Las 5 Funciones Clave del Departamento de Recursos Humanos en la Empresa

Estructuración y Funciones Actuales del Departamento de RRHH

Las principales funciones que caracterizan la actividad del departamento de Recursos Humanos (RRHH) se agrupan en cinco bloques fundamentales:

1) Función del Empleo

El objetivo principal es proporcionar a la organización el personal adecuado. Para ello, se utiliza un proceso aditivo y sustractivo, que incluye la reducción de personal. Ambos procesos significan:

  • a) Planificación de plantillas: Prever las necesidades cualitativas y cuantitativas futuras de personal.
  • b) Descripción de los puestos de trabajo: Técnica para determinar políticas y precisar posiciones en la estructura organizativa, así como los perfiles más adecuados.
  • c) Búsqueda de fuentes de reclutamiento: Contacto con instituciones que proporcionen un flujo de candidatos potenciales para cuando se inicie un proceso de selección.
  • d) Proceso de selección: Tener conocimiento del coste, tiempo de ejecución, procedimiento y métodos de agencias de colocación, gabinetes de psicología, assessment centers, headhunters y oficinas de empleo para tomar decisiones certeras con relación a la calidad, rapidez y precio.
  • e) Acogida: Integrar a los nuevos empleados en el puesto de trabajo y la organización con éxito.
  • f) Estudios de reducción de plantilla: Determinar la opción más adecuada desde un punto de vista económico y estratégico para adaptar la plantilla a las necesidades de producción.

2) Función de Administración del Personal

Esta función abarca la actividad administrativa y de papeleo relacionada con el contrato de trabajo y la gestión de RRHH.

  • a) Gestión de los contratos de trabajo: Trámites de carácter administrativo y legal, dando cumplimiento a exigencias burocráticas que respalden una seguridad jurídica.
  • b) Elaboración de las nóminas: Relación laboral con los trabajadores, es decir, el control efectivo de las tareas relacionadas con el pago de los empleados (contrato fijo, horas extras, pago e intereses de préstamos sociales). Esto ayuda a cumplir las obligaciones en materia salarial.
  • c) Elaboración de documentación de la Seguridad Social: Actividad administrativa que comunica el ingreso y las bajas de empleados, jubilaciones, asistencia sanitaria y prestaciones diversas.
  • d) Liquidaciones de impuesto sobre el trabajo: La organización debe colaborar con la Hacienda Pública, actuando como recaudador o retenedor de impuestos.
  • e) Calendarios laborales: Establecer días laborales, vacaciones, horarios de trabajo y turnos de trabajo con difusión interna para que todos estén en conocimiento.
  • f) Control de presencia: Se establece para comprobar el cumplimiento laboral, ausencias, controlando para su respectiva retribución y control de permisos.
  • g) Bajas por enfermedad común, profesional y accidente laboral: Las ausencias y accidentes generan consecuencias económicas que llevan a modificar las retribuciones y costes de la empresa.

Otras funciones de cálculo y gestión:

  • h) Estudios salariales y costos: Aquí se determinan los márgenes y beneficios industriales, y se establecen criterios de costes en las negociaciones colectivas orientadas a una política salarial según la capacidad económica de la organización.
  • i) Sistemas de retribuciones: Principios que lleven a la organización a atraer y retener al personal.
  • j) Incentivos: Motivar y estimular a los trabajadores a producir más y mejor.
  • k) Tiempos y métodos: Mejorar los tiempos invertidos en las operaciones productivas y de servicio, ayudando a mejorar los procesos.

3) Función de Dirección y Desarrollo de los RRHH

Esta es una función compleja e importante, que responde a la necesidad de la empresa de que los sujetos crezcan, se estimulen a trabajar más y mejor, y desempeñen mayores responsabilidades.

  • a) Comunicación y participación: Elemento integrador y participativo de los trabajadores. La información clara, precisa y puntual emanada de la cúspide elimina elementos distorsionadores del clima laboral y estimula la colaboración.
  • b) Formación: Mostrar la empresa y su formación: dónde y cómo empezó, dónde está y a dónde quiere llegar.
  • c) Promoción y Desarrollo: Ascenso del personal, favoreciendo las políticas de adiestramiento y motivación.
  • d) Evaluación del desempeño: Valora la capacidad y mérito de los trabajadores con el objetivo de posibles promociones, premios y retribuciones.
  • e) Evaluación del potencial: Tiene que ver con las capacidades, experiencias, habilidades, aspiraciones profesionales e intereses personales de los trabajadores que permitan superarse en supuestos de mayor responsabilidad.
  • f) Establecimiento de planes de carreras: Cubrir puestos clave e importantes, colocando candidatos internos que conocen la organización.
  • g) Motivación laboral: Función básica de la organización. Les corresponde a los mandos de línea, siendo el responsable de los RRHH quien orienta, informa y aconseja.
  • h) Diagnóstico y tratamiento del clima laboral: El responsable de esta área debe investigar, analizar y proponer criterios para mejorar el clima.
  • i) Sistemas y Desarrollo del liderazgo: Los empleados con responsabilidad de mando necesitan ayuda para mejorar las relaciones interpersonales con sus colaboradores, mejorar la capacidad de organización, coordinación y control, estimulando el logro, la capacidad de equipo y de influir en los demás.
  • j) Calidad: Usar sistemas asegurando la calidad. Las responsabilidades deben ser asumidas por todos para lograr la calidad, usando la innovación y la flexibilidad.

4) Función de las Relaciones Laborales

Esta función se relaciona con el tratamiento del conflicto individual y colectivo en situaciones contradictorias, el asesoramiento a la organización, la representación ante los juzgados y la mediación entre la autoridad laboral y la inspección del trabajo.

  • a) Comité de Empresa y delegados de personal: Tiene que ver con el diálogo, información, peticiones y clarificar las políticas de la dirección y los compromisos establecidos por la normativa legal.
  • b) Delegados sindicales y secciones sindicales: Los representantes sindicales facilitarán la comunicación y actuarán conforme a la normativa legal.
  • c) Comisiones paritarias mixtas: Proponer acuerdos y soluciones en caso de discrepancia que surgen en los convenios colectivos.
  • d) Comité de Seguridad y Salud: Colaborar con el prevencionista, asistir a las reuniones para evaluar riesgos y determinar la manera de prevenirlos, proporcionando estudios y documentos.

Intervención en la negociación y resolución de:

  • e) Convenios colectivos: Asesoramiento y propuestas económicas y sociales para establecer pactos jurídicos que permitan la paz social duradera.
  • f) Conflictos colectivos e individuales: El volumen de personal genera conflictos que deben ser resueltos en la empresa y, si no es posible, debe intervenir la Inspección de Trabajo, el Juzgado de lo Social o la autoridad laboral.
  • g) Tratamiento de paros y huelgas: Respecto al derecho a huelga, el responsable debe tener conocimiento de estos temas para poder intervenir y encontrar una solución a esta situación que genera inquietud en la organización.

Representación y defensa ante organismos como:

  • Juzgado de lo Social, Inspección de Trabajo, Tribunales paritarios de conciliación, mediación y conciliación: Cuando las partes no han sido capaces de llegar a un consenso, se requiere la intervención de órganos establecidos, por lo cual hay que acudir a gente especializada en representaciones y defensa de los intereses de la organización.

5) Función de Servicios Sociales

Esta función viene establecida por la gestión voluntaria de la organización para mejorar el clima laboral.

  • a) Actividades sociales y recreativas: Creación de un buen clima laboral, que es responsabilidad de RRHH su control, mantenimiento y promoción (becas, fondo de pensiones, seguros voluntarios).
  • b) Servicios de comedores y cafetería: La creación de estos espacios es necesaria por la distancia del puesto de trabajo con el exterior, lo que evita ausencias prolongadas.
  • c) Asesoramiento jurídico familiar: No es un servicio obligatorio, pero contribuye al sentido de protección de una empresa y al clima laboral por parte del trabajador.
  • d) Servicios médicos de empresa: Este servicio se debe usar cuando son muchos trabajadores, para atender, en la medida de lo posible, primeros auxilios y accidentes laborales.
  • e) Ayuda económica y social: Los trabajadores se sienten amparados, tanto con ayuda económica para situaciones complejas de necesidad, como con atención social (asistencia social, enfermeras) en situaciones difíciles de la familia.