Dirección de Proyectos: Conceptos Clave y Ciclo de Vida

Proyecto

Un proyecto tiene un inicio y un final definidos. Antes de su ejecución, se realiza una planificación.

Definición: Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Características de un Proyecto

  • Temporal: Posee una duración limitada en el tiempo.
  • Productos, Servicios o Resultados Únicos: Genera entregables únicos y diferenciados.
  • Elaboración Gradual: Se desarrolla en etapas y se incrementa en pasos.

Proyectos vs. Trabajos Operativos

Ambos tipos de trabajo comparten las siguientes similitudes:

  1. Son realizados por personas.
  2. Están restringidos por la limitación de los recursos.
  3. Son planificados, ejecutados y controlados.

Sin embargo, presentan diferencias clave:

  • Las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos. Por ejemplo, la liquidación de sueldos es una operación continua y repetitiva.
  • La finalidad de un proyecto es alcanzar sus objetivos y luego concluir. Los objetivos de las operaciones son dar soporte al negocio.

Proyectos y Planificaciones Estratégicas

  • Un plan estratégico busca alcanzar un objetivo.
  • Los proyectos se autorizan como resultado de:
    • Una demanda del mercado.
    • Una necesidad de la organización.
    • Una solicitud de un cliente.
    • Un avance tecnológico.
    • Un requisito legal.

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

Implica dirigir, controlar y analizar.

  1. Identificar los requisitos o problemas.
  2. Establecer objetivos claros y alcanzables.
  3. Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos.
  4. Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados (quienes utilizarán el software, por ejemplo).

Comprensión del Entorno del Proyecto

Conocer cómo funciona la empresa y los pasos involucrados es crucial.

1. Entorno Cultural y Social

El equipo debe entender cómo afecta el proyecto a las personas y viceversa.

  • Entorno cultural y social
  • Entorno internacional y político
  • Entorno físico

2. Habilidades Interpersonales del Director de Proyectos

  • Comunicación efectiva: intercambio de información.
  • Influencia en la negociación.
  • Liderazgo.
  • Motivación.
  • Resolución de problemas.

3. Contexto de la Dirección de Proyectos

Consiste en dirigir un área específica del proyecto.

  • Programación y dirección de proyectos.

Ejemplo: Un automóvil tiene muchos campos: chasis, motor, armado del vehículo, etc.

  • Portafolios y gestión de portafolios.
  • Oficina de gestión de proyectos (PMO).

Gestión de Proyectos: Ciclo de Vida del Proyecto

Agenda

1. Ciclo de Vida del Proyecto

Incluye análisis, diseño, codificación, testing (pruebas) del requerimiento. Son las fases de inicio a fin del proyecto. Cada proyecto tiene un ciclo de vida distinto.

Ciclos:

  • Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase.
  • Cómo se revisa, verifica y valida cada proyecto entregable.
  • Quién está involucrado en cada fase.
  • Cómo controlar y aprobar cada fase.
  • Los costos del proyecto deben ir aumentando gradualmente y finalmente decreciendo.

2. Interesados del Proyecto

  • Personas o empresas activas en el proyecto.
  • Director del proyecto.
  • Cliente/Usuarios.
  • Organización ejecutante.
  • Miembros del equipo de proyecto.
  • Patrocinador.
  • Influyentes.
  • Oficina de proyectos (PMO).

*En términos de organizaciones:

Basadas en proyectos: obtienen sus ingresos de la ejecución de proyectos.

3. Influencias de la Organización

  • Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas.
  • Políticas y procedimientos.
  • Percepciones de las relaciones de autoridad.
  • Ética laboral y horario laboral.
  • Estructura de la organización.
  • El rol del PMO en las estructuras.

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

1. Introducción

Grupos de procesos de la dirección de proyectos:

  • Grupo de procesos de inicialización (un problema o necesidad).
  • Grupo de procesos de planificación.
  • Grupo de procesos de ejecución (que se cumplan los procesos internos y externos).
  • Grupo de procesos de seguimiento y control.
  • Grupo de procesos de cierre (que esté el producto al momento de la liberación).

2. Proceso de Dirección de Proyectos

  • Detalles específicos (objetivos a cumplir y características).
  • Planificar, hacer, revisar y actuar (es un circuito circular).
  • Naturaleza integradora, interacción del grupo de procesos y control en todos los grupos de procesos de inicio a fin.
  • Son independientes de los enfoques de las áreas de aplicación o de la industria.
  • Los grupos de procesos no son fases del proyecto.

3. Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos

  • Grupo de procesos de iniciación.
  • Grupo de procesos de planificación (se ven todas las etapas y se planifican los tiempos estimados).
  • Grupo de procesos de ejecución.
  • Grupo de procesos de seguimiento y control (mide y revisa regularmente el avance y verifica que se cumplan los tiempos).
  • Grupo de procesos de cierre (cuando están cumplidos todos los procesos).