Estrategias de Gestión de Talento: Estructura Organizacional y Selección de Personal

1. Estructura Organizacional y Análisis de Puestos

El análisis de puestos surge de la necesidad de organizar el trabajo dentro de una empresa. La estructura organizacional corresponde a la configuración formal de:

  • Relaciones.
  • Tareas.
  • Funciones.
  • Niveles de autoridad.
  • Procedimientos.
  • Toma de decisiones.

Variables que influyen en la estructura:

  • Entorno.
  • Estrategia.
  • Tamaño de la organización.
  • Tecnología utilizada.

Niveles de la estructura:

  • Macroestructura: Departamentos o unidades organizacionales.
  • Microestructura: Puestos de trabajo individuales. Aquí es donde se desarrolla el análisis de puestos.

2. Conceptos Fundamentales

Cargo: Es el conjunto de tareas, deberes y responsabilidades relacionadas entre sí. Su objetivo es diferenciar claramente las funciones de cada trabajador y evitar duplicidades o conflictos.

  • Ejemplo de Cargo: Ejecutivo de Ventas.

Puesto: Es la ubicación específica que ocupa una persona dentro de un cargo.

  • Ejemplo de Posiciones: Ejecutivo de Ventas 1, 2 o 3.

Diferencias entre Cargo y Puesto de Trabajo

Cargo

  • Define el rol general.
  • Es más amplio.
  • Incluye responsabilidades y jerarquía.
  • Puede agrupar varios puestos.
  • Es más estable en el tiempo.

Puesto de Trabajo

  • Define una posición específica.
  • Es más concreto.
  • Incluye tareas operativas.
  • Pertenece a un cargo.
  • Es más operativo.

Familia de Puestos

Se refiere al conjunto de puestos con características similares (estamentos):

  • Directivos.
  • Supervisores.
  • Administrativos.
  • Operativos.

Dotación (Headcount): Es el número total de puestos de trabajo existentes dentro de una organización.

3. Perspectivas del Análisis del Trabajo

A. Perspectiva Organizacional

Analiza cómo la organización distribuye el trabajo.

  • Organización burocrática: Se caracteriza por una alta jerarquización, especialización, funciones rígidas y descripciones detalladas.
  • Organización adhocrática: Se caracteriza por la flexibilidad, horizontalidad, adaptación rápida y trabajo en equipo.
  • Organización en red: Se caracteriza por equipos virtuales, tecnología intensiva y colaboración a distancia.

B. Perspectiva Grupal

Analiza el trabajo realizado mediante equipos. Tipos:

  • Equipos autodirigidos.
  • Equipos de resolución de problemas.
  • Equipos con objetivos específicos.
  • Equipos virtuales.

C. Perspectiva Individual

Estudia cómo las personas experimentan el trabajo. Teorías relevantes:

  • Herzberg.
  • Dawis y Lofquist.
  • Locke.
  • Hackman y Oldham.
  • Deci y Ryan.

4. Modelo de Características del Puesto (Hackman y Oldham)

Explica cómo el diseño del puesto influye en la motivación.

Dimensiones centrales:

  1. Variedad de habilidades: Uso de distintas capacidades y conocimientos.
  2. Identidad de la tarea: Realizar una actividad completa de principio a fin.
  3. Importancia de la tarea: Impacto del trabajo sobre otras personas.
  4. Autonomía: Libertad para decidir cómo ejecutar el trabajo.
  5. Retroalimentación: Información sobre los resultados obtenidos.

Estados psicológicos:

  • Significado del trabajo: Se genera por la variedad, identidad e importancia.
  • Responsabilidad por los resultados: Se genera por la autonomía.
  • Conocimiento de los resultados: Se genera por la retroalimentación.

Resultados esperados:

  • Mayor motivación.
  • Mayor satisfacción laboral.
  • Mejor desempeño.
  • Menor rotación.
  • Menor ausentismo.

5. Teoría de la Autodeterminación (Deci y Ryan)

La motivación depende de tres necesidades básicas:

  • Autonomía: Sentir control sobre las propias acciones.
  • Competencia: Sentirse capaz de realizar las tareas.
  • Relación: Sentirse conectado y valorado por otros.

Cuando estas necesidades se satisfacen, aumenta la motivación, el compromiso y mejora el desempeño.

6. Proceso de Análisis de Puestos

Es un proceso sistemático para obtener información detallada de un cargo. Busca responder: ¿Qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Por qué se hace? y ¿Qué requisitos exige?

Fuentes de información:

  • Analista de puestos: Especialista que recopila información.
  • Empleado: Persona que realiza el trabajo.
  • Supervisor: Jefatura que conoce el cargo.

Métodos de recopilación de información:

  • Entrevistas: Permiten obtener información detallada.
  • Cuestionarios: Información estandarizada.
  • Observación directa: Útil en cargos operativos.
  • Registros: Manual de funciones, informes y documentos.
  • Comité de evaluadores: Grupo de expertos que analiza el cargo.
  • Técnica de incidentes críticos: Identifica conductas extremadamente positivas o negativas que influyen en el éxito o fracaso del desempeño.

7. Descripción del Cargo

Documento que resume la información obtenida del análisis de puestos. Describe obligaciones, responsabilidades, condiciones laborales y funciones. Responde a la pregunta: ¿Qué hace el trabajador?

Estructura de la Descripción del Cargo:

Parte A: Descripción del Cargo

  1. Identificación: Incluye nombre del cargo, área, dependencia jerárquica y personal a cargo.
  2. Misión u objetivo general: Razón de existir del cargo.
  3. Funciones y deberes esenciales: Deben responder qué hace, cómo lo hace y para qué lo hace. Las funciones deben comenzar con verbos en infinitivo (Planificar, Coordinar, Supervisar, Elaborar, Atender).
  4. Relaciones del cargo:
    • Internas: Compañeros, jefaturas, otras áreas.
    • Externas: Clientes, proveedores, instituciones.

8. Especificación o Perfil del Cargo

Define las características que debe tener la persona para desempeñar exitosamente el puesto. Responde: ¿Cómo debe ser la persona que ocupará el cargo?

  • Requisitos Duros (Hard Skills):
    • Formación: Nivel educativo, títulos, postgrados.
    • Experiencia: Años requeridos y tipo de experiencia.
    • Conocimientos específicos: Software, idiomas, legislación, herramientas técnicas.
  • Competencias (Soft Skills):
    • Competencias funcionales: Relacionadas con las tareas técnicas.
    • Competencias de gestión: Liderazgo, planificación, productividad.
    • Competencias conductuales: Trabajo en equipo, adaptación al cambio, orientación a la calidad, compromiso ético, resolución de conflictos.

9. Utilidad del Análisis de Puestos para RR.HH.

Permite desarrollar correctamente los siguientes procesos:

  • Reclutamiento: Define qué candidatos buscar.
  • Selección: Permite comparar postulantes con el perfil.
  • Capacitación: Detecta brechas de competencias.
  • Evaluación de desempeño: Define estándares de rendimiento.
  • Compensaciones: Permite valorar adecuadamente cada cargo.

10. Vinculación o Selección de Personal

Es uno de los cuatro procesos principales de Gestión de Personas:

  1. Vinculación o Selección.
  2. Retención.
  3. Desarrollo.
  4. Desvinculación.

Objetivo: Incorporar personas que agreguen valor a la organización.

11. Etapas del Proceso de Vinculación

  1. Planificación de necesidades (Descripción y perfil del cargo).
  2. Reclutamiento.
  3. Selección.
  4. Contratación.
  5. Inducción.

12. Reclutamiento

Proceso mediante el cual se atraen candidatos calificados para un puesto.

Planeación del Reclutamiento:

  • Investigación interna: Define vacantes, cantidad de personas y perfil requerido.
  • Investigación externa: Analiza el mercado laboral.
  • Medios y técnicas: Define los canales de reclutamiento.

13. Reclutamiento Externo

Búsqueda de candidatos fuera de la organización.

  • Ventajas: Nuevas ideas, innovación, mayor cantidad de candidatos.
  • Desventajas: Más costoso, más lento, mayor incertidumbre, posible desmotivación interna.

14. Reclutamiento Interno

Vacantes cubiertas por trabajadores de la propia organización mediante concursos internos, promociones, traslados o bases de datos de RR.HH.

  • Ventajas: Menor costo, mayor rapidez, aprovecha la capacitación previa, motiva al personal.
  • Desventajas: Menos innovación, menos alternativas, posible frustración, riesgo del Principio de Peter.

Principio de Peter: Las personas tienden a ser promovidas hasta alcanzar un nivel donde ya no son competentes para desempeñarse eficazmente.

15. Indicadores de Reclutamiento

  • Índice de resultados: Porcentaje de postulantes que avanzan desde una fuente de reclutamiento a la siguiente etapa.
  • Costo de reclutamiento: Fórmula: Costo Total de Reclutamiento ÷ Número de Contratados.

16. Selección de Personal

Proceso mediante el cual se elige al candidato que mejor se ajusta al cargo. Compara el Perfil del Cargo frente a las Características del Candidato.

Objetivo: Seleccionar a la persona más adecuada para el puesto y la cultura organizacional.

17. Validez y Fiabilidad

  • Validez: Capacidad de medir lo que realmente se desea medir. Tipos: Validez de contenido y validez de constructo.
  • Fiabilidad o Confiabilidad: Capacidad de obtener resultados consistentes.
  • Alfa de Cronbach: Mide la consistencia interna de una prueba.

18. Proceso de Selección

  1. Definición de criterios.
  2. Análisis curricular.
  3. Entrevista preliminar.
  4. Aplicación de pruebas.
  5. Entrevista psicológica.
  6. Entrevista final.
  7. Decisión de contratación.

19. Técnicas de Selección

  • Entrevistas: Dirigidas o no dirigidas.
  • Pruebas de conocimientos: Generales o específicas.
  • Pruebas psicométricas: Miden aptitudes y capacidades.
  • Pruebas de personalidad: Rorschach, TAT, Test del Árbol, Lüscher.
  • Técnicas de simulación: Psicodrama, Role Playing.

20. Entrevista de Selección

Debe cumplir con criterios de validez y fiabilidad.

Etapas:

  1. Preparación: Definir objetivos, método, información del candidato e información del cargo.
  2. Ambiente:
    • Físico: Comodidad, privacidad.
    • Psicológico: Confianza, buena comunicación.
  3. Desarrollo: Análisis de respuestas, conducta, actitudes y comunicación.
  4. Cierre: Información sobre los siguientes pasos.
  5. Evaluación: Análisis de toda la información para tomar la decisión final.