Sistemas de Gestión Empresarial y Propiedad Intelectual: Conceptos Clave y Funcionalidades

Sistemas de Gestión Empresarial

Concepto de Sistema de Recursos Humanos

Un sistema de recursos humanos combina la gestión de personal, especialmente sus actividades administrativas, con las herramientas informáticas disponibles. Se enfoca en la planificación y el procesamiento de datos para integrarlos en un único sistema de gestión.

Aspectos Clave de un Sistema de Recursos Humanos

Un sistema de recursos humanos debe considerar el proceso de gestión integral que abarca la selección, contratación, formación, empleo y retención del personal de una organización.

Funciones Principales de Recursos Humanos

• Reclutamiento y selección.
• Contratación.
• Capacitación.
• Administración o gestión del personal durante su permanencia en la empresa.

Características de un Sistema de Recursos Humanos

Debe ser flexible, permitiendo realizar consultas de diversos tipos y procesar la información de múltiples maneras.

Funciones de un Sistema de RRHH Orientado a Software

• Selección de personal.
• Tramitación de despidos.
• Elección y formalización de contratos.
• Gestión de nóminas y seguros sociales.
• Gestión de permisos, vacaciones, horas extras y bajas por enfermedad.
• Régimen disciplinario.
• Estudio de fórmulas salariales.

Sistemas Contables y Financieros

Concepto de Sistema Contable

Un sistema contable es una estructura organizada que recopila la información financiera de una empresa, generada por sus operaciones. Utiliza recursos como formularios, reportes y libros, y presenta esta información a la gerencia para facilitar la toma de decisiones financieras.

Funciones de un Sistema Contable

Un software contable registra y procesa las transacciones históricas de una empresa o actividad productiva. Sus funciones incluyen la gestión de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos y nóminas, entre otras.

10 Características Esenciales de un Sistema Contable

• Multiempresa: Permite gestionar dos o más empresas simultáneamente.
• Multiusuario: Facilita el trabajo colaborativo de múltiples usuarios para agilizar la gestión contable.
• Económico: Aunque el costo es importante, los sistemas gratuitos suelen tener limitaciones de configuración.
• Copias de seguridad: Es crucial respaldar periódicamente todas las actividades y datos generados.
• Multimoneda: Facilita la operación con una o varias monedas, tanto locales como extranjeras.
• Manual de usuario: Para comprender sus configuraciones, es recomendable contar con material de apoyo.
• Perfiles de usuario: Contribuye a la seguridad de los datos, el mantenimiento de contraseñas y la asignación de permisos específicos.
• Soporte y garantía: Los sistemas de pago suelen incluir soporte en línea o presencial, además de garantía del software.
• Impresión de informes: Permite la impresión de informes clave como el balance general, balance de comprobación, estado de resultados, etc.
• Exportación de reportes: Debe ser compatible con la exportación a formatos como Excel, Word o PDF para una mejor presentación y análisis.

Concepto de Factura Electrónica

Una factura electrónica es un documento digital que detalla el costo de los servicios o productos y desglosa los impuestos correspondientes a pagar.

Concepto de Sistema de Facturación

Un sistema de facturación es un conjunto de procesos cronológicos que, mediante anotaciones contables y financieras, registra las operaciones de una entidad. Se considera una herramienta esencial para la emisión de estados financieros, permitiendo medir los efectos de las transacciones y facilitando una mayor comprensión de la información financiera.

Beneficios de un Sistema de Facturación

• Oportunidad en la información (recepción y envío).
• Ahorro en papelería (la factura electrónica es ecológica).
• Facilidad en los procesos de auditoría.
• Mayor seguridad en el resguardo documental.
• Menor probabilidad de falsificación.
• Agilidad en la localización de información.
• Eliminación de espacios de almacenamiento físico.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
• Reducción de costos.
• Mejora de la eficiencia.
• Aumento de la seguridad documental.
• Reducción en tiempos de gestión.
• Mayor agilidad en la toma de decisiones.
• Reducción de errores en la generación, captura, entrega y almacenamiento.
• Registro de la hora, minuto y segundo de emisión del comprobante fiscal digital (timestamp).
• Adecuaciones sencillas en el archivo de impresión.
• Obtención de sellos y folios en serie ante la autoridad fiscal, previa obtención de la Firma Electrónica Avanzada.
• Contabilidad automatizada.
• Facilidad para el cálculo de impuestos.

Ventajas de un Sistema de Tesorería

• Seguridad en la contabilización de cobros y pagos.
• Ahorro de tiempo.
• Previsión de saldos.
• Trazabilidad de los documentos de cobro y pago.
• Planificación presupuestaria.

Funciones Principales de un Sistema de Tesorería

• Control de pagos y cobros.
• Soporte multimoneda.
• Seguimiento de saldos bancarios.
• Conocimiento del saldo real y proyectado.
• Conciliación automática con diferentes bancos.
• Información real para el fondeo de cuentas.
• Información para la planificación de recursos (inversión de excedentes o financiación).
• Envío de flujos recibidos a los sistemas de cobros.
• Interfaz para la recepción de solicitudes de pagos (Excel, captura universal, archivo de texto o Web Service).
• Dispersión de recursos en diferentes líneas bancarias.
• Control de cajas.
• Generación de pólizas contables de los movimientos en chequeras bancarias.

Operación con Múltiples Entidades Bancarias

Pregunta: ¿Se pueden operar con varias entidades bancarias?

Respuesta: Sí, se pueden operar con varias entidades bancarias.

Propiedad Intelectual

Uso de Obras en Dominio Público

Pregunta: ¿Cómo pueden ser utilizadas las obras en dominio público?

Respuesta: Pueden ser utilizadas por cualquier persona, ya que pertenecen al dominio público.

Derechos que Otorga el Derecho de Marca al Titular

• Derecho de transferencia.
• Derecho de renovación.
• Derecho de oposición.

Concepto de Marca

Una marca es cualquier signo distintivo que sirve para diferenciar productos o servicios en el mercado.

Definición de Invento

Un invento es un producto o proceso que ofrece una nueva forma de hacer algo o una solución técnica a un problema.

Lo que No Protege el Derecho de Autor

El derecho de autor no protege las ideas, los simples hechos o los datos.

Condiciones de Patentabilidad

• La novedad.
• El nivel inventivo.
• La aplicación industrial.

Lo que Protege el Derecho de Autor

Protege la obra, es decir, la creación intelectual original artística o literaria que puede ser reproducida bajo cualquier forma o procedimiento.

Patente vs. Derecho de Autor

Patente: Es un derecho exclusivo de carácter temporal que concede el Estado sobre una invención, mediante el otorgamiento de un documento oficial.

Derecho de autor: Son derechos exclusivos que permiten al autor el empleo, la autorización o la prohibición de la utilización de sus obras de determinada forma, otorgándole control y retribución por su uso.

Duración de la Marca

Tiene una duración de 10 años a partir de la fecha de concesión, renovable.

Concepto de Sistema o Software de Gestión de Tesorería

Un sistema o software de gestión de tesorería es una herramienta informática diseñada para administrar y optimizar los flujos de efectivo de una empresa. Permite gestionar la provisión de cuentas por pagar, el IVA de compras, y registrar detalladamente los pagos, incluyendo conceptos, cuotas, montos y gastos menores.