Conceptos Clave de la Administración: Procesos y Principios para el Éxito Organizacional

Fundamentos del Control Administrativo

Definiciones y Propósito del Control

La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias, son procesos de control.
El control se define como la evaluación y medición de la ejecución de los planes.
El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.

Factores y Elementos del Control

La cantidad, el tiempo, el costo y la calidad son factores clave del control.
Los elementos a controlar son: recursos, tiempo, calidad y cantidad.

Conceptos Clave y Principios del Control

La unidad de medida que sirve como modelo, patrón o referencia para efectuar el control es el estándar.
La ubicación estratégica permite establecer controles en áreas específicas.
La función controlada es uno de los principios del control.
En el principio del tramo de control, hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo.

Etapas y Fases del Control

Las etapas del control son: establecimiento de estándares, medición de resultados, corrección y retroalimentación.
La identificación del estándar es uno de los pasos del proceso de control.
Las fases del control son: establecimiento de estándares, medición de resultados, corrección y retroalimentación.

Principios y Procesos de la Dirección

Definiciones de Dirección y Supervisión

La supervisión es la función de vigilar y orientar a los subordinados para que las actividades se realicen adecuadamente.
La dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la orientación de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación, la toma de decisiones y la supervisión.
La dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la orientación de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

Principios de la Dirección

La impersonalidad de mando, la supervisión directa y la vía jerárquica son principios de la dirección.
El principio de la armonía del objetivo en la dirección indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que parezca, puede originar que este se desarrolle y provoque problemas graves colaterales.

Etapas y Conceptos Clave de la Dirección

Las etapas de la dirección son: toma de decisiones, integración, motivación y supervisión.
La autoridad es la facultad de una persona dentro de una organización para dar órdenes y exigir su cumplimiento por parte de sus subordinados, con el fin de lograr los objetivos del grupo.
Se considera delegación a la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar.
El reclutamiento, la selección, la introducción, la capacitación y el desarrollo son las cuatro etapas que comprende la integración en la dirección.

Liderazgo y Motivación en la Dirección

La jerarquía de las necesidades de Maslow se divide en necesidades básicas y de crecimiento.
El líder debe poseer cualidades como dominio de sí mismo, iniciativa, sentido común, optimismo, sinceridad y justicia.
El liderazgo se refiere al conjunto de cualidades y técnicas que el gerente ejerce para dirigir a sus subordinados.
La motivación es la labor más importante de la dirección, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares esperados.
Practicar la administración por participación es un factor de motivación que establece que, para que el trabajador se integre emocional y mentalmente a la situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa, debe contar con una participación activa en la toma de decisiones.
El Estilo 9.9 es el estilo de liderazgo descrito por Blake y Mouton que establece que la comunicación del trabajo se logra por medio de la entrega de la gente hacia el mismo; la interdependencia de una “meta común” dentro de la organización genera relaciones de confianza y respeto.

Comunicación en la Dirección

La comunicación vertical es la que fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior, o viceversa.
La comunicación horizontal es la que se da en niveles jerárquicos semejantes.

Estructura y Principios de la Organización

Definiciones de Organización

El objetivo, la especialización, la jerarquía, la unidad de mando, la difusión, la coordinación y la continuidad son los principales fundamentos de la organización.
La organización también se define como el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de realizar y simplificar las funciones del grupo social.
La organización significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros disponibles, con la finalidad de cumplir un objetivo dado con la máxima eficiencia.

Etapas y Elementos de la Organización

La división del trabajo y la coordinación son etapas de la organización.
Forman parte de los elementos de la organización: la estructura, la sistematización, la agrupación y organización de actividades, así como la jerarquía.
La meta, el método, el entorno y los administradores se consideran elementos esenciales de la organización.

Principios y Características de la Organización

La unidad de mando es uno de los principios de la organización.
Las características de la organización son: complejidad, anonimato, tamaño y rutina estandarizada.
El anonimato le da importancia al trabajo u operación que se realice sin tomar en cuenta quién lo ejecuta.
La jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.
La división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas con base en su similitud se conoce como departamentalización.

Tipos de Estructuras Organizacionales y Herramientas

Los sistemas lineal, funcional, matricial y por comités son tipos de estructuras organizacionales que se pueden implementar en las empresas.
La organización funcional o de Taylor tiene las siguientes ventajas: mayor especialización, disminución de la presión sobre un solo jefe, alta eficiencia de la persona y separación del trabajo manual del intelectual.
La organización staff se origina de la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles y con especialistas capaces de proporcionar información experta y asesoría a los departamentos de línea.
Los organigramas pueden ser esquemáticos y analíticos.
El cuadro de distribución de actividades es la representación gráfica de la sucesión de actividades de carácter repetitivo que tienen un orden cronológico.

Conceptos Clave de la Planeación

Principios Fundamentales de la Planeación

Son principios fundamentales de la planeación: la factibilidad, la objetividad, la cuantificación, la flexibilidad, la unidad y el cambio de estrategia.
La factibilidad es uno de los principios de la planeación.

Fases y Tipos de Planeación

Las fases de la planeación son: diagnóstico de las necesidades, formulación de objetivos, selección de objetivos y organización del contenido.
La planeación integral se clasifica en estratégica, táctica y operativa.

Elementos Estratégicos de la Planeación

Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico; se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos ejecutivos de la empresa.
Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que se desarrollará el plan.
La misión describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa y que es la razón de su existencia; expone a qué se dedica la empresa.
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener; son fines a alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse en un tiempo específico.
Las estrategias son cursos de acción generales o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Los presupuestos que se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización se denominan estratégicos o corporativos.

Herramientas y Procedimientos de Planeación

Los procedimientos establecen el orden cronológico de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
El diagrama de procedimiento es la técnica en la que se detallan las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica o impersonal.