Gestión Estratégica del Talento Humano: Pilares y Procesos Clave

Administración de Personal

La Administración de Personal es la especialidad mediante la cual se ejercita el proceso de ayudar a los empleados a alcanzar un nivel de desempeño y una calidad de conducta personal y social que cubra sus necesidades y las de su organización.

  • Es la disciplina que se encarga de organizar a los trabajadores y a las personas que laboran en una empresa para alcanzar los objetivos de ambas partes.
  • Es la promoción y mantenimiento del más alto grado de bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.
  • Es el proceso de ayudar a los empleados a alcanzar un nivel de desempeño y una calidad de conducta personal y social que cubra sus necesidades y las de su organización.

Importancia

Toda disciplina reviste importancia dentro de su objeto de estudio, y la Administración de Personal no es la excepción. Su envergadura se manifiesta al evitar o solucionar situaciones como:

  • Empleados que se desempeñan por debajo de su capacidad.
  • Contratar a la persona equivocada para el puesto.
  • Alta rotación de personal.
  • Demandas laborales.
  • Sanciones por prácticas inseguras de acuerdo con las leyes (seguridad e higiene).
  • Prácticas laborales injustas.
  • Bajos niveles de eficacia debido a la falta de capacitación.

Objetivos

La Administración de Personal se reconoce como un área interdisciplinaria. Su objeto de estudio y acción es la administración de las personas vinculadas directa o indirectamente a una empresa o conjunto de empresas, buscando una coherencia cultural mínima en su dimensión laboral. El propósito fundamental de la Administración de Recursos Humanos es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización.

Funciones

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Entre las funciones clave de la Administración de Personal se encuentran:

Ámbitos de Aplicación

  • El administrador es un organizador de recursos materiales y humanos.
  • Estudiar administración te permitirá desarrollar habilidades y conocimientos para detectar, prevenir y corregir errores en la planeación del trabajo de las personas.
  • Como administrador, puedes ayudar a las personas a mejorar su desempeño y efectividad en el trabajo.
  • El campo de trabajo del administrador comprende todas las organizaciones humanas, públicas y privadas, despachos de asesoría y servicios como emprendedor independiente.

Administración de Recursos Humanos

La administración tiene el propósito de integrar y coordinar los recursos organizacionales, tales como personas, materiales, dinero, tiempo, espacio, etc., para alcanzar los objetivos definidos de la manera más eficaz y eficiente posible. La ARH (Administración de Recursos Humanos) persigue alinear las políticas que la rigen con la estrategia de la organización. Su función la conforman áreas como: Reclutamiento y Selección, Capacitación y Desarrollo, Compensación y Beneficios. Dependiendo de la amplitud de la empresa, pueden funcionar otros desempeños dedicados a la nómina de empleados, el manejo de los aspectos sindicales, etc.

La Administración de Recursos Humanos tiene como una de sus tareas principales proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para su satisfacción personal y la de la colectividad en que se desenvuelve. No se debe olvidar que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y evolución, primordialmente del elemento humano con que cuentan. Puede decirse, sin exageración, que una organización es el retrato de sus miembros. Es un tipo de labor empresarial que contribuye a que los seres humanos que integran una institución logren sus objetivos y los de la empresa. Todas las empresas poseen algo en común: están integradas por personas. Las personas son las que llevan a cabo los logros y fracasos del negocio. Por eso se dice que constituyen el recurso más preciado de la empresa.

Objetivos Sociales

La Administración de Recursos Humanos debe repercutir en la sociedad de manera que contribuya a esta. Por ello, en las organizaciones deben evitarse prácticas discriminatorias que falten a su compromiso ético con la sociedad.

Objetivos Corporativos

El departamento de Recursos Humanos es también responsable de los logros de las metas fundamentales de las organizaciones. Puede servir de instrumento para facilitar el cumplimiento de los objetivos corporativos.

Objetivos Funcionales

La Administración de Recursos Humanos debe contribuir de forma razonable a la organización. Un uso insuficiente o excesivo de los recursos puede desequilibrar la empresa.

Objetivos Personales

La Administración de Recursos Humanos es un medio para satisfacer las necesidades individuales de los integrantes de una organización, de modo que cada individuo se sienta realizado en sus labores.

Carácter Contingente de la Administración de Recursos Humanos

De la Administración de Recursos Humanos depende en gran medida el desarrollo y éxito de las organizaciones. Por esto, los recursos humanos juegan un papel tan importante a la hora de planear las actividades de una organización o empresa.

Departamento de Recursos Humanos

Es el proceso administrativo aplicado al acercamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general.

Las funciones que se desarrollan en el departamento de Recursos Humanos varían de una empresa a otra, dependiendo de su dimensión y de la actividad a la que se dedique la entidad.

En las empresas pequeñas, las funciones de este departamento se ejecutan en pocas secciones y, con frecuencia, algunas tareas son encomendadas a otras empresas, como consultorías, asesorías, gestorías, etc.

En las grandes empresas, el departamento de Recursos Humanos puede ser muy complejo y dividirse en secciones que se encargan de actividades diferentes.

Las funciones que se realizan en la mayoría de los departamentos de Recursos Humanos son las que describimos a continuación:

A. Función de Empleo

Esta función comprende las actividades relacionadas con la planificación de la plantilla, selección y formación del personal.

A continuación, se detallan las tareas principales que corresponden a esta función:

  • Planificación de plantilla.
  • Descripción de los puestos.
  • Definición del perfil profesional.
  • Selección del personal.
  • Formación del personal.
  • Inserción del nuevo personal.
  • Tramitación de despidos.

B. Función de Administración de Personal

La gestión del personal de una empresa requiere una serie de tareas administrativas, como:

  • Elección y formalización de los contratos.
  • Gestión de nóminas y seguros sociales.
  • Gestión de permisos, vacaciones, horas extraordinarias, bajas por enfermedad.
  • Control de absentismo.
  • Régimen disciplinario.

C. Función de Retribución

Se trata de diseñar el sistema de retribución del personal y de evaluar sus resultados. La finalidad de la función de retribución consiste en el estudio de fórmulas salariales, la política de incentivos y el establecimiento de niveles salariales de las diferentes categorías profesionales.

D. Función de Desarrollo de los Recursos Humanos

El desarrollo de los recursos humanos comprende las actividades de crear y llevar a cabo planes de formación, estudiar el potencial del personal, evaluar la motivación, controlar el desempeño de las tareas, incentivar la participación y estudiar el absentismo y sus causas.

E. Función de Relaciones Laborales

La función de relaciones laborales se ocupa fundamentalmente de la resolución de los problemas laborales. Normalmente se desarrolla negociando con los representantes de los trabajadores y trata temas como la contratación, la política salarial, los conflictos laborales, la negociación colectiva, etc.

También se incluye en esta función la prevención de riesgos laborales, buscando establecer un adecuado nivel de protección de la salud de los trabajadores y de las condiciones de trabajo. Es decir, comprende la seguridad e higiene en el trabajo y la acción social de la empresa con los trabajadores.

Asimismo, esta función adopta las medidas para equilibrar las desigualdades entre los trabajadores de una misma empresa y trata de alcanzar un equilibrio y un clima de trabajo agradables.

F. Función de Servicios Sociales

Esta función gestiona determinados servicios creados por la empresa o que han sido contratados para que los presten a otras empresas. Los servicios sociales tienen como objeto beneficiar a los trabajadores y mejorar el clima laboral. Estos servicios pueden ser guarderías, becas y ayudas para estudios, seguros colectivos de vida, clubes y centros recreativos, etc.

Funciones Clave de RRHH

Reclutamiento y Selección

Atraer a las personas indicadas para hacer crecer la empresa es más que llenar rápidamente un puesto específico. Planificar con anticipación las necesidades de recursos humanos da tiempo para analizar el puesto y los requisitos a cumplir por quien va a cubrirlo. Permite también ver a varios candidatos y ponerlos a prueba a través de un proceso de selección ordenado.

Inducción

Para que los empleados que se incorporen a la empresa se sientan bienvenidos y puedan rendir en sus puestos, es necesario un acompañamiento durante los primeros días. Transmitir la cultura de la empresa, presentar al resto del equipo, repasar lo que se espera del nuevo empleado y satisfacer sus dudas, es una tarea clave.

Capacitación

Las personas que son parte de la organización pueden requerir formación adicional para desempeñar mejor sus funciones. Con el paso del tiempo, además, es necesario ofrecerles espacios que los mantengan motivados y actualizados. Cámaras empresariales, sindicatos, centros o docentes particulares suelen ofrecer cursos aplicables a los negocios, sobre temas diversos como idiomas, herramientas informáticas, técnicas de venta o redes sociales. Puede armarse también una capacitación a medida, teniendo en cuenta las necesidades particulares de la empresa.

Remuneraciones

Más que la definición de sueldos y su liquidación según los convenios y normas correspondientes, esta función debería contemplar que las compensaciones se mantengan equitativas, reflejen resultados y ayuden a mantener la motivación.

Motivación y Clima Laboral

Desarrollar el sentido de pertenencia, el liderazgo, la iniciativa y el compromiso de los empleados con la empresa es una misión que no debe dejarse librada al azar. Un buen clima de trabajo ayuda a mejorar la productividad, reducir el ausentismo, retener al personal, reducir los conflictos y aumentar la satisfacción de todos. Beneficios, comunicación, coaching, eventos y proyectos en equipo pueden impulsar el clima de crecimiento que la empresa necesita.

Las áreas de Recursos Humanos son mucho más que un área de reclutamiento y tienen objetivos específicos:

  • Lograr el 100% del rendimiento del capital humano dentro de las organizaciones a través de modelos que permitan el desarrollo y crecimiento (profesional y personal) de los colaboradores.
  • Innovar métodos de descubrimiento y reclutamiento de talentos necesarios para la empresa, con el propósito de fortalecer cada una de las áreas que la componen con personal capacitado y con potencial de crecimiento.
  • Divulgar los objetivos estratégicos de las empresas y hacer que cada uno de los colaboradores los adopten como propios. RRHH se encarga de enseñar a los trabajadores cuál es su papel dentro de la organización.
  • Saber cómo ayudar en el aumento de la productividad a través del trabajo de los colaboradores, así como llegar a la perfección en cada una de las tareas que ellos desempeñan.

Para que las empresas logren estos objetivos, es necesario que tomen en cuenta los principales retos de las organizaciones:

Retos Tecnológicos

Si la tecnología evoluciona a gran velocidad, las empresas también deben hacerlo. Es importante estar consciente de que la tecnología forma parte de la calidad de vida de las organizaciones. Por ello, se debe dotar a los colaboradores de herramientas que faciliten su trabajo y que creen competitividad en el mercado. De igual manera, la tecnología es de suma importancia para mejorar la comunicación en las organizaciones.

Desarrollo de Liderazgo

Proporcionar cursos de coaching y liderazgo es necesario para que haya directivos, ejecutivos y jefes de área capacitados en guiar y desarrollar el potencial de cada uno de sus equipos de trabajo. Si se necesitan buenos líderes, hay que ayudar a formarlos.

Desarrollo de la Comunicación Interna

Es importante la creación de lazos de conexión entre los colaboradores y directivos. Para ello, es fundamental generar medios de comunicación interna que mantengan al tanto al personal y que los hagan sentir parte de cada uno de los logros. La creación de newsletters, boletines internos, presentaciones de diapositivas o proyección de videos son algunas formas de fortalecer la comunicación.

Definición del Puesto

Comprende las tareas y requisitos de aptitudes del tipo de persona que se desea contratar, tomando en cuenta la naturaleza del puesto. Por lo tanto, las actividades que se generen de este deben ser ejecutadas por las personas que reúnan los requisitos exigidos.

Asimismo, puede ser concebido como el conjunto de tareas homogéneas que corresponde desempeñar a un trabajador en un tiempo y lugar específicos.

Actividades y Deberes del Puesto

Las actividades deben estar claras para el trabajador o empleado al ocupar cualquier puesto de trabajo:

  1. Deben ser unidades naturales del trabajo y estar relacionadas.
  2. Deben ser claras y distintas de las de otros puestos, para reducir al mínimo los malos entendidos.

Puestos con Múltiples Empleados

  1. Cada uno de los empleados ocupa una posición separada.
  2. Se deben respetar las posiciones de puesto para cumplir con lo que se requiere.

Posición del Puesto

Cada posición debe ser respetada y asignada con orden en cada puesto, ya que conlleva una obligación y responsabilidad diferente a cargo de un solo empleado.

Especificaciones del Puesto

Es un reporte escrito donde se establece lo necesario para realizar un trabajo, tales como:

  1. Conocimientos
  2. Habilidades
  3. Aptitudes

Es la base que se requiere para atraer solicitantes calificados y desalentar a los no calificados.

Análisis del Cargo

Es el proceso de estudio, investigación e identificación, realizado para satisfacer las tareas que comprende un cargo, evaluando las habilidades, conocimientos, capacidades y responsabilidades que requiere un trabajador para lograr los objetivos propuestos.

Finalidad del Análisis de Puesto:

Es adaptar las capacidades humanas y los requerimientos del puesto para que coincidan.

Métodos de Recopilación de Información para el Análisis de Cargo:

  1. Entrevista: Es un método flexible y productivo solo si está bien estructurado. Permite obtener información completa del cargo, fomenta la participación abierta del empleado y facilita la resolución de dudas e inquietudes.
  2. Cuestionario: Para realizar este análisis, se solicita al personal (solo a quienes ejercen el cargo analizado, sus jefes o supervisores) que completen un cuestionario de análisis de cargo y registren todas las indicaciones posibles acerca del mismo. Cada empleado debe responder una cantidad de ítems que describen los deberes y responsabilidades del cargo.
  3. Observación: Se aplica en cargos sencillos, rutinarios y repetitivos. Es uno de los métodos más utilizados por su eficiencia. Se efectúa observando al ocupante del cargo de manera directa, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de cargos anota los datos clave de su observación.

Diseño de Puesto

Se ocupa de estructurar los puestos para mejorar la eficiencia de la organización y aumentar la satisfacción en el trabajo de los empleados.

El diseño del puesto, que surge del análisis del puesto, se ocupa de estructurar los puestos para mejorar la eficiencia de la organización y aumentar la satisfacción en el trabajo de los empleados. El diseño de un puesto debe reflejar consideraciones tecnológicas y humanas. Debe facilitar el logro de los objetivos de la organización y el desempeño del trabajo para el que se estableció el puesto. Al mismo tiempo, el diseño debe reconocer las capacidades y necesidades de aquellos que lo llevarán a cabo.

El diseño del puesto es una combinación de 4 factores básicos, como se ilustra en la siguiente figura:

Un diseño adecuado del puesto de trabajo que tenga en cuenta los factores tecnológicos, económicos, de organización y humanos, es sin duda fundamental para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores, teniendo efectos positivos en el trabajo y el bienestar de las personas. Por el contrario, un diseño inadecuado puede conllevar la aparición de riesgos para la salud y la seguridad, y provocar efectos negativos combinados con otros riesgos ya existentes. Un diseño correcto de los puestos de trabajo supone un enfoque global en el que se han de tener en cuenta muchos y muy variados factores, entre los que cabría destacar los espacios, las condiciones ambientales, los distintos elementos o componentes requeridos para realizar la tarea (y sus relaciones), las propias características de la tarea a realizar, la organización del trabajo y, por supuesto, como factor fundamental, las personas involucradas. Para más información, se recomienda la lectura del “documento técnico específico”.

Reclutamiento

Los reclutadores, especialistas de personas en Recursos Humanos, tienen a su cargo la obtención de candidatos. Pueden considerar a los candidatos que ya trabajan para la compañía.

Se llama reclutamiento al proceso de identificar e interesar a los candidatos capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo. Se obtiene así un conjunto de solicitudes, del cual saldrán posteriormente los nuevos empleados.

Proceso de Reclutamiento:

El reclutador identifica las vacantes mediante la planeación de Recursos Humanos o a petición de la dirección, verifica los requerimientos del puesto y los conocimientos de los solicitantes. Finalmente, se da inicio al proceso de búsqueda de candidatos.

Entorno del Reclutamiento:

Los reclutadores deben considerar el entorno en que habrán de moverse. Los límites de ese entorno se originan en la organización, el reclutador y el medio externo. Aunque los factores clave pueden variar en diferentes circunstancias, la lista a continuación incluye los elementos más importantes:

  1. Disponibilidad interna y externa de recursos humanos
  2. Políticas de la compañía
  3. Planes de recursos humanos
  4. Prácticas de reclutamiento
  5. Requerimientos del puesto

Requerimientos del Puesto:

Para adquirir un grupo adecuado de candidatos a un puesto, el reclutador debe hacerse continuamente la pregunta: “¿Qué es lo que realmente requiere este puesto?”. A niveles intermedios, se ha determinado que con frecuencia las habilidades realmente esenciales son la capacidad de leer y escribir bien, una actitud de responsabilidad profesional y la capacidad de comunicarse con otras personas. La disposición de aprender es también una característica crucial.

Canales de Reclutamiento:

En ocasiones, los métodos para la identificación de candidatos pueden designarse como canales de reclutamiento. Los canales más usuales los constituyen la solicitud directa al empleador, el contacto con amistades y la respuesta a los avisos en la prensa. Asimismo, en el nivel ejecutivo se emplean los servicios de las agencias “cazadoras de talento”. De acuerdo con hallazgos recientes, la información proveniente de amigos y parientes es la más precisa y detallada. Le sigue en precisión la que obtiene el solicitante que se presenta personalmente para solicitar empleo. Por regla general, las personas que están en busca de un nuevo empleo utilizan más de un canal.

Recomendaciones de los Empleados de la Empresa:

Es probable que los empleados de la empresa refieran candidatos potenciales al departamento de personal. Esta práctica presenta varias ventajas:

En primer lugar, es probable que el personal especializado de la compañía conozca a otros técnicos y científicos difíciles de localizar. Por ejemplo, las compañías especializadas en la fabricación de aparatos electrónicos avanzados suelen indagar entre sus empleados para contratar cierto personal.

Selección de Personal

La selección de personal se define como un procedimiento para encontrar a la persona adecuada para el puesto adecuado. Es la elección de la persona idónea para un puesto específico y un costo adecuado, que permita la realización del trabajador en el desempeño de su puesto y el desarrollo de sus habilidades y potenciales, a fin de hacerlo más satisfactorio para sí mismo y para la comunidad en que se desenvuelve, contribuyendo así a los propósitos de la organización. Como paso previo a la selección, resulta obligatorio conocer la filosofía y propósitos de la organización, así como los objetivos generales, departamentales, seccionales, etc., de la misma.

Paso 1: Recepción Preliminar de Solicitudes

El proceso de selección se realiza en dos sentidos: la organización elige a sus empleados y los empleados potenciales eligen entre varias empresas. La selección se inicia con una cita entre el candidato y la oficina de personal o con la petición de una solicitud de empleo.

Paso 2: Pruebas de Idoneidad

Las pruebas de idoneidad son instrumentos para evaluar la compatibilidad entre los aspirantes y los requerimientos del puesto. Algunas de estas pruebas consisten en exámenes psicológicos; otras son ejercicios que simulan las condiciones de trabajo.

Paso 3: Entrevista Inicial o Preliminar

Esta entrevista pretende detectar de manera general y en el mínimo de tiempo posible los aspectos más notables del candidato y su relación con los requerimientos del puesto; por ejemplo: apariencia física, facilidad de expresión verbal, habilidad para relacionarse, etc., con el objetivo de descartar aquellos candidatos que manifiestamente no reúnen los requerimientos del puesto que se pretende cubrir. También debe informarse la naturaleza del trabajo y el horario.

Paso 4: Entrevista de Selección

Las entrevistas de selección constituyen la técnica más ampliamente utilizada; su uso es casi universal entre las compañías latinoamericanas. Una de las razones de su popularidad radica en su flexibilidad.

Paso 5: Verificación de Datos y Referencias

Las referencias laborales difieren de las personales en que describen la trayectoria del solicitante en el campo del trabajo.

Muchos especialistas ponen también en tela de juicio este recurso, ya que los antiguos superiores y profesores del candidato pueden no ser totalmente objetivos, en especial cuando describen aspectos negativos. Algunos empleadores pueden incurrir en prácticas tan condenables como la comunicación de rumores o hechos que pertenezcan por entero al ámbito de la vida privada del individuo. Por otra parte, permanece vigente el hecho de que las referencias laborales pueden proporcionar información importante sobre el individuo.

Paso 6: Examen Médico

Es conveniente que el proceso de selección incluya un examen médico del solicitante.

Existen poderosas razones para que la empresa verifique la salud de su futuro personal: desde el deseo natural de evitar el ingreso de un individuo que padece una enfermedad contagiosa y va a convivir con el resto de los empleados, hasta la prevención de accidentes, pasando por el caso de personas que se ausentarán con frecuencia debido a sus constantes quebrantos de salud.

Paso 7: Entrevista con el Superior

En la gran mayoría de empresas modernas, es el superior inmediato o el gerente del departamento interesado quien tiene en último término la responsabilidad de decidir respecto a la contratación de nuevos empleados. Siendo este el caso, es obvio que el futuro supervisor desea tener elementos para tomar su decisión.

Paso 8: Descripción Realista del Puesto

Para prevenir la reacción “ustedes nunca me lo advirtieron”, siempre es de gran utilidad llevar a cabo una sesión de familiarización con el equipo o los instrumentos que se van a utilizar, de ser posible, en el lugar de trabajo.

Paso 9: Decisión de Contratar

La decisión de contratar al solicitante señala el final del proceso de selección. Esta responsabilidad puede corresponder al futuro supervisor del candidato o al departamento de personal. Con el fin de mantener la buena imagen de la organización, es conveniente comunicarse con los solicitantes que no fueron seleccionados.

Paso 10: La Decisión Final

Con la información obtenida en cada una de las diversas fases del proceso de selección, se procede a evaluar comparativamente los requerimientos del puesto con las características de los candidatos. Hecho esto, se presenta al jefe inmediato para su consideración y decisión.

Entrenamiento del Personal

Todo empleado recién contratado necesita entrenamiento sobre las habilidades para su trabajo particular, así como también orientación en relación con las políticas y procedimientos de la compañía.

Programas de Orientación:

Para asegurarse de que todos los nuevos empleados tienen una idea clara de las metas y valores, políticas y procedimientos de la compañía, las firmas más grandes y muchas pequeñas tienen programas de orientación muy bien definidos.

Evaluación del Desempeño

Dichos sistemas son a menudo más justos debido a que sus estándares están relacionados normalmente con el trabajo.

Mejoramiento del Desempeño

Mejorar el desempeño de trabajo significa lograr que los empleados produzcan resultados más efectivos, con mayor eficiencia, con menos errores y menos frustración.