Estudio Ocupacional de Puestos: Métodos y Etapas Clave para la Gestión del Talento

Introducción al Estudio Ocupacional de Cargos

El Estudio Ocupacional (EO) es comúnmente utilizado como procedimiento o metodología para estudiar el comportamiento de las ocupaciones. Comprende la identificación de las tareas de la ocupación, así como las habilidades, conocimientos, aptitudes y responsabilidades que se requieren del trabajador para la ejecución satisfactoria de la misma, lo que permite distinguirla de todas las demás.

El estudio funcional se inicia de lo general a lo particular. Es en este punto cuando se empiezan a desglosar las funciones que debe realizar una persona en cada puesto de trabajo, hasta los elementos más simples que le permitan el cumplimiento del objetivo de su cargo.

Desde esta perspectiva, los objetivos y funciones de la empresa no deben formularse como un sistema cerrado, sino en términos de su relación con el entorno. En consecuencia, la función de cada trabajador en la organización debe entenderse no solo en su relación con el entorno de la empresa, sino también como parte de subsistemas dentro del sistema empresarial, donde cada función es el entorno de otra. La relación entre un problema, el resultado deseado y su solución no se comprende por sí misma; sirve también de referencia para indagar acerca de otras posibilidades y equivalencias funcionales.

Etapas del Estudio Ocupacional

1. Etapa 1: Planificación

   • Elaboración de tablas de cargos (nivel jerárquico, autoridad y área de actuación).
   • Elección de los métodos de estudio.

2. Etapa 2: Preparación

   • Se prepara el material de trabajo (formularios, folletos, etc.).
   • Disposición del ambiente (informes a la dirección y a todo el personal incluido en el proceso).
   • Recolección previa de datos (nombres de los ocupantes de los cargos, elaboración de una relación de los equipos o herramientas utilizados por ellos).

3. Etapa 3: Ejecución

   • Se recolectan los datos relativos a los cargos y se procede a realizar el estudio.

Métodos para la Recolección de Información en el Estudio de Puestos

La obtención de los datos para el estudio del puesto requiere, por lo general, de la participación de un especialista de recursos humanos, el ocupante del cargo y un supervisor. Tanto el supervisor como el trabajador podrían revisar y verificar las conclusiones del estudio del puesto con respecto a sus actividades y deberes.

Por tanto, el estudio de cargos suele implicar un esfuerzo común entre el especialista, el supervisor y el colaborador.

Método de Observación Directa

El estudio del puesto se realiza mediante la observación directa y dinámica del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puestos anota en una “hoja de estudio de puestos” (lista de verificación) los puntos clave de sus observaciones. Dado que la observación no siempre proporciona todas las respuestas ni aclara todas las dudas, por lo general se recomienda complementarla con una entrevista realizada al ocupante o a su superior.

Ventajas:

• Veracidad de los datos obtenidos, en virtud de la unidad de origen (el analista de puestos) y del hecho de que sea ajeno a los intereses de quien realiza el trabajo.
• No requiere la interrupción de las actividades del ocupante del puesto.
• Método ideal para puestos sencillos y repetitivos.
• Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula del estudio de puestos (¿qué hace?, ¿cómo lo hace?, ¿para qué lo hace?).

Desventajas:

• Costo elevado, ya que para que el método sea completo se requiere un tiempo prolongado en el estudio de puestos.
• La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite la obtención de datos verdaderamente importantes para el estudio.

Método de la Entrevista

Los datos se obtienen mediante preguntas y respuestas verbales entre el analista y el ocupante del puesto. La participación es activa, tanto para el analista como para el ocupante del puesto.

Ventajas:

• Obtención de los datos del puesto a través de las personas que mejor lo conocen.
• Posibilidad de discutir y aclarar todas las dudas.
• Es el método de mayor conveniencia y el que proporciona un mayor resultado en el estudio, debido a la obtención estandarizada y racional de los datos.
• No tiene contraindicación: se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel.

Desventajas:

• Una entrevista mal dirigida puede llevar a reacciones negativas en el personal, lo que resulta en una falta de comprensión y no aceptación de sus objetivos.
• Posibilidad de una confusión entre opiniones y hechos.
• Pérdida de tiempo si el analista de puestos no se prepara bien para esa tarea.
• Costo operacional elevado: se necesitan analistas con experiencia y la interrupción del trabajo del ocupante.

Método del Cuestionario

La obtención de datos sobre un puesto se realiza mediante el llenado de un cuestionario por parte del ocupante del puesto o su superior para el estudio del puesto. Mientras la participación del analista de puestos en la obtención de datos (diligenciamiento del cuestionario) es pasiva, la participación del ocupante (quien lo contesta) es activa.

Ventajas:

• El cuestionario puede ser contestado por los ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera conjunta o secuencial, con lo cual se obtiene una visión más amplia del contenido y de sus características, además de contar con la participación de varios niveles.
• Es el método más económico para el estudio de puestos.
• Es el método más completo; el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de los puestos, contestado por ellos y devuelto con relativa rapidez.
• Es el método ideal para estudiar puestos de alto nivel sin afectar el tiempo y las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:

• El cuestionario está contraindicado para puestos de bajo nivel, en los cuales los ocupantes pueden tener dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
• Exige planeación y realización cuidadosa.
• Tiende a ser superficial y distorsionado.

Métodos Mixtos

Son combinaciones de dos o más métodos de estudio. Los métodos más utilizados son:

• Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto (el ocupante diligencia el cuestionario y después es sometido a una entrevista rápida, con el cuestionario como referencia).
• Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para ampliar y aclarar los datos obtenidos.
• Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
• Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.
• Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante.
• Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, entre otros.

En la elección de una de estas combinaciones se deben considerar factores como el tipo de puesto, el tiempo disponible y los recursos.