Gestión de Operaciones y Proyectos: Estrategias para la Eficiencia Empresarial

1. Categorías de Fallas en Equipos

Identificar las fallas en los equipos es crucial para la gestión de operaciones. A continuación, se presentan siete categorías principales:

  • Defectos de diseño: Errores inherentes en la concepción del equipo.
  • Defectos de material: Fallas originadas por la calidad o propiedades inadecuadas de los materiales.
  • Manufactura o procesos de fabricación defectuosos: Problemas surgidos durante la producción del equipo.
  • Ensamblaje o instalación defectuosos: Errores cometidos durante el montaje o la puesta en marcha.
  • Imprevistos en las condiciones de servicio: Fallas debido a situaciones no anticipadas en el entorno operativo.
  • Mantenimiento deficiente: Consecuencia de una gestión inadecuada o insuficiente del mantenimiento.
  • Malas prácticas de operación: Fallas provocadas por un uso incorrecto o negligente del equipo.

2. Mantenimiento Productivo Total (TPM): Características y Propósito

El Mantenimiento Productivo Total (TPM) es una filosofía de gestión que busca maximizar la eficiencia de los equipos. Sus características principales son:

  • Busca la máxima disponibilidad de tiempo de los equipos.
  • Establece un sistema de mantenimiento programado que cubre la totalidad de la vida útil del equipo.
  • Involucra a todos los departamentos de la organización en la gestión del mantenimiento.

3. Las Seis Grandes Pérdidas en Equipos (TPM)

El TPM identifica seis tipos de pérdidas que afectan la eficiencia de los equipos y, por ende, la productividad:

  1. Fallos del equipo: Producen pérdidas de tiempo inesperadas debido a averías o mal funcionamiento.
  2. Puesta a punto y ajustes de las máquinas (o tiempos muertos): Generan pérdidas de tiempo al iniciar una nueva operación o etapa, por ejemplo, al inicio de la jornada, al cambiar de lugar de trabajo, al cambiar una matriz o troquel, o al realizar un ajuste.
  3. Marchas en vacío, esperas y detenciones menores (averías menores): Ocurren durante la operación normal y producen pérdidas de tiempo, ya sea por problemas en la instrumentación, pequeñas obstrucciones, etc.
  4. Velocidad de operación reducida: El equipo no funciona a su capacidad máxima, lo que produce pérdidas productivas al no obtenerse la velocidad de diseño del proceso.
  5. Defectos en el proceso: Producen pérdidas productivas al tener que rehacer partes del proceso, reprocesar productos defectuosos o completar actividades no terminadas.
  6. Pérdidas de tiempo propias de la puesta en marcha de un proceso nuevo: Incluyen la marcha en vacío, el período de prueba, etc., inherentes al inicio de una nueva operación.

4. Objetivos del Just-In-Time (JIT)

El sistema Just-In-Time (JIT) es una metodología de gestión de la producción que busca la eficiencia y la eliminación de desperdicios. Sus objetivos principales son:

  • Poner en evidencia los problemas fundamentales de la producción.
  • Eliminar todo tipo de despilfarros (muda).
  • Buscar la simplicidad en los procesos y operaciones.
  • Diseñar sistemas que permitan identificar rápidamente los problemas.

5. Beneficios y Logros del Sistema Just-In-Time (JIT)

La implementación exitosa del JIT conlleva múltiples beneficios para la organización:

  • Menores inversiones al reducir la necesidad de mantener grandes inventarios.
  • Aumento de la rotación de inventario, optimizando el flujo de capital.
  • Reducción de las pérdidas de material por obsolescencia o daño.
  • Mejora de la productividad global de la empresa.
  • Menores costos financieros asociados al almacenamiento y la gestión de inventarios.
  • Mejora en la toma de decisiones al tener una visión más clara de los problemas.

6. Definiciones Clave en Gestión Empresarial

Reingeniería

La Reingeniería es el rediseño radical de un proceso o la generación de un cambio drástico en él. Sus propósitos y momentos de aplicación son:

  • Para:
    • Aumentar la productividad de la organización.
    • Disminuir los costos de producción.
    • Aumentar la eficiencia de la organización.
    • Aumentar la rentabilidad.
    • Ordenar los procesos.
  • Cuando:
    • La organización está en crisis.
    • La organización está rezagada respecto a la competencia.
    • Se busca ser líder en el mercado.
    • Se es líder y se desea mantener esa posición.
    • La competencia es agresiva.

Diseño de Ingeniería

El Diseño de Ingeniería es el desarrollo organizado, planificado y la puesta a prueba de las características de objetos nuevos, que poseen una configuración particular o que realizan funciones específicas para satisfacer los objetivos planteados. Sus propósitos y momentos de aplicación son:

  • Para:
    • La optimización de los recursos (humanos, tecnológicos, económicos, etc.).
  • Cuando:
    • La aplicación tecnológica es compleja.
    • El resultado esperado es muy abstracto.

7. Conceptos y Herramientas en Gestión de Operaciones

A continuación, se presentan diversos conceptos y las herramientas o elementos asociados a ellos:

  • Gráficos de control: Herramientas como Causa-Efecto (Diagrama de Ishikawa) y Pareto.
  • Competitividad: Influenciada por la Estructura y Rivalidad de Empresas, y las Condiciones de la Demanda.
  • Capacidad de procesos: Evaluada mediante Gráficos de Control y Gráficos de Probabilidades.
  • Proyectos: Pueden ser Proyectos Científicos o Proyectos de Innovación.
  • Calidad Total: Se apoya en el Cuadro de Calidad Total y Técnicas Estadísticas.
  • Mejora Continua: Sigue el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).
  • Factores de Producción: Relacionados con Industrias Relacionadas y de Apoyo.
  • Límites de Control: Utilizados junto con Histogramas para el control de calidad.
  • Tipos de Proyectos: Proyectos de Mejora Continua y Proyectos Tecnológicos.
  • Estrategias de Gestión: Incluyen la Planificación Estratégica y el Trabajo en Equipo.

8. Elementos Esenciales de un Proyecto

Todo proyecto, para ser gestionado eficazmente, debe contener los siguientes elementos:

  • Diagnóstico: Identificación clara del problema o necesidad a resolver.
  • Diseño del proyecto: Definición de la estructura, objetivos y actividades.
  • Selección del personal experto: Elección del equipo con las competencias adecuadas.
  • Preparación de recursos: Aseguramiento de los medios materiales y financieros necesarios.
  • Ejecución del proyecto: Implementación de las actividades planificadas.
  • Análisis de resultados y seguimiento: Evaluación del progreso y los logros, con ajustes si es necesario.

9. Oportunidades para la Generación de Proyectos

a) Proyectos de Mejora Continua

Existen diversas oportunidades para iniciar proyectos enfocados en la mejora continua de los procesos y operaciones:

  • Fallas de equipos: Realizar un seguimiento exhaustivo de las fallas de los equipos, ya que estas generan pérdidas significativas.
  • Mayor rapidez: Estudiar la rapidez de los procesos para optimizar la entrega del producto o servicio al cliente.
  • Competencia: Analizar a la competencia para identificar áreas de mejora y diferenciación.
  • Sobreproducción: Evitar la sobreproducción, ya que genera desperdicios y pérdidas.
  • Puesta a punto y ajuste de las máquinas – marchas en vacío – puesta en marcha de procesos nuevos: Reducir los tiempos asociados a estas actividades y planificar adecuadamente para generar valor.

b) Proyectos de Innovación

Las oportunidades para proyectos de innovación son variadas y pueden impulsar el crecimiento y la competitividad:

  • Aumento de la diversificación: Proyectos para ampliar la gama de productos o servicios.
  • Procesos ineficientes: Proyectos de renovación de procesos productivos para mejorar su eficiencia.
  • Retraso en entregas: Proyectos de cambio en la gestión logística o de producción para optimizar los tiempos de entrega.
  • Malas prácticas operacionales: Proyectos de mejora en la cualificación profesional o en los procedimientos operativos.
  • Productos con calidad deficiente: Proyectos de renovación de procesos productivos, incluyendo la automatización, para mejorar la calidad.

10. El Plan Tecnológico para la Innovación: Fases Clave

Para fomentar la innovación, es fundamental desarrollar un plan tecnológico estructurado que abarque las siguientes fases:

  • Inventariar: Consiste en recopilar las tecnologías disponibles a nivel mundial, lo que implica conocer las tecnologías utilizadas y dominadas por la empresa que constituyen su patrimonio tecnológico.
  • Vigilar: Implica estar alerta sobre la evolución de nuevas tecnologías, sistematizar las fuentes de información de la empresa y vigilar la tecnología de los competidores.
  • Evaluar: Determinar la competitividad y el potencial tecnológico propio, estudiar posibles estrategias de innovación e identificar posibilidades de alianzas tecnológicas.
  • Enriquecer: Diseñar estrategias de investigación y desarrollo, priorizar tecnologías emergentes, claves y periféricas, definir una estrategia de adquisición de equipos y tecnologías externas, establecer proyectos conjuntos o alianzas, y determinar la estrategia de financiamiento de proyectos.
  • Asimilar: Se procede a explotar sistemáticamente el potencial tecnológico mediante programas de capacitación, documentos tecnológicos de la empresa, desarrollar aplicaciones derivadas de la tecnología genérica y gestionar eficientemente los recursos.
  • Proteger: Proteger la tecnología de la empresa a través del establecimiento de una política de propiedad intelectual (patentes, derechos de autor, marcas, diseño industrial y secretos comerciales).

11. Entregables Clave en las Fases de Ingeniería de Proyectos

La ingeniería de proyectos se divide en fases, cada una con sus entregables específicos:

a) Ingeniería Conceptual

En esta fase inicial, los entregables principales son:

  1. Normativa y regulación que afecta al proyecto.
  2. Descripción del proceso de producción y requerimientos de usuarios.
  3. Descripción general de las instalaciones y definición preliminar del alcance del proyecto.
  4. Lista de equipos preliminar.
  5. Estimación económica de la inversión (margen de -10% a +30%).
  6. Caso de negocio preliminar (Modelo Canvas) y recomendación de una alternativa para el proyecto.

b) Ingeniería Básica

Esta fase profundiza en la definición del proyecto, con los siguientes entregables:

  1. Información de proveedores y tecnologías para maquinarias y equipos, incluyendo características y costos.
  2. Emplazamiento definitivo de la planta e instalaciones.
  3. Distribución de la planta y layout definitivo de los equipos.
  4. Presupuesto de Inversión (margen de -5% a +20%).
  5. Presupuesto de operación.
  6. Informe de análisis financiero y evaluaciones.
  7. Informes de evaluación ambiental e impacto social.
  8. Plan de Ejecución del Proyecto, con hitos críticos y cronograma con ruta crítica.

c) Ingeniería de Detalle

La fase de ingeniería de detalle produce la información necesaria para la construcción y ejecución:

  1. Plan de ejecución de la ingeniería de detalle para el proyecto.
  2. Bases y especificaciones para contratar las especialidades de ingeniería.
  3. Los documentos que se emiten en la ingeniería de detalle son:
    • Planos
    • Memorias de cálculo
    • Especificaciones técnicas
    • Listas de materiales
  4. Informes de estado de avance de los documentos por especialidad.
  5. Archivo técnico del proyecto.
  6. Lista de chequeo de documentos integrados, observados y aprobados para construcción.

12. Fases para la Formulación y Gestión de un Proyecto

La gestión de un proyecto se estructura en varias fases clave para asegurar su éxito:

  1. Planificación del proyecto:
    • Establecer objetivos claros.
    • Definir el alcance del proyecto.
    • Organizar el equipo de trabajo.
    • Realizar estimaciones de tiempo y costo.
    • Elaborar el presupuesto y planos de ingeniería.
    • Desarrollar diagramas de flujos de caja.
  2. Programación del proyecto:
    • Asignar recursos de manera eficiente.
    • Relacionar las actividades entre sí.
    • Utilizar herramientas como CPM/PERT, Diagrama de Gantt, Diagrama de Hitos y Programa de Flujo.
  3. Control del proyecto:
    • Vigilar los recursos, costos, calidad y presupuestos.
    • Revisar y ajustar los planes según sea necesario.
    • Variar los recursos para responder a las demandas.
    • Generar informes de salida, presupuestos, actividades retrasadas y actividades con margen.

13. Los 11 Aspectos Clave para la Perfectibilidad de Proyectos

Para asegurar la viabilidad y optimización de un proyecto, es fundamental considerar los siguientes once aspectos:

  1. El diagnóstico de la situación actual: Debe identificar el problema a solucionar con el proyecto, incluyendo el análisis de la oferta y la demanda del bien o servicio que el proyecto generará.
  2. La identificación de la situación “sin proyecto”: Consiste en establecer lo que sucedería en caso de no ejecutar el proyecto, considerando la mejor utilización de los recursos disponibles.
  3. El análisis técnico de la ingeniería del proyecto: Evalúa las alternativas técnicas que permitan determinar los costos de inversión y los costos de operación del proyecto.
  4. El tamaño del proyecto: Permite determinar su capacidad instalada óptima.
  5. La localización del proyecto: Incluye el análisis del aprovisionamiento y consumos de los insumos, así como la distribución de los productos.
  6. Los análisis de la legislación vigente: Aplicable al proyecto en temas específicos como contaminación ambiental y eliminación de desechos.
  7. Ficha ambiental: Documento que resume los aspectos ambientales relevantes del proyecto.
  8. La evaluación socioeconómica del proyecto: Permite determinar la conveniencia de su ejecución y que incorpore los costos ambientales generados por las externalidades, consistentes con la ficha ambiental.
  9. La evaluación financiera privada del proyecto sin financiamiento: Permite determinar su sustentabilidad operativa.
  10. El análisis de sensibilidad y/o riesgo: Cuando corresponda, de las variables que inciden directamente en la rentabilidad de las alternativas consideradas más convenientes.
  11. Las conclusiones del estudio: Permiten recomendar alguna de las siguientes decisiones:
    1. Postergar el proyecto.
    2. Reformular el proyecto.
    3. Abandonar el proyecto.
    4. Continuar su estudio a nivel de factibilidad.

14. ISO 9001:2015: Principios y Componentes Clave

La norma ISO 9001:2015 se centra en los sistemas de gestión de la calidad, destacando los siguientes pilares:

  • Liderazgo: Implica el análisis de necesidades y el enfoque al cliente, la imposibilidad de delegar la responsabilidad del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y la definición de la Política de Calidad.
  • Procesos: Se subdividen en:
    • Procesos de operación: Evaluación y seguimiento de proveedores, gestión y medición de los procesos de producción.
    • Procesos de apoyo: Gestión de la documentación y la comunicación, evaluación y seguimiento de los recursos.
    • Procesos de planificación: Actualización del sistema, establecimiento de objetivos de calidad, gestión de los riesgos.
  • Evaluación y mejora: Incluye:
    • Evaluación de desempeño: Gestión de auditorías internas, evaluación y satisfacción de clientes, evaluación de objetivos.
    • Mejora: Gestión de las no conformidades, aplicación de herramientas de mejora.
  • Contexto de la organización: Comprende el análisis de necesidades de las partes interesadas, la determinación del alcance del sistema y el cumplimiento de la normativa aplicable.

15. ISO 14001:2015: Enfoque en la Gestión Ambiental

La norma ISO 14001:2015 establece los requisitos para un sistema de gestión ambiental eficaz, con énfasis en:

  • El liderazgo como pieza fundamental.
  • La gestión ambiental como estrategia empresarial.
  • El contexto de la organización como aspecto a tener en cuenta.
  • La gestión de riesgos que entra en escena.
  • La comunicación como valor al alza.
  • La estructura de alto nivel como base para la integración con otras normas.
  • La flexibilidad como característica general de la implementación.

16. OHSAS 18001:2007: Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional

La especificación OHSAS 18001:2007 (precursora de ISO 45001) se enfoca en la gestión de la seguridad y salud ocupacional, abarcando:

  • Políticas de prevención de riesgos.
  • Planificación (identificando los riesgos, verificando requisitos legales y creando programas).
  • Implementación y operación de los controles.
  • Verificación (seguimiento, registros, auditoría interna, revisión por la dirección).

17. Clasificación de Costos Empresariales y Ejemplos

Los costos empresariales se pueden clasificar de diversas maneras, siendo las más comunes:

  • Costos Fijos: Son los costos que permanecen constantes por un periodo de tiempo determinado, sin importar el volumen de producción.

    Ejemplos: Sueldo base del personal administrativo, el cargo fijo de la luz, el cargo fijo del agua, alquiler de instalaciones.

  • Costos Variables: Son los que se modifican de acuerdo al volumen producido.

    Ejemplos: Bonos de producción, comisión por ventas, materia prima directa.

  • Costos Directos: Son aquellos identificables directamente con el producto, servicio, proceso o departamento específico.

    Ejemplos: Materia prima, sueldo de mano de obra directa, otros insumos directos (empaque, envases, transporte por unidad).

  • Costos Indirectos: Su monto se conoce para el global de la empresa o para un conjunto de productos, y su asignación requiere una base de distribución.

    Ejemplos: Sueldos de administrativos, depreciación de edificios y equipos, mantenimiento general, suministros de oficina, manejo de materiales, energía (si no es directamente atribuible a una unidad), sueldo de supervisores.