Cómo optimizar la preselección de candidatos y la entrevista preliminar

Preselección de candidatos

La preselección de candidatos a través de su currículum vitae (CV) nos permite descartar aquellos perfiles que no se aproximen al perfil requerido. A esta fase la denominaremos «preselección de candidaturas», diferenciándola de la selección propiamente dicha, en la que se deberá trabajar con candidaturas, en principio, ajustadas al perfil del puesto requerido.

Análisis del currículum vitae

El CV es una herramienta imprescindible para sintetizar el perfil del candidato. A continuación, vamos a describir los elementos que se consideran básicos en el contenido de cualquier CV:

a) Datos personales: nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, dirección personal, número de teléfono, dirección de correo electrónico, etc.
b) Formación académica: estudios reglados que se han realizado, indicando fechas, centro y lugar (licenciaturas, diplomaturas, grados, etc.). En su caso, se completará con los grados alcanzados: doctorado, máster, etc.
c) Otros títulos y seminarios: estudios realizados complementarios a los universitarios que mejoran la formación, indicando las fechas, el centro y el lugar donde fueron realizados.
d) Experiencia profesional: experiencia relacionada con los estudios universitarios o de carácter laboral. No hay que olvidar señalar las fechas de ocupación, la empresa dónde se trabajó y las funciones y tareas llevadas a cabo.
e) Idiomas: en este apartado se mencionarían los idiomas que se conocen y su nivel (hablado, escrito y traducción).
f) Informática: aquellos conocimientos informáticos que se posean: sistemas operativos, procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos, diseño gráfico, internet, etc.
g) Otros datos de interés: aspectos que no han sido incluidos anteriormente, tales como: carnet de conducir, disponibilidad de incorporación, etc.

Una vez definida la estructura del CV, veamos cómo podríamos comenzar con la preselección de los CV que tenemos. Lo primero sería hacer una especie de inventario para tener claro todos los currículums que poseemos, crear una carpeta especial en nuestro ordenador para guardar todos estos CV, y una vez los tengamos todos almacenados en la misma carpeta, procederemos a clasificarlos.

Nos podemos encontrar con varios casos:

Currículums que encajan bien con los requisitos del puesto. Los seleccionaremos para la posición.
Currículums que no encajan por alguna cuestión, pero que sí cumplen la mayor parte de los requisitos del puesto. Los dejaremos apartados por si es necesario recurrir a ellos más adelante.
Currículums que no encajan para este proceso de selección, pero que sí podrían tener interés futuro porque su formación y/o experiencia coinciden con alguno de los puestos que tenemos en la empresa y/o encajan con algún proceso de selección que tenemos abierto o que prevemos que se puede abrir en un corto/medio plazo. También los separamos para tenerlos localizados.
Currículums que, por su formación y/o experiencia, tienen un difícil encaje en la empresa porque no se adecua el perfil. Los guardamos en nuestra base de datos.

En todos los procesos de selección que tengamos es importante dar respuesta a los candidatos que nos han enviado su CV. En el caso de comunicarle a una persona que no continúa en un proceso de selección, es importante indicarle que no cumple los requisitos para el proceso que estamos llevando a cabo, pero que sí que puede hacerlo en otro proceso que llevemos a cabo en un futuro. Por lo que es aconsejable hacerle llegar una respuesta en la que se agradezca el interés mostrado por la empresa y se comente que se le tendrá en cuenta para futuras vacantes. Esto último es útil hacerlo en el caso de los currículums que hemos clasificado de acuerdo con los criterios 3 y 4 de los casos antes expuestos.

Ahora que ya tenemos los CV clasificados, veamos cuántos tenemos en el grupo 1, porque puede suceder que tengamos muchos o que, por el contrario, haya pocos candidatos que cumplan todos nuestros requisitos. Si se da la primera situación, tendremos que hacer otra preselección dentro de esos CV y quedarnos solo con los mejores candidatos y pasar el resto al grupo 2. En el caso de que tengamos pocos candidatos, tendremos que revisar el grupo 2 para repescar a los mejores candidatos de ese grupo y pasarlos al 1. En función de cómo sea la política de selección de la empresa, habremos realizado este trabajo solos o en colaboración con el jefe de departamento o de área que será responsable de la persona que se incorpore.

Entrevista preliminar o de contacto

Es la primera toma de contacto con el candidato, se hace de forma telefónica y nuestro objetivo será el de saber si el candidato se adecúa al perfil solicitado y si tiene interés en el puesto de trabajo que estamos ofertando. Su duración debería ser de unos 15 minutos aproximadamente.

Presentación del seleccionador y la empresa: el candidato debe saber en todo momento quién y de dónde lo llaman. Debemos hacer referencia a la oferta de empleo si el candidato nos ha enviado su CV en respuesta a la oferta y, en caso de que no haya sido así, dar una explicación un poco más profunda.
Presentación de la oferta de trabajo: breve descripción del puesto de trabajo con sus funciones principales y del tipo de contratación, si es un contrato indefinido, temporal, etc.
Verificar interés por la empresa y el puesto: llegados a este punto, debemos comprobar si el candidato sigue interesado en el puesto que le estamos comentando.
Verificación curricular: podemos aprovechar el momento para preguntarle alguna cuestión de su CV de la que tengamos dudas o algún tema que necesitemos aclarar.
Verificar disponibilidad en caso de entrevista: le comentamos al candidato que estamos en una fase previa del proceso de selección y que nos confirme qué disponibilidad tendría en caso de ser citado para una entrevista.
Cierre y despedida: agradecemos su tiempo y le comentamos que nos volveremos a poner en contacto con él/ella para informarle de cómo avanza su candidatura en el proceso de selección.