Perfil, Proceso y Técnicas Esenciales de la Auditoría Administrativa

Habilidades y Destrezas del Auditor

En forma complementaria a la formación profesional, el auditor requiere otro tipo de cualidades que son determinantes para su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y rasgos intrínsecos de su carácter.

Conocimientos que Debe Poseer el Auditor: Formación Académica

Estudios a nivel técnico, licenciatura o posgrado en:

• Administración
• Informática
• Comunicación
• Ciencias Políticas
• Administración Pública (Admón. Pública)
• Licenciatura en Relaciones Internacionales (LRI)
• Ingeniería Industrial
• Psicología
• Pedagogía
• Ingeniería en Sistemas
• Contabilidad
• Derecho
• Relaciones Internacionales
• Diseño Gráfico

Es conveniente señalar que todas las profesiones, independientemente de su especialidad, desempeñan un papel relevante en una auditoría administrativa, toda vez que pueden aportar elementos de juicio importantes por su conocimiento de las áreas fundamentales de la organización.

Formación Complementaria

Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de una vida profesional por medio de una participación activa en eventos de formación, capacitación, desarrollo y actualización, como: seminarios, congresos, paneles, encuentros, cursos, talleres, foros o conferencias.

Formación Empírica

Conocimiento resultante de la realización de auditorías administrativas o iniciativas de mejora en diferentes instituciones, aun sin contar con un grado académico formal. Entre los conocimientos idóneos para coadyuvar a la preparación y ejecución de la auditoría destacan.

Comportamiento Ético del Auditor

Ética

Conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta de una persona. La ética puede definirse como los principios morales y normas que orientan el comportamiento en el mundo de los negocios.

Código de Ética

Declaración formal de los valores. Se basa en dos tipos: códigos basados en principios y códigos basados en políticas.

Criterios para la Toma de Decisiones

La intensidad moral, entendida como la medida en la cual los individuos consideran que un problema constituye un asunto de ética, se integra por seis componentes:

1. Magnitud de las consecuencias
2. Consenso social
3. Probabilidad del efecto
4. Inmediación temporal
5. Proximidad
6. Concentración del efecto

Tipos de Auditor

Auditor Interno

Es seleccionado por el cuerpo directivo. Se le considera confiable, leal y capaz de responder a retos, pero sobre todo que comparta la visión de la organización.

Auditor Externo

Profesional independiente que tiene una visión objetiva de los hechos, lo que aumenta y mejora las expectativas de alcanzar los resultados esperados. Permite abrir una gama de opciones complementarias a las de un auditor interno. Este profesional está obligado a mantener actualizados sus conocimientos.

Equipo Combinado

Utilizado para una auditoría administrativa a fondo. Debe valorar con precisión los resultados esperados, la magnitud de las tareas por realizar, los comportamientos que se adquieren y el seguimiento a efectuar.

Roles dentro del Equipo de Auditoría

Auditor Jefe (Coordinador General)

Poseedor de una gran experiencia en la materia, su participación es más significativa. Debe mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de los principiantes y construir una base de confianza y tranquilidad. (Rol: Estratégico)

Auditor Sénior (Líder de Proyecto)

Eslabón clave para que los objetivos, programas y estrategias propuestas sean susceptibles de alcanzarse. (Rol: Enlace)

Auditor Júnior

Es el responsable de atender directamente a todo el personal que, de una u otra manera, interviene en la auditoría. (Rol: Operativo)

Etapas Esenciales del Proceso de Auditoría

Para una mejor comprensión, se ordenan las etapas lógicamente:

1. Investigación Preliminar: Requiere de un «reconocimiento» o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización.
2. Diagnóstico Preliminar: El diagnóstico parte de la percepción que se forma el auditor de la organización como producto de su experiencia y visión, una detección o acercamiento a la realidad y cultura organizacional.
3. Planeación: Consiste en establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada.
4. Ejecución: En esta etapa se deben seleccionar y aplicar las técnicas que se estimen más convenientes para obtener la información.

Preparación del Proceso de Auditoría

Capacitación

Se debe capacitar a la persona o equipo designado en todo el proceso para preparar la aplicación e implementación de la auditoría. Es necesario dar a conocer a este personal el objetivo que se persigue. El programa debe integrar al personal sustantivo y adscrito del nivel de decisión. Es conveniente llevar a cabo una campaña de sensibilización.

Actitud del Auditor

La labor debe llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta. Con el propósito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de hacer comentarios sin sustento o promesas que no se puedan cumplir.

Áreas de Actividad de la Administración de Recursos Humanos (RR. HH.)

• Administración Estratégica de las Personas: Enfoque en el negocio de la empresa.
• Administración Táctica de las Personas: Enfoque en los gerentes como administradores.
• Administración Operacional de las Personas.

Modelo de Diagnóstico de la Administración

Influencias del Entorno	Influencias Organizacionales Internas	Procesos de la Admón. de RR. HH.	Resultados Finales Deseables
Leyes y reglamentos Sindicatos Condiciones económicas Competitividad Condiciones sociales y culturales	Misión organizacional Visión, objetivos y estrategia Cultura organizacional Naturaleza de las tareas Estilo de liderazgo	Incorporar personas Colocar personas Recompensar a las personas Desarrollar a las personas Supervisar a las personas	Prácticas éticas y socialmente responsables Productos y servicios competitivos y de gran calidad Calidad de vida en el trabajo

Técnicas de Recolección de Datos en la Ejecución

Investigación Documental

Localización, selección y estudio de la documentación capaz de aportar evidencia.

Observación Directa

Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa y analice su percepción con otros auditores.

Acceso a Redes de Información

Permite detectar información operativa o normativa.

Entrevistas

Consiste en reunirse con una o varias personas para cuestionarlas, de manera estructurada, a fin de obtener información. Permite percibir actitudes y recibir comentarios.

Cuestionarios

Constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temas específicos.

Cédulas

Se integran por formularios cuyo diseño incluye casillas, bloques y columnas para facilitar la agrupación y división del contenido.

Fases de la Ejecución

Examen

Consiste en dividir o separar los elementos que componen los factores de revisión, para conocer su naturaleza, características y origen de comportamiento.

Evidencia

Representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de auditoría.

Enfoques para el Análisis Administrativo

Los enfoques principales incluyen:

• Clásico
• Científico
• Humanista
• Estructuralista
• Sistemático
• Contingencia
• Procesos
• Calidad Total
• Conductual
• Funcional
• Tecnológico
• Estratégico
• Sociotécnico
• Neoclásico
• Ecológico

El Informe de Auditoría

Documento en el cual se consignarán los resultados de la auditoría, identificando claramente el área, sistema, programa, proyecto, etc., auditados, el objeto de la revisión, la duración, el alcance, los recursos y métodos empleados. Es indispensable que brinde suficiente información respecto a la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con la que se presentan. Es preciso que tanto los hallazgos como las recomendaciones se sustenten en evidencias competentes y relevantes.

Cualidades del Informe

Objetividad

Visión imparcial de los hechos.

Oportunidad

Disponibilidad de la información en tiempo y lugar.

Claridad

Fácil comprensión del contenido.

Utilidad

Provecho que puede obtenerse de la información.

Calidad

Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de gestión de servicios.

Lógica

Secuencia acorde con el objetivo y prioridades establecidas.

Tipos de Informe de Auditoría

Informe General

Incluye: Responsable, introducción, antecedentes, técnicas empleadas, diagnóstico, propuesta, estrategia de implementación, seguimiento, conclusiones y recomendaciones, apéndices o anexos.

Informe Ejecutivo

Incluye: Responsables, periodo de revisión, alcance, metodología, síntesis y conclusiones.

Informe de Aspectos Relevantes

Documento que se integra adaptando un criterio de selectividad para analizar hallazgos específicos.

Fases de Implementación y Seguimiento

1. Preparación del Programa

• Determinar las actividades.
• Establecer el tiempo que dura cada actividad.
• Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo.
• Determinar claramente las responsabilidades.

2. Integración de Recursos

Estructurado el programa de implementación, se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha. Se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar, y se lleva a cabo la selección y capacitación del personal que va a colaborar con su ejecución.

3. Ejecución del Programa

Es necesario que el personal que participa en el proceso reciba la información y orientación oportuna.

Seguimiento

Etapa en la que las observaciones que se producen como resultado de la auditoría deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su recurrencia.