Metodologías Esenciales para la Descripción y Gestión de Puestos de Trabajo y Competencias

1.1 El Flujo de Trabajo (Tres Niveles de Estudio)

El flujo de trabajo es la forma en que se organiza el trabajo para alcanzar los objetivos.

El Estudio del Flujo de Trabajo (EFT) analiza cómo evoluciona el trabajo, desde la necesidad del consumidor hasta que el producto o servicio sale de la organización.

Los directivos estudian los flujos de trabajo para añadir valor a los procesos actuales (procesos de trabajo, servicio al cliente/consumidor, etc.).

Cada tarea recibe su trabajo, añade valor mediante un proceso útil y pasa el trabajo a otro trabajador o tarea. El EFT muestra que algunas tareas pueden combinarse, simplificarse o eliminarse.

El resultado del EFT puede llevar a la reorganización del trabajo en equipos. El EFT puede lograr una buena coordinación entre el trabajo de los empleados y las necesidades de los consumidores, y una mejora en el funcionamiento.

• Ejemplos: Reingeniería de Proceso de Negocio (RPN) o Dirección de la Calidad Total (TQM).

El EFT ayuda a identificar las mejores asignaciones (eficacia y eficiencia) de obligaciones y responsabilidades en los niveles de organización, grupo o individuo.

1.2. Descripción del Puesto de Trabajo

La Descripción del Puesto de Trabajo (DPT) sirve para definir claramente qué se espera de cada empleado después de estudiar el flujo de trabajo y diseñar el puesto. La DPT es un estudio detallado que muestra información importante sobre las tareas, obligaciones y responsabilidades del puesto:

• Tarea: Una acción concreta. Ejemplo: Rellenar el formulario de dietas.
• Obligación: Conjunto de tareas relacionadas. Ejemplo: Controlar los gastos de viaje.
• Responsabilidad: Conjunto de obligaciones que reflejan el objetivo principal. Ejemplo: Gestionar el presupuesto del departamento.

La descripción del puesto permite saber:

• De dónde proviene el trabajo.
• Qué máquinas o equipos se usan.
• Qué conocimientos, habilidades y aptitudes se necesitan.
• Qué grado de supervisión requiere el puesto.
• En qué condiciones se trabaja.
• Qué nivel de rendimiento se espera.
• De quién depende el trabajador y con quién se relaciona.

Estas respuestas ayudan a crear políticas y programas de recursos humanos más eficaces. La DPT puede hacerla alguien del departamento de RR. HH. o una persona responsable del área, y la información se obtiene mediante entrevistas, observación, diarios o cuestionarios.

1.3. Técnicas de Descripción de Puestos

Las técnicas de descripción de puestos son distintos métodos que se usan para obtener información detallada sobre cada trabajo.

1. Análisis del Inventario de Trabajo (CHAs): Se aplica a muchas personas con un cuestionario. Clasifica las tareas según la persona, el supervisor o el analista, teniendo en cuenta la importancia o el tiempo que lleva hacerlas.
2. Incidencias Críticas: Se hace mediante entrevista. Describe comportamientos buenos o malos en el trabajo para ver qué hace que el rendimiento sea excelente o deficiente.
3. Cuestionario de Análisis de Puestos (CAP): Cuestionario para cualquier empleado. Clasifica 194 elementos del trabajo según su uso e importancia. Los resultados se procesan por ordenador.
4. Análisis de Tareas y Funciones (ATF): Entrevista o cuestionario. Clasifica cómo se relaciona el trabajador con las personas, los datos y las cosas. Sirve para definir y comparar trabajos.
5. Análisis de Métodos (Estudio de Movimientos): Se usa en manufacturas, mediante observación. Mide el tiempo que lleva hacer cada tarea con cronómetro, para fijar tiempos estándar.
6. Descripción de Trabajo Orientada por Líneas Directrices: Entrevista a cualquier trabajador. Identifica las tareas, conocimientos, cualificaciones y habilidades necesarias para el puesto.
7. Cuestionario Dirigido a la Dirección (CDPD): Lista 197 elementos para que los directivos describan sus responsabilidades.
8. Plan Hay: Entrevista a directivos. Describe cómo su trabajo impacta en la organización según cuatro aspectos: objetivos, dimensiones, naturaleza y responsabilidad.

1.4. Descripción de Puestos Basada en Competencias

La descripción de puestos basada en competencias se centra no solo en lo que una persona hace, sino en cómo lo hace y qué resultados obtiene. Una competencia combina conocimientos, habilidades, actitudes, valores y motivación, que hacen que alguien destaque en su trabajo.

Tipos de Competencias

• Estratégicas o Universales: Necesarias para todos (como la ética o el compromiso).
• Transversales: Útiles en varios puestos (como liderazgo o comunicación).
• Específicas o Técnicas: Propias de ciertos cargos (como usar un programa o hablar un idioma).

Ventajas del Enfoque por Competencias

• Permite moverse más fácilmente dentro de la empresa.
• Fomenta el aprendizaje constante.
• Conecta el talento con los objetivos de la empresa.
• Hace más justa la selección, formación y evaluación.

Elementos de una Competencia

• Saber: Conocimientos.
• Saber hacer: Habilidades prácticas.
• Saber estar: Actitud y forma de relacionarse.
• Poder hacer: Tener los recursos necesarios.
• Querer hacer: Motivación y compromiso.

Aplicaciones: Se usa para crear equipos de alto rendimiento, gestionar el talento y evaluar el desempeño de manera más objetiva. En la práctica, se emplean matrices de competencias, donde se muestra qué nivel necesita cada puesto y cómo puede desarrollarse.

1.5. Competencias y Descripciones de Puestos: Concepto y Diferencias

1. Competencias

Conjunto de conocimientos, aptitudes y actitudes que se deben aportar a un puesto de trabajo para realizarlo con el grado más alto de eficacia.

Tipos de Competencias

• Estratégicas o Universales: Necesarias para todos los empleados (por ejemplo, compromiso o ética).
• Transversales: Útiles para varios puestos (como liderazgo o comunicación).
• Específicas o Técnicas: Propias de un trabajo concreto (por ejemplo, manejo de programas o idiomas).

Las competencias sirven para:

• Mostrar cómo se logra el éxito en el trabajo.
• Apoyar la estrategia y valores de la empresa.
• Ayudar a construir una cultura positiva y eficaz.
• Reconocer que las personas son clave para que la empresa tenga buenos resultados.

2. Descripciones de Puestos

Son una lista clara de lo que hace una persona en su trabajo, sus deberes, responsabilidades y las características que debe tener (formación, experiencia, habilidades).

Las descripciones sirven para:

• Explicar qué tareas y funciones son esenciales en cada puesto.
• Ser una guía para evaluar el desempeño, definir salarios y comparar puestos dentro de la empresa.

3. Diferencia Clave

• Las competencias explican cómo se trabaja (las conductas y habilidades que llevan al éxito).
• Las descripciones de puestos explican qué se hace (las tareas, funciones y responsabilidades del trabajo).

1.6. Perfil de Competencias Desarrollado

Las competencias pueden incluir los siguientes elementos:

• Habilidades: Lo que una persona sabe hacer bien.
  Ejemplo: Aprenderse todos los platos de la carta.
• Conocimientos: La información o saber que una persona usa en su trabajo.
  Ejemplo: Hablar varios idiomas ayuda a un camarero en un restaurante con clientes internacionales.
• Rol Social: La forma de comportarse dentro del grupo o empresa.
  Ejemplo: Actuar como líder, apoyar los cambios o resistirse a ellos.
• Autoimagen: Cómo una persona se ve a sí misma, su identidad o personalidad.
  Ejemplo: Verse como alguien que motiva a sus compañeros.
• Rasgo: Una característica habitual del comportamiento.
  Ejemplo: Saber escuchar al cliente.
• Motivo: Los intereses o deseos personales que guían la conducta.
  Ejemplo: Un camarero excelente disfruta del trato con la gente y busca conectar con los demás.