Diseño y Estructura Organizacional: Claves para la Eficiencia y el Rendimiento Empresarial

1. Diseño de Estructuras Organizacionales

  • Definición: Conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en las diferentes áreas, mostrando el conjunto de puestos que presenta una organización (mediante el organigrama).
  • Requisitos clave: La naturaleza de las tareas y cómo se dividen, y la coordinación.

2. Mecanismos de Coordinación

Aspectos que ayudan a planificar la comunicación y las responsabilidades de cada puesto de trabajo:

  • Ajuste Mutuo: Se realiza entre pares (horizontales), puestos del mismo nivel jerárquico, quienes se ponen de acuerdo y se controlan entre ellos.
  • Supervisión Directa: Puestos que tienen personal a cargo, emitiendo instrucciones y supervisando acciones.
  • Estandarización por Proceso: Manual de instrucciones de cómo realizar la tarea.
  • Estandarización por Resultado: Importa el resultado (ejemplo: equipo de trabajo).
  • Estandarización por Destrezas: Importa la habilidad y el conocimiento sobre determinados temas.

3. ¿Cómo se Estructura una Organización?

  • Se debe realizar el dibujo del organigrama.
  • Distinguir las áreas funcionales.
  • Identificar los procesos de trabajo representados en los manuales de procedimientos.

4. Diseño de Puestos de Trabajo

Indicadores para saber si un puesto de trabajo está bien diseñado:

  • Puestos vacantes seguidos.
  • Ausentismo.
  • Quejas de los empleados y del sindicato.

Dimensiones del Diseño de Puestos:

  • Ámbito, Alcance o Amplitud: Número y variedad de tareas y obligaciones desempeñadas según la posición ocupada.
  • Profundidad: Se refiere al grado de intervención que tiene el puesto a la hora de tomar decisiones, si las toma o no.

Parámetros del Diseño de Puestos:

  1. Especialización: Cuán especializado está ese puesto, resultado de la división del trabajo.
    • a) Especialización Horizontal: Se relaciona con las tareas. Cuando las tareas son simples, rutinarias o repetitivas (cansan, aburren, estresan).
    • Puestos Ampliados Horizontalmente: Se les asignan tareas complejas y diferenciadas.
    • b) Especialización Vertical: Se relaciona con la profundidad de la toma de decisiones, donde tienen poca toma de decisiones y poca autoridad.
    • Ampliación Vertical: Se le da mucha toma de decisiones.
  2. Formalización del Comportamiento: Parámetro diseñado mediante el cual se normalizan los procesos de trabajo y se determina el grado de libertad y autonomía o la falta de ellas. (Puestos que utilizan manuales de procedimientos, ejemplo: call center).
  3. Adiestramiento y Adoctrinamiento:
    • Adiestramiento: Proceso en el cual se entrena y capacita.
    • Adoctrinamiento: Adquisición de normas para controlar el comportamiento del empleado.

5. Elementos Clave en el Diseño de Puestos

1. Elementos Organizativos:

  • Enfoque Mecanicista: La empresa busca que el trabajador fabrique en el menor tiempo la mayor cantidad de producción, se preocupa solo en un puesto y se enfoca en resultados (puestos especializados).
  • Flujo de Trabajo: La empresa se preocupa por cómo un puesto se relaciona con otro para determinar el flujo más eficiente.
  • Prácticas Laborales: Se diseña el puesto teniendo en cuenta las capacidades que debe tener una persona que ocupa ese puesto.

2. Elementos del Entorno:

  • Habilidades y Disponibilidad de los Empleados Potenciales: Diseñar el puesto teniendo en cuenta el mercado que se posee de personas que ocupan ese puesto.
  • Demanda del Entorno Social: Diseñar el puesto lo más atractivo posible para que la gente se postule y lo haga deseable.

3. Elementos Conductuales (Centrados en la Persona):

  • Autonomía: Posibilidad de tomar decisiones, es responsable del proceso y genera motivación.
  • Variedad: Diversidad de tareas donde la persona pone sus conocimientos y habilidades. La falta de variedad produce aburrimiento, fatiga, errores y accidentes.
  • Identidad de la Tarea: Conocer todo el proceso de fabricación le da sentido a todo el puesto.
  • Significado de la Tarea: Conocer cómo impacta su trabajo en el resultado final.
  • Retroalimentación: Las personas deben saber cómo están trabajando, ser felicitadas cuando lo hacen bien y motivadas.

6. Tipos de Puestos de Trabajo

  • Simplificados: Cuando son especializados horizontal o verticalmente.
  • Ampliados: Pueden ser horizontal o verticalmente.
  • Enriquecidos: Cuando son horizontal y verticalmente ampliados.
  • De Rotación: Ampliados horizontalmente, rotan de un puesto a otro.
  • Equipos de Trabajo: Son independientes, nadie los supervisa o controla, son estandarizados por resultados y con empleados polivalentes, es decir, que ejecutan correctamente las tareas del proceso.

7. Técnicas para el Rediseño de Puestos

  • Para Especialización Insuficiente: Simplificación.
  • Para Especialización Excesiva: Ampliación del puesto, enriquecimiento del puesto, rotación de puesto.