Funciones y Organización del Departamento de Recursos Humanos: Gestión Estratégica de Personal

El Departamento de Recursos Humanos: Concepto y Estructura

1.1 Concepto de Administración de RR. HH. y Actividades Clave

La administración de recursos humanos consiste en un conjunto de actividades que pretenden la integración y dirección de los empleados en la empresa para que realicen sus tareas de la forma más eficiente, logrando cumplir los objetivos personales y empresariales.

Etapas de la Gestión de Recursos Humanos

Planificación de RR. HH.: Trata de asegurar a la empresa el personal necesario, tanto en cantidad como en capacidades, en el momento preciso.
Reclutamiento: Consiste en la búsqueda de un número suficiente de solicitantes de empleo capacitados para ser seleccionados.
Selección: Supone el examen de los solicitantes reclutados para contratar a los candidatos más idóneos.
Integración del personal seleccionado: Consiste en la introducción del nuevo empleado en su puesto y en la empresa.
Formación: Puede ocurrir que, antes de realizar las actividades que implica su puesto, el trabajador necesite un tiempo de formación.
Evaluación del rendimiento: Se miden y evalúan los resultados que los empleados obtienen en la empresa, comparándolos con el rendimiento esperado, de tal forma que si existen desviaciones, se puedan corregir con la adopción de medidas correctoras.
Promoción y carrera profesional: Se trata del diseño y ejecución de la trayectoria de puestos que puede ir ocupando un trabajador en la empresa, indicando cómo puede acceder a los mismos y cuándo.
Retribución: Supone la fijación de los diversos conceptos retributivos que obtienen los individuos por los puestos que ocupan en la empresa.

Objetivos Principales del Departamento de Personal

Conseguir el máximo aprovechamiento de los trabajadores en sus puestos de trabajo.
Incrementar el potencial de los empleados como personas.
Coordinar los esfuerzos del área de personal con los objetivos globales de la empresa.
Alcanzar ahorros económicos en las contrataciones y, en general, en toda la gestión de los RR. HH.
Ampliar la base de datos sobre el factor humano para apoyar otras áreas de la empresa.
Mejorar la productividad de los trabajadores.

1.2 Organización del Departamento de Recursos Humanos

Tradicionalmente, el departamento de RR. HH. se ha dividido en dos grandes áreas:

Gestión de personal: Incluye tareas encaminadas a que el personal sea más productivo, lo que contribuirá a aumentar el valor añadido de la empresa.
Administración de personal: Compuesta por tareas burocráticas necesarias y que no generan valor añadido (confección de recibos salariales, elaboración de contratos, etc.).

En la actualidad, es habitual en las grandes empresas que externalicen la administración del personal (outsourcing).

a) Funciones y Tareas en la Gestión de Personal

Función de empleo: Incluye entre sus tareas la planificación de las necesidades de personal, análisis y descripción de puestos de trabajo, captación y selección de trabajadores, plan de acogida de los nuevos trabajadores y evaluación del desempeño.
Función de desarrollo del personal: Su objetivo es que los trabajadores se encuentren motivados al desempeñar sus puestos. Entre las tareas destacan la formación del personal y la política de promoción interna.
Función de compensación económica: El sistema retributivo debe ser equitativo, competitivo y motivador. La principal tarea es la valoración y retribución del puesto de trabajo, creando un catálogo de todos los puestos, describiendo y valorando las tareas que incluyen.
Función de relaciones laborales: Cuyo objetivo es el cumplimiento de la normativa laboral vigente, que se materializa en dos tareas principales:
- Derechos y obligaciones: Con cada trabajador y sus representantes.
- Prevención de riesgos laborales: Supone identificar, prevenir y controlar los riesgos que pueden aparecer en el ejercicio de su actividad por parte del empleado. Se materializa en el plan de prevención de la empresa.
Función de servicios sociales: Consiste en la concesión por parte de la empresa de ciertos beneficios a los trabajadores para mejorar el clima laboral. Estos incentivos voluntarios pueden ser para todo el personal (comedores, guarderías, etc.) o para grupos específicos (aportaciones a planes de pensiones para personas que ocupen puestos directivos).

b) Funciones y Tareas de la Administración de Personal

Se trata básicamente de la documentación a elaborar desde la contratación hasta la extinción de la relación laboral. Las tareas que componen esta función son:

Documentación que surge al inicio de la actividad laboral con respecto a las administraciones públicas:
- Seguridad Social (Afiliación y Alta).
- Servicio Público de Empleo Estatal (comunicación de los contratos de trabajo suscritos en un plazo de 10 días).
- Agencia Estatal de la Administración Tributaria (comunicación de datos fiscales relativos al trabajador).
Elaboración de recibos de salarios: En los cuales deben figurar las percepciones salariales (cantidades que retribuyen el trabajo efectivo y los períodos de descanso computables como tales).
- Percepciones no salariales: Cantidades recibidas para compensar al trabajador de determinados gastos que soporta para organizar su actividad.
- Deducciones: Cuotas a la Seguridad Social y retenciones a cuenta del IRPF.
Documentación de incidencias laborales: Se trata de la documentación que surge para el control de absentismo, organización de los turnos de trabajo, planificación de las vacaciones, etc.
Cumplimiento de obligaciones periódicas con la Seguridad Social (Elaboración de los TC).