaron las acciones correctivas de las no conformidades detectadas en auditorias anteriores, en el tiempo pactado y si fueron efectivas.
• Retener y salvaguardar los documentos pertinentes a la auditoria. Cooperar con y asistir al auditor responsable
• Informar al personal involucrado los objetivos y alcance de la auditoria.

RESPONSABILIAD DEL AUDITADO

• Designar miembros responsables de su personal para acompañar a los miembros del equipo auditor. 
• Poner todos los medios para asegurar un efectivo y eficiente proceso de auditoria.
• .Permitir el acceso de los auditores a las instalaciones y a las evidencias objetivas.
• Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoria
• Determinar e iniciar acciones correctivas basadas en el informe de las auditorias

PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA

• Fecha y lugar de ejecución de la auditoria
• Elaboración del programa de la auditoria
• Revisión preliminar de la descripción del sistema de gestión integrado del auditado

EL EQUIPO AUDITOR

• Consideraciones sobre el equipo auditor:
  
• Debe contar con un auditor líder o jefe de equipo auditor
• Deben ser aceptados por el  responsable y las partes interesadas.
• El auditor jefe debe asignar las tareas a cada miembro del equipo
• Existen organismos internacionales de acreditación de auditores que:
• evalúan la capacidad y experiencia del auditor
• lo certifican como auditor interno o líder
• llevan el registro de los auditores cualificados

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE LA AUDITORIA

Es la elaboración de un cronograma de actividades a realizar durante la auditoria dentro de las que normalmente se incluyen:

• Reuníón de apertura
• Breve recorrido por las instalaciones (externas)
• Evaluación
• Reuniones intermedias del equipo auditor
• Reuniones intermedias con la organización (rec. Al final de cada día de auditoria)
• Reuníón de cierre

PLAN DE AUDITORIAS – COMPRENDE:

• Fecha y lugar que se auditará
• Objetivos y alcance
• Requisitos a auditar y documentos de referencia
• Identificación de unidades o procesos a ser auditados
• Tiempo y duración de entrevistas e inspecciones
• Documentos de trabajo
• Contenido, formato y estructura del informe
• Listas de chequeo
• Formularios de registros de no conformidades
• Formularios de agrupamiento de no conformidades menores
• Resumen de resultados
• Formatos para la elaboración del informe

ReuníÓN PREVIA

• Del equipo auditor con auditado
• Se expone el plan de auditoria
• Se hacen ajustes

Preparación O Planificación

-Realización

– INFORME

– SEGUIMIENTO

1-ReuníÓN DE APERTURA

• Presentar el equipo auditor
• Presentar el plan de auditoria, incluyendo el alcance y objetivo.
• Presentar la metodología a aplicar
• Confirmar recursos necesarios (incluye local)
• Clarificar cualquier detalle
• Presentación del equipo auditor a la dirección del auditado
• Clarificación del alcance de la auditoria (Norma, a que línea de proceso, etc.)
• Explicar el método de reportar las no conformidades y la entrega del informe de auditoria
• Confirmar la disponibilidad de una oficina
• Contestar cualquier duda sobre el proceso de la auditoria

2-INVESTIGACIÓN

• Recolección de evidencias

• Observaciones de la auditoria

• Tanto evidencias como observaciones  recogidas deben quedar debidamente documentadas
• Mantenerse dentro del alcance de la auditoria
• Actuar con objetividad.
• Recoger y analizar evidencias que sean pertinentes y suficientes 
• Mantenerse atentos ante cualquier señal de evidencia que pueda influir en los resultados de la auditoria.
• Actuar éticamente

NORMAS DE COMPORTAMIENTO

• Buen trato
• No anticipar opiniones Ò No hacer sugerencias
• No aceptar atenciones
• Apagar los celulares
• Prestar atención a las respuestas

EJECUCIÓN DEL PLAN

• Verificar la documentación
• Verificar procedimientos
• Registrar otras observaciones
• Cumplir las entrevistas
• Registros
• Comportamiento

EVALUACIÓN

A lo largo de la evaluación, se busca evidencias objetivas para sustentar las no conformidades, a  través de entrevistas, examen de documentos y observación de actividades.  Trazabilidad

EVIDENCIA OBJETIVA

Una evidencia objetiva se basa en observaciones, medidas o ensayos que son verificables, se puede verificar su trazabilidad.

EVIDENCIA DE LA AUDITORIA

• Información, registros o declaraciones de hechos verificables.
• Cuantitativa o cualitativa

ORIGEN DE LA EVIDENCIA

• Entrevistas
• Revisión de la documentación
• Observación
• Resultado de mediciones

RESULTADOS-HALLAZGOS

• Evidencia recopilada, comparada con los aspectos a verificar
• Son la base del Informe de auditoria

ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN

• Se compara el manual con la norma
• Se comparan registros y documentos con el manual

ANÁLISIS DE PROCESOS

• Se verifica cumplimiento de procedimientos contra manual
• Se cumple lista de verificación

NO CONFORMIDAD

• Es la no satisfacción de un requisito especificado

NO CONFORMIDADES

• Menores
• Mayores Ò Críticas 
• En la documentación
• En los procedimientos generales
• En los procedimientos operativos

NO CONFORMIDAD CRÍTICA

Es la ausencia o el incumplimiento total de un elemento del sistema de gestión, en toda la empresa. Es la acumulación de un número de no conformidades mayores en diferentes departamentos/áreas, relativas a un mismo elemento del sistema de gestión

NO CONFORMIDAD MAYOR

Es la ausencia o el incumplimiento parcial de un elemento del sistema de gestión en toda la empresa o parcial/total en un departamento/área de la misma. Es la acumulación de no conformidades menores en el mismo departamento/área, relativas a un elemento del sistema de gestión

NO CONFORMIDAD MENOR

Es el incumplimiento puntual de parte de un elemento del sistema de gestión nos hace preguntarnos..

• ¿ Qué fallaría si esa no conformidad no se corrige?
• ¿Qué probabilidad hay de que esto no deseado siga sucediendo?
• Si es algo puntual y que no afecta la calidad, seguridad o el medio ambiente  del producto o servicio, comunidad, se puede hacer una recomendación y no una no conformidad.

REUNIONES INTERMEDIAS

Son de aproximadamente 30 minutos con la finalidad de:

• Revisar las no conformidades 
• Contestar preguntas al auditado (si participa el mismo)
• Resolver problemas que se susciten sobre la marcha de la auditoria
• Monitorear el progreso de la auditoria
• Clarificar malos entendidos
• Si corresponde, acordar acciones correctivas con el auditado

ReuníÓN INTERNA DEL EQUIPO

• Compilación de resultados y hallazgos , analizar registros, completar formularios, redactar informe final

ReuníÓN DE CIERRE

• Con la gerencia y responsable auditado
• Antes de presentar el informe final
• Presentación de resultados
• Registro de comentarios del auditado (resolución de desacuerdos)
• Reforzar buenas practicas.
• Dar a conocer hallazgos (NC)
• Explicar metodologías para las acciones correctivas de las NC
• Agradecimiento

Se realiza al final de la auditoria para:

• Agradecer la hospitalidad de la empresa
• Resumir brevemente el alcance de la evaluación
• Cada auditor presenta las no conformidades que detectó
• Se explica como será el proceso de seguimiento
• Inadecuada planificación y preparación
• Falta de claridad al definir el alcance
• Procedimientos inadecuados
• Falta de entrenamiento de los auditores
• Comprobación de los sistemas informáticos
• Elección de muestras (planos, contratos, productos, etc)
• El auditor debe cambiar de una técnica a otra permanentemente
• Preguntar de forma que haya una respuesta concisa
• Formular preguntas directas sobre los elementos del SGC no claros
• No dudar en repetir preguntas
• Permitir al grupo auditado responder las preguntas
• Las preguntas pueden ser guiadas, abiertas o cerradas (sepa cual utilizar)

COMPORTAMIENTO DESEADO DE UN AUDITOR  DURANTE UNA ENTREVISTA

• Hablar de forma clara y sencilla
• Mirar a la persona a la que se esta hablando
• Emplear lenguaje acorde con el nivel del interlocutor
• Si la pregunta no ha sido entendida, repetirla de otra forma
• Ser imparcial
• Disculparse por interrumpir el trabajo
• No dudar en insistir buscando la evidencia
• No hacer más que una pregunta por vez
• Dejar contestar al auditado

INFORME DE LA AUDITORIA

El auditor jefe es el responsable de elaborar un informe preciso y completo

• Conclusiones, sugerencias, personal, firmas, resumen de no conformidades, resumen del proceso, acciones correctivas, temas                                                                   –

SEGUIMIENTO DE ACCIONES DERIVADAS DE LA AUDITORIA

– Se verifica la eficacia de las acciones correctivas acordadas con el auditado, con relación a las no conformidades detectadas y al tiempo estipulado para levantar las mismas.

– Según la gravedad de las no conformidades detectadas, puede ser necesario realizar auditorias de seguimiento las que se desarrollan de igual forma que las demás pero con un alcance limitado a las acciones correctivas definidas para levantar las no conformidades detectadas, generando su propio informe de auditoria.

PLANIFICACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS

– Las auditorias internas deben planificarse para asegurarnos que las mismas abarcan a toda la organización y cubren todos los requisitos de la norma aplicable. Todos los elementos deben ser auditados y evaluados internamente en forma regular, teniendo en cuenta el estado y la importancia de la actividad por auditar. Para ello, conviene que la dirección de la organización establezca e implante un plan anual de auditorias

HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

– NO CONFORMIDAD: ASEVERACIÓN REFRENDADA EN OBSERVACIONES QUE DEFINE UNA AUSENCIA, DEBILIDAD O DEFICIENCIA RESPECTO DE EN UN ELEMENTO DE LA NORMA

– NO CONFORMIDAD MENOR: LOS SISTEMAS EXISTEN Y SE CUMPLEN, PERO DETECTAN FALLOS O LAGUNAS QUE NO AFECTAN A LA CALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO

– NO CONFORMIDAD MAYOR: TOTAL AUSENCIA DE UN ELEMENTO DE CONTROL NECESARIO PARA CUMPLIR LA NORMA, INADECUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS RESPECTO A LA NORMA, FALLOS Específicos EN UN ELEMENTO DE CONTROL DISEMINADO O REPETIDO

HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA                

OBSERVACIÓN:

– ALGO QUE SE VE COMO EVIDENTE (UN REGISTRO SIN FIRMAS, UN DOCUMENTO NO DISTRIBUIDO, UN EQUIPO DE MEDIDA NO CALIBRADO.

RECOMENDACIÓN:

– SUGERENCIA ACERCA DE UN ENFOQUE DIFERENTE PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS EN UNA DETERMINADA ACTIVIDAD

TIPOS DE AUDITORIA

– auditoria interna o de primera parte:

son las realizadas por la propia organización para fines internos (detectar oportunidades de mejora).

– auditoria externa de segunda parte:

se lleva a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tales como clientes.

– auditoria externa de tercera parte:

se llevan a cabo por organizaciones independientes externas. Éstas proporcionan la certificación o el registro de conformidad con los requisitos de una norma. 

– auditoria combinada:

cuando se auditan sistemas de gestión ambiental y de calidad, por ejemplo.

– auditoria conjunta:

cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan para auditar a un único auditado

NORMAS OHSAS ISO 18001 

– Normativa que regula aspectos de Seguridad y Salud Ocupacional.

– Busca asegurar el mejoramiento en SSO

Beneficios de su Aplicación:

– Reducción del personal accidentado, Trabajo bien calificado y motivado, disminución de materiales perdidos a causa de accidentes. 

Posibilidad de integración con un sistema de gestión que incluye:

– Calidad, medio ambiente, SSO, asegurar legislación, percepción del publico, reconocimiento de marca 

NCh 2909

Sistemas de gestión – Gestión integral de pequeñas y medianas empresas

–   Esta norma establece los requisitos en los ámbitos de la gestión que deben cumplir las pequeñas y medianas empresas (PYME), que operan en Chile.

Su implementación permite:

• Instalar, fortalecer y  mantener,  las capacidades necesarias para desarrollar una

Gestión integral, acorde a los requerimientos actuales y a los desafíos que presentan las economías modernas.

Alcance y campo de aplicación 

Esta norma establece los requisitos de un sistema de gestión integral para pequeñas y medianas empresas, cuando una organización necesita demostrar que: 

• Orienta su gestión a la satisfacción de sus clientes. 
• Conoce y orienta las competencias de su personal hacia su negocio. 
• Dispone de procedimientos para generar periódicamente información de sus resultados financieros. 
• Dispone de mecanismos de resguardo de sus activos. 
• Cumple las disposiciones tributarias y contables. 
• Conoce y tiene documentado su proceso principal de realización del producto. 
• Conoce el efecto ambiental de sus operaciones.