Diseño y Estructura Organizacional: Claves para la Eficiencia y el Rendimiento Empresarial
1. Diseño de Estructuras Organizacionales
- Definición: Conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en las diferentes áreas, mostrando el conjunto de puestos que presenta una organización (mediante el organigrama).
- Requisitos clave: La naturaleza de las tareas y cómo se dividen, y la coordinación.
2. Mecanismos de Coordinación
Aspectos que ayudan a planificar la comunicación y las responsabilidades de cada puesto de trabajo:
- Ajuste Mutuo: Se realiza entre pares (horizontales), puestos del mismo nivel jerárquico, quienes se ponen de acuerdo y se controlan entre ellos.
- Supervisión Directa: Puestos que tienen personal a cargo, emitiendo instrucciones y supervisando acciones.
- Estandarización por Proceso: Manual de instrucciones de cómo realizar la tarea.
- Estandarización por Resultado: Importa el resultado (ejemplo: equipo de trabajo).
- Estandarización por Destrezas: Importa la habilidad y el conocimiento sobre determinados temas.
3. ¿Cómo se Estructura una Organización?
- Se debe realizar el dibujo del organigrama.
- Distinguir las áreas funcionales.
- Identificar los procesos de trabajo representados en los manuales de procedimientos.
4. Diseño de Puestos de Trabajo
Indicadores para saber si un puesto de trabajo está bien diseñado:
- Puestos vacantes seguidos.
- Ausentismo.
- Quejas de los empleados y del sindicato.
Dimensiones del Diseño de Puestos:
- Ámbito, Alcance o Amplitud: Número y variedad de tareas y obligaciones desempeñadas según la posición ocupada.
- Profundidad: Se refiere al grado de intervención que tiene el puesto a la hora de tomar decisiones, si las toma o no.
Parámetros del Diseño de Puestos:
- Especialización: Cuán especializado está ese puesto, resultado de la división del trabajo.
- a) Especialización Horizontal: Se relaciona con las tareas. Cuando las tareas son simples, rutinarias o repetitivas (cansan, aburren, estresan).
- Puestos Ampliados Horizontalmente: Se les asignan tareas complejas y diferenciadas.
- b) Especialización Vertical: Se relaciona con la profundidad de la toma de decisiones, donde tienen poca toma de decisiones y poca autoridad.
- Ampliación Vertical: Se le da mucha toma de decisiones.
- Formalización del Comportamiento: Parámetro diseñado mediante el cual se normalizan los procesos de trabajo y se determina el grado de libertad y autonomía o la falta de ellas. (Puestos que utilizan manuales de procedimientos, ejemplo: call center).
- Adiestramiento y Adoctrinamiento:
- Adiestramiento: Proceso en el cual se entrena y capacita.
- Adoctrinamiento: Adquisición de normas para controlar el comportamiento del empleado.
5. Elementos Clave en el Diseño de Puestos
1. Elementos Organizativos:
- Enfoque Mecanicista: La empresa busca que el trabajador fabrique en el menor tiempo la mayor cantidad de producción, se preocupa solo en un puesto y se enfoca en resultados (puestos especializados).
- Flujo de Trabajo: La empresa se preocupa por cómo un puesto se relaciona con otro para determinar el flujo más eficiente.
- Prácticas Laborales: Se diseña el puesto teniendo en cuenta las capacidades que debe tener una persona que ocupa ese puesto.
2. Elementos del Entorno:
- Habilidades y Disponibilidad de los Empleados Potenciales: Diseñar el puesto teniendo en cuenta el mercado que se posee de personas que ocupan ese puesto.
- Demanda del Entorno Social: Diseñar el puesto lo más atractivo posible para que la gente se postule y lo haga deseable.
3. Elementos Conductuales (Centrados en la Persona):
- Autonomía: Posibilidad de tomar decisiones, es responsable del proceso y genera motivación.
- Variedad: Diversidad de tareas donde la persona pone sus conocimientos y habilidades. La falta de variedad produce aburrimiento, fatiga, errores y accidentes.
- Identidad de la Tarea: Conocer todo el proceso de fabricación le da sentido a todo el puesto.
- Significado de la Tarea: Conocer cómo impacta su trabajo en el resultado final.
- Retroalimentación: Las personas deben saber cómo están trabajando, ser felicitadas cuando lo hacen bien y motivadas.
6. Tipos de Puestos de Trabajo
- Simplificados: Cuando son especializados horizontal o verticalmente.
- Ampliados: Pueden ser horizontal o verticalmente.
- Enriquecidos: Cuando son horizontal y verticalmente ampliados.
- De Rotación: Ampliados horizontalmente, rotan de un puesto a otro.
- Equipos de Trabajo: Son independientes, nadie los supervisa o controla, son estandarizados por resultados y con empleados polivalentes, es decir, que ejecutan correctamente las tareas del proceso.
7. Técnicas para el Rediseño de Puestos
- Para Especialización Insuficiente: Simplificación.
- Para Especialización Excesiva: Ampliación del puesto, enriquecimiento del puesto, rotación de puesto.