Optimización de Puestos y Competencias en Gestión de Talento

1. Concepto e Importancia de la Descripción de Puestos de Trabajo (APT)

El Análisis de Puestos de Trabajo (APT) es una técnica de Recursos Humanos que, de forma sintética, estructurada y clara, recoge la información básica de un puesto de trabajo (tareas a realizar, requisitos del puesto y contexto en el que las tareas son realizadas) en una organización determinada.

El APT da lugar a dos tareas principales:

  • La descripción del puesto: describe el trabajo desarrollado en sus diversos aspectos y no tiene en cuenta las exigencias (fines, cometidos y normas).
  • La especificación de los requisitos del puesto: desarrolla las exigencias que han de tener los titulares de los puestos para tener éxito en ellos (conocimientos, habilidades y actitudes).

El APT identifica qué se hace, por qué se hace, dónde se hace y cómo se hace, y en qué condiciones.

Beneficios de un Correcto APT

Los beneficios más importantes de un correcto APT son:

  • Posibilita comparar puestos y clasificarlos, lo que permite que las compensaciones sean más equitativas.
  • Es una herramienta muy valiosa para reclutar, seleccionar y contratar personal.
  • Capacitar, entrenar y desarrollar personal es mucho más sencillo con la ayuda de la descripción de puestos.
  • Define rendimientos estándar, lo que permite realizar evaluaciones correctas.
  • Es vital en los planes de sucesiones.

2. La Contribución del APT a los Procesos de la Gestión de Recursos Humanos (GRH)

Los fines del APT pueden dividirse en:

  • Fines inmediatos: descripción y especificación de los puestos.
  • Fines mediatos:
    • Completa los Procesos Básicos (Planificación de RR. HH.).
    • Facilita el Proceso de Afectación, sobre todo en su vertiente aditiva: a través de la especificación de los puestos sabremos las características que han de poseer los candidatos, con lo cual podremos identificar qué fuentes de reclutamiento utilizar, así como las técnicas de selección que deberíamos emplear.
    • Contribuye al Proceso de Formación y Desarrollo.
    • Para el Proceso de Recompensas y Sanciones, facilita la valoración de los puestos de trabajo al identificar aquellos factores clave en la realización de las tareas y la asunción de responsabilidades por parte de los empleados.
    • El Proceso de Seguridad y Salud también se beneficia del APT.

El APT es importante porque proporciona la base para el establecimiento de los siguientes temas que conciernen a la organización:

  • Estructura de la organización: ayuda a decidir de qué forma deberá dividirse el conjunto total de las tareas de la organización en unidades, divisiones, departamentos, equipos de trabajo, etc.
  • Estructura de los puestos de trabajo: ayuda a decidir de qué forma deberán agruparse los trabajos en puestos y familias de puestos.
  • Grado de autoridad: ayuda a comprender la forma en que se distribuye la autoridad para la toma de decisiones.
  • Alcance de control: ayuda a conocer las relaciones de dependencia jerárquica en una organización, así como la cantidad y tipo de puestos (personas) que están bajo las órdenes de un nivel superior (jefe).
  • Criterios de rendimiento: dado que los criterios de rendimiento se establecen en relación con el puesto de trabajo, puede evaluarse el rendimiento individual y de grupo.

3. Fases de la Descripción de Puestos de Trabajo

Un correcto APT incluye necesariamente 3 etapas:

  1. Identificación del puesto o puestos a describir.
  2. Recogida de información: conlleva la elección del método a emplear en la recogida de la información, de quién la recogerá y quién la aportará, así como del contenido de la misma.
  3. Descripción y especificación del puesto.

3.1. Identificación del Puesto

Consiste en definir el campo de aplicación e individualizar los puestos que lo constituyen. La identificación del puesto incluye la denominación y codificación del puesto, la identificación del área o departamento al cual está adscrito, centro de trabajo, dependencia jerárquica, relaciones con otros puestos, etc.

Esta primera fase del APT concluye con la elaboración del Inventario de Puestos, que consiste simplemente en una relación de todos los puestos con sus respectivas denominaciones, código, titular del puesto y cualificación del mismo.

3.2. Búsqueda y Obtención de la Información Necesaria

La información necesaria para realizar la descripción del puesto es básicamente la siguiente: las actividades del puesto y el comportamiento asociado, los estándares de rendimiento, las maquinarias y herramientas necesarias, las condiciones laborales, los requisitos exigidos a los titulares de los puestos, etc.

3.2.1. Observación Directa

Implica simplemente la observación de personas mientras ejecutan las tareas que componen su puesto o incluir una relación detallada de la frecuencia y del tiempo dedicado a cada una de estas tareas. Es aplicable a tareas repetitivas, rutinarias y con fuerte contenido manual.

  • VENTAJAS:
    • Elimina exageraciones.
    • El observador suele ser capaz de recordar y describir cualificada, ordenada y sistemáticamente sus observaciones.
  • INCONVENIENTES:
    • Inadecuada para tareas con fuerte contenido mental y que implican largo período de tiempo.
    • Coste relativamente elevado: tiempo.
    • Errores de juicio: de halo, tendencia central y de benevolencia.

3.2.2. Cuestionario

Los cuestionarios constituyen otro método para la recogida de información referente al puesto a través del cual los empleados (a veces también sus jefes) describen las tareas y obligaciones de su empleo. Se solicita al titular del puesto que cumplimente un cuestionario, exponiendo por escrito todas las indicaciones posibles sobre el puesto, su contenido y sus características. Suelen ser muy diferentes ya que deben adaptarse a las personas que tienen que cumplimentarlos y a su finalidad.

  • VENTAJAS:
    • Permite la colaboración del trabajador.
    • El titular del puesto es el que mejor conoce las características del puesto.
    • Fácil e inmediata disponibilidad.
    • No requiere inversión de tiempo ni esfuerzo en su cumplimentación.
  • INCONVENIENTES:
    • Es probable que el titular del puesto se sienta inclinado a distorsionar la descripción de su trabajo.
    • Quien ocupa el puesto puede no estar suficientemente preparado psicológica, educativa y emocionalmente para hacer una descripción exacta de sus deberes.
    • Escasez de contacto personal.
    • Elaboración del cuestionario.

3.2.3. Entrevista

Es el método de recogida de información más flexible y productivo. Supone una interacción, con intercambio de información, entre una o más personas, llamadas entrevistadores, y una o más, llamadas entrevistados.

  • VENTAJAS:
    • Se obtienen datos relativos al puesto a través de las personas que mejor lo conocen.
    • Existe la posibilidad de discutir y aclarar dudas.
    • Las informaciones, por lo general, son más amplias.
  • INCONVENIENTES:
    • Una entrevista mal dirigida puede conducir a reacciones negativas del personal.
    • Pérdida de tiempo cuando el analista no está suficientemente preparado.
    • Parece muy sencilla de realizar y el analista corre el riesgo de no prepararla convenientemente.
    • Resulta bastante costosa (tiempo).

3.3. Descripción y Especificación del Puesto

La Descripción del puesto describe de forma impersonal el contenido del puesto en sus diversos aspectos:

  • FINALIDAD: servicio esperado o contribución específica a los objetivos.
  • FUNCIÓN: combinación de actividades o tareas que conlleva el puesto.
  • ACTIVIDADES: lo que debe hacer la persona que ocupa el puesto.
  • TAREAS: operaciones elementales que hay que efectuar.

La Especificación desarrolla las exigencias que han de tener los titulares de los puestos para tener éxito en el mismo.

4. La Descripción de Puestos Basada en Competencias

El enfoque tradicional busca conocer qué tareas, obligaciones y responsabilidades se requieren para desempeñar bien el puesto.

El enfoque por competencias busca conocer cuáles son las competencias necesarias para ser exitoso en el puesto.

4.1. Identificación de las Competencias

Es necesario identificar las competencias haciendo referencia a los componentes que sirven de base a dicho concepto: conocimientos (lo que tiene que saber), habilidades (lo que tiene que saber hacer) y actitudes (cómo tiene que estar).

Sin embargo, la tarea no es fácil, y ello por los siguientes motivos:

  • Ningún puesto tiene un contenido fijo en el tiempo.
  • Un mismo puesto puede ser ocupado de manera diferente por distintos individuos.
  • Hay que desconfiar de las denominaciones.
  • Complejidad y diversidad de las misiones del puesto.

Métodos de Identificación de Competencias

  • La Entrevista centrada en Competencias o “focalizada” consiste en la búsqueda de evidencias situacionales del pasado vinculadas con las competencias descritas, preguntando sobre situaciones y dificultades con las que la persona ha tenido que enfrentarse. Es un método de recogida de información muy valioso, pero también muy cuestionable. Debe optimizarse dotándola de un formato adecuado y reduciendo los errores de percepción del entrevistador.
    • VENTAJAS: Proporciona una visión en profundidad de los retos que se plantean en el puesto y las competencias que se necesitan para superarlos. Alto grado de validez.
    • INCONVENIENTES:
      • Los datos recogidos son subjetivos, lo que hace que la información recogida pueda no ser fiable, pero una muestra amplia reduce el problema.
      • Consume grandes cantidades de tiempo y recursos humanos.
      • Requiere un alto grado de habilidad analítica y experiencia en la descripción de competencias para deducir las competencias necesarias.
      • Los datos pueden no tener una aceptación amplia debido al pequeño número de personas incluidas en la entrevista.
      • Se centra en los factores de éxito pasados y actuales, que pueden ser diferentes de los comportamientos necesarios para el futuro.
  • Los Paneles de Expertos: trabajadores experimentados, directivos conocedores de los puestos a describir, RR. HH. y personas con clara visión de futuro dentro de la organización.
    • VENTAJAS: Mayor aceptación al involucrar a diversos miembros de la organización. Puede centrarse en la identificación de competencias futuras. Bajo coste relativo.
    • INCONVENIENTES: Validez moderada.
  • La Evaluación en Centros o Assessment Center se basa en el resultado de diferentes pruebas (tests, pruebas, entrevistas, etc.) y distintos observadores (consultores externos y observadores internos). El procedimiento metodológico consiste en crear situaciones que simulen la realidad laboral en que se ha de desenvolver el individuo.

Características de las Competencias Identificadas

Las características que, con carácter general, deben poseer las competencias identificadas, son:

  • Adecuadas al negocio: es necesario seleccionar competencias que tengan una influencia directa en el éxito de la empresa, tanto positiva como negativamente.
  • Adecuadas a la realidad actual y futura: para considerar las adaptaciones y requerimientos que existirán en un futuro, deben considerarse la situación, las necesidades y las posibles deficiencias de la organización, así como el plan de desarrollo o evolución de la empresa.
  • Operativas, codificables y manejables: es necesario que cada competencia cuente con una escala de medición que se obtenga de manera clara.
  • Exhaustiva: debe tener en cuenta todos los aspectos que son importantes para la organización y para las personas.

Finalizada esta primera fase, tendríamos un primer Inventario Global o Mapa de las Competencias referidas al puesto descrito.

4.2. Selección y Definición de las Competencias

  • Las competencias umbral, esenciales o de punto inicial: se consideran las mínimas necesarias (conocimientos o habilidades básicas) que todos necesitan para una actuación media aceptable. Por ejemplo: conocimiento del producto.
  • Las competencias diferenciadoras o diferenciales: son aquellas que distinguen a las personas con desempeños superiores a la media. Por ejemplo: la orientación a establecer objetivos más altos que los que la organización requiere.
  • Competencias genéricas o “blandas”: entendidas como las competencias necesarias en la empresa para conseguir sus objetivos estratégicos, respetando los valores de la organización. Son aplicables al conjunto de la organización y suelen considerarse horizontales o transversales a todos los puestos de la empresa, aunque su importancia no será la misma para todos los puestos de trabajo.
  • Competencias de carácter técnico o “duras”: ligadas al desempeño de funciones más específicas de cada puesto y relacionadas con los aspectos técnicos del mismo.

Advertencias para la Definición de Competencias

  • Definiciones elaboradas de forma clara y uniforme para cada una de las competencias.
  • Definir de tal forma que cada conocimiento, habilidad y comportamiento se corresponda con un nivel de competencia concreto.
  • Especificar elementos objetivos en los que basar los juicios y las apreciaciones.

El proceso suele culminar con la elaboración de un Diccionario, Directorio, Catálogo o Perfil de Competencias del puesto que incluya la denominación, definición y gradación de las competencias exigidas para cada puesto de trabajo. Debe cumplir dos condiciones mínimas:

  1. El número de competencias debe ser lo suficientemente amplio para reflejar todas las tareas que componen el puesto, pero no tan elevado que dificulte su tratamiento y gestión. Un número próximo a las 15 competencias está bien visto.
  2. Las competencias definidas deben ser independientes, es decir, que sus contenidos no se solapen.

5. Utilidades de la Descripción de Puestos Basada en Competencias

  • VALORACIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO (PT): permite una comparación más adecuada con el resto de puestos.
  • SELECCIÓN DE PERSONAL: aumenta la probabilidad de éxito en la elección del candidato más adecuado.
  • FORMACIÓN: favorece la identificación de las carencias formativas.
  • DESARROLLO DE CARRERA: ayuda a establecer propuestas de adquisición y desarrollo de competencias.
  • EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: mide aspectos relevantes en la correcta ejecución del trabajo, no solo resultados.
  • RETRIBUCIÓN: resulta muy útil para poder ligar el salario al desempeño.
  • PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES: imprescindible para fomentar actitudes adecuadas.